Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Корпкарта: как использовать, чтобы бухгалтер и налоговая были довольны». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Не все расходы по корпкарте уменьшают сумму налога на стоимость покупки. Чтобы принять к учёту расходы по карте, они должны быть экономически обоснованы: покупка должна соответствовать вашему виду деятельности и в дальнейшем приносить прибыль для компании.
Кому нужно отчитываться и что будет, если этого не сделать?
Все компании с любой системой налогообложения должны отчитываться за деньги, потраченные с корпоративной карты. Неподтверждённые покупки будут облагаться страховыми взносами и налогами как с обычной зарплаты.
Если у вас ИП на УСН «Доходы» или патенте, можете совсем не отчитываться, так как налоговая не будет проверять расходную часть в целях налогового учёта, а обязанности ведения бухучёта у вас нет.
Индивидуальные предприниматели на УСН «Доходы минус расходы» и ОСНО могут учесть траты для бизнеса в расходах — для этого нужно сохранять документы о покупках для бизнеса.
Ещё ИП могут рассчитываться корпкартой за любые личные покупки, наказаний за это не предусмотрено, просто такие расходы не будут влиять на налог.
Какие документы нужно собирать?
Это может быть: товарная накладная, акт об оказании услуг, товарный и кассовый чеки, бланк строгой отчётности, приходный кассовый ордер и другие. Зависит от того, что вы получили — товар или услугу.
В документах должны быть реквизиты:
– наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;
– название организации или ФИО предпринимателя, ИНН;
– весь перечень и количество услуг или товаров;
– сумма оплаты;
– должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись и печать компании при наличии.
Если в кассовом чеке будет весь перечень покупок — дополнительно не нужно получать товарный чек. Пример таких чеков вы можете встретить в Ашане, Икее и других крупных магазинах. Попросите поставить печать на таком чеке — тогда он будет полноценным закрывающим документом.
После трат за границей расходы придётся подтвердить дополнительно инвойсами, слипами или квитанциями банкоматов. Бухгалтер попросит дополнительно документы с переводом на русский язык. Перевести нужно каждую строчку, но не обязательно обращаться к профессиональным лингвистическим услугам, достаточно перевести самостоятельно в гугл-переводчике.
Помимо подтверждающих документов о покупке, для бухгалтерии нужно оформлять авансовый отчёт. Это такой документ, который формируется после каждой покупки по корпкарте. Такой отчёт может быть стандартной формы или индивидуальной — можете разработать для компании.
По закону авансовый отчёт должен формировать тот сотрудник, который совершил покупку. Но на практике хороший бухгалтер сделает это самостоятельно — это будет быстрее и поможет избежать ошибок.
Как работает корпоративная карта
Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который вы переводите деньги с расчетного счета вашей компании. Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может Банк или владелец расчетного счета.
К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Корпоративные карты всегда именные, поэтому пользоваться ими может только держатель, давать карту другим людям нельзя.
Что можно оплачивать корпоративной картой
- Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
- — закупка товара, расчеты с поставщиками;
- — оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
- Командировочные и представительские расходы:
- — оплата счета в ресторане;
- — покупка билетов;
- — оплата проживания в гостинице;
- — аренда автомобиля;
- — суточные сотрудникам;
- — оплата услуг переводчика;
- Хозяйственные и накладные расходы:
- — покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
- — покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
- — оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
- — прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
- Транспортные расходы:
- — оплата бензина;
- — расходы на обслуживание служебного транспорта.
Обналичивание средств с расчетного счета
Есть два платежных инструмента, позволяющих легально обналичить деньги:
- денежные чеки;
- корпоративные пластиковые карты.
Юрлица имеют право расходовать средства только на определенные цели, которые распределены по кассовым символам. К расходным должны прилагаться документы, подтверждающие фактическое использование.
Таблица 1. Кассовые символы по статьям расхода
| Символ направления расходов | Наименование | Документы, подтверждающие фактическое использование |
| 40 | Выдачи на заработную плату и выплаты социального характера | Штатное расписание и платежные ведомости |
| 41 | Выдачи на стипендии | Платежные (расчетно-платежные) ведомости |
| 42 | Выдачи на расходы, не относящиеся к фонду заработной платы и выплатам социального характера | Платежные (расчетно-платежные) ведомости |
| 46 | Выдачи на закупку сельскохозяйственных продуктов | Закупочные акты |
| 47 | Выдачи на операции игорного бизнеса | Договоры с операторами лотерей, образцы лотерейных билетов, кассовые чеки, журналы учета выплат выигрышей и т. д. |
| 50 | Выдачи на выплату пенсий, пособий и страховых возмещений | Платежные (расчетно-платежные) ведомости |
| 53 | Прочие выдачи | Договоры, счета, чеки, квитанции |
Снятие наличных с расчетного счета ООО
Владельцы малого бизнеса часто не имеют в штате бухгалтеров и осуществляют финансовые операции фирмы самостоятельно. Они должны понимать, что расчеты между юридическими лицами должны осуществляться в безналичном порядке и снимать наличные денежные средства с расчетного счета ООО можно только в конкретно установленных случаях.
- Можно ли снять деньги с расчетного счета ООО
- Законные основания для снятия наличных с расчетного счета ООО
- Выдача зарплаты
- Выплата дивидендов
- Выдача под авансовый отчет
- Выплата расходов на командировки
- Выплата представительских расходов
- Выдача займа
- Чековая книжка
- Возврат денежных средств учредителю по договору займа
- Корпоративная карта
- ИП на аутсорсинге
- Управляющий ИП
- Как выдать займ учредителю, чтобы у налоговой не возникло вопросов?
- Что будет, если не вернуть деньги, выданные под отчет?
Оформить корпоративные карты несложно
Все корпоративные карты прикрепляются к одному специальному карточному счету с единым расходным лимитом для всех работников, которые впоследствии вправе пользоваться картами. Можно поступить и по-другому, разделив корпоративные карты на группы. Тогда у каждой из них будет свой расходный лимит. Какой вариант выбрать, решает руководитель организации или индивидуальный предприниматель.
Примечание. Большинство банков предоставляют возможность работодателям установить индивидуальные расходные лимиты для каждой карты.
Чтобы оформить корпоративные карты, необходимо открыть специальный банковский счет для совершения операций с картами. Для этого организация должна заполнить соответствующее заявление, а также заключить договор банковского счета и договор на обслуживание корпоративных пластиковых карт, где будут отражены сведения о работниках, на имена которых выпускаются карты. Перечень работников, которые вправе пользоваться корпоративными картами, утверждается приказом руководителя. Кроме того, необходимо составить порядок использования карт и обязательно указать в нем:
- срок, в течение которого работник должен представить отчет о целевом расходовании денежных средств по карте;
- обязанность работника прикладывать к отчету документы, подтверждающие расходование средств с карточного счета.
На заметку. Открыли корпоративный счет? Известите контролирующие органы!
Как уже указывалось, при оформлении корпоративных карт открывается специальный счет. По сути он является обычным банковским, поэтому организация должна уведомить налоговую инспекцию в течение семи дней со дня его открытия или закрытия (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). Кроме того, ту же информацию в течение семи дней необходимо предоставить органам контроля за уплатой страховых взносов, то есть ПФР и ФСС (пп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).
Вот два основных законных способа снятия денег с ООО наличными:
- Получение дивидендов, то есть дохода участников с полученной прибыли после уплаты налогов. Если нужно взять деньги из компании для личных нужд, этот способ – единственный легальный. Помните, что получить такой доход участники вправе не чаще чем один раз в квартал. Дивиденды выплачивается из чистой прибыли компании. Причем если в ООО есть наличная выручка, она не может служить дивидендами. Для этого нужно снять деньги с карты ООО, получив их в кассе кредитного учреждения. Если вы готовы получить дивиденды безналичными средствами, то это будет даже удобнее: сумма переводится на карту учредителя.
С полученных дивидендов взимается налог для физ. лиц как с заработной платы: 13%. И это при том, что до выплаты дивидендов доходы общества облагаются налогом в проценте, установленном конкретным налоговым режимом. Однако такая ситуация двойным налогообложением юридически не считается. - Выплата зарплаты. Этим путем учредитель может получить средства из ООО дополнительно к дивидендам, если сам является директором компании. Это очень распространено как в ООО с единственным участником, так и с несколькими. Причем в обществе может действовать не единоличный исполнительный орган, а коллегиальный. И если он состоит из директоров-участников, то все они получат зарплату. Налог аналогичный — 13% НДФЛ, а на сумму выплат также начисляются страховые взносы. Также, как и предыдущем способе, зарплата может выдаваться наличными, а может переводиться на счет директора.
Собственники компании нередко непосредственно управляют своим бизнесом. В данном случае обналичивание денег, на первый взгляд, не представляет проблемы. Достаточно назначить себе заработную плату, заплатить тот же 13% налог и не нужно дожидаться конца квартала и оформлять множество документов.
Но здесь не следует забывать о том, что заработная плата облагается не только НДФЛ, но и обязательными страховыми взносами. Поэтому итоговая фискальная нагрузка составит уже не 13%, а 43% от суммы выплаты. Правда, сумма зарплаты и начислений уменьшает базу по налогу на прибыль или по «упрощенному» налогу. В итоге, при работе на общей системе налогообложения из каждых 100 рублей заработной платы собственнику фактически «достается» 83 рубля. Если же использовать УСН «Доходы», то все страховые взносы вычитаются из «упрощенного» налога (в пределах 50% его суммы). Поэтому при соответствующих объемах выручки затраты на взносы полностью компенсируются и нагрузка составит только 13% НДФЛ.
Выдача наличных денег под отчет является распространенной практикой при ведении бизнеса. Чаще всего речь идет о командировках или о приобретении каких-то недорогих материалов, комплектующих, инвентаря в розничных магазинах.
С помощью «подотчета» можно также проводить и обналичивание денег для собственника. Особенно много возможностей дают для этого статьи «командировки» и «представительские расходы». Кроме стандартных расходов на проезд и проживание сюда можно списать и приобретение дорогой одежды или аксессуаров, организацию банкетов и т.п. Важно только помнить о том, что все затраты должны быть связаны с деловой целью и подтверждены документами. Например, факт переговоров для заключения контракта может подтверждаться маркетинговыми исследованиями, перепиской с потенциальными контрагентами, протоколами совещаний и т.п.
Кроме того, нужно иметь в виду, что банки часто устанавливают для расходов, не связанных с заработной платой, более высокий процент за обналичивание. Для крупных сумм такая комиссия может быть по сути «запретительной», достигая 10% и более.
Особенности снятия наличных с расчетного счета ООО
Важной особенностью функционирования ООО является то, что учредители обналичить средства на личные цели, в отличие от ИП, не имеют права. Тем не менее оформление владельцев компании в штат решает этот вопрос довольно быстро и законно.
При этом важно правильно указать в РКО по счёту цели снятия средств. Идеальным основанием для это служат «Траты на хозяйственные нужды ООО«. Также многие учредители часто указывают фразу «На заработную плату сотрудникам«. Банк в подобных операциях отказать не вправе, а потому безоговорочно выдаёт денежные средства по требованию законных заявителей.
После того, как средства были получены в банке, их нужно оприходовать в кассу ООО. Здесь не забывайте про лимиты на конец дня, которые устанавливаются внутренними документами ООО. Если в кассе имеется излишек, вы обязаны сдать его в банк.
Правильный учёт доходов и расходов в кассу — залог успешной деятельности ООО. Проводки на внесение средств будут выглядеть таким образом:
Д-т К-т Действие 50.01 51 Поступление наличных в кассу ООО с расчётного счёта Незаконные способы или обнал
Когда речь идёт о незаконном обналичивании денег с расчетного счета ООО, то, как правило, все такие операции на бумагах выглядят как легитимные, но на самом деле используются с другой целью — ухода от налогов.
То есть, например, руководитель выдаёт сотруднику или даже самому себе денежные средства на хозяйственные расходы, проводит выдачу по кассе, но по факту деньги оставляет у себя или тратит их на собственные нужды. Аналогичная ситуация с оплатой товаров или услуг по безналу (с корпоративной cash-карты), когда приобретаемые товары или услуги на самом деле не имеют ничего общего с интересами компании.
Точно также некоторые поступают с командировочными или представительскими расходами.
На выходе руководитель или учредитель (как самые заинтересованные лица, хотя на их месте могут быть любые другие сотрудники) получают средства без уплаты НДФЛ.
Проверяется законность операций достаточно просто — будут явные проблемы с отчётной документацией.
Есть и другие, не менее популярные способы ухода от налогов:
- Фиктивное или подставное юридическое лицо, а еще чаще — индивидуальный предприниматель, у которого по законодательству нет проблем с обналичиванием денег из бизнеса, ведь всё, что получает ИП — его. Поэтому:
- С ИП заключается договор на оказание фиктивных услуг, например, услуг аренды принадлежащего ему помещения или оказания управленческих услуг. Варианты могут быть самыми разнообразными. В итоге ООО может провести расходы на эти услуги по кассе и даже может уменьшить налогооблагаемую сумму, если это позволяет выбранный налоговый режим. А ИП платит только 6% от дохода по УСН и снимает наличку без каких-либо ограничений.
- Аналогично может происходить с другой компанией, на бумагах проводится бурная финансовая деятельность (производятся поставки товара, поступает оплата и т.п.), но фактически деньги идут на нужды заинтересованных лиц или ещё одному, а может даже нескольким ИП.
- Фиктивная потеря/порча товара. На самом деле товар реализуется за наличные средства без проведения полученных денег по кассе.
- Выдача крупных займов руководителю, учредителю или подставному лицу на большие сроки без процентов (например, свыше 10 лет с последующим «прощением»).
- Выплата больших премиальных нужному сотруднику по надуманному поводу.
- Продажа/покупка товаров или услуг по существенно завышенной стоимости (надбавка делится между участниками сговора).
Как проводится вывод средств для индивидуальных предпринимателей
Ограничений по выводу средств с расчетного счета для индивидуальных предпринимателей нет, поэтому они используют это преимущество и для сотрудничества с обществами с ограниченной ответственностью. Например, заключая договор с ООО, ИП имеет право по договору запросить большую сумму за оказанные услуги или проданный товар, а разницу выплатить ответственному ООО.
В Налоговом Кодексе Российской Федерации установлен размер налогообложения в шесть процентов со снятия денег.
Ограничений по сумме, как указывалось выше, нет, и могут быть сняты все доступные средства. Дополнительно уплачивается комиссия за оказанные услуги банком (они устанавливаются в индивидуальном порядке и описываются при открытии данного счета).
Между физическими лицами лимит проводимых средств не установлен, если проводимые операции не касаются юридическим лиц или предпринимательской деятельности одного из участников сделки.
Похожие записи: