Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Смена фамилии после расторжения брака в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Заявление о смене фамилии
В заявлении сотрудница должна привести старую и новую фамилии и изложить просьбу о замене. Также нужно указать, какие подтверждающие документы прилагаются. Обычно это копии свидетельства о заключении брака и паспорта.
Обратите внимание! Наличие подтверждающих документов обязательно! Без них принимать заявление не следует!
Вот примерный образец такого заявления:
Генеральному директору ООО «Ромашка»
Иванову И.И
от менеджера
Петровой (Сидоровой) М.И.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу изменить мои персональные данные в документах в связи с изменением фамилии по причине вступления в брак. Моя прежняя фамилия – Сидорова, новая фамилия – Петрова.
К заявлению прилагаю подтверждающие документы, а именно:
- копию свидетельства о заключении брака Х-ХХ № 123456 от 15.01.2018, выданного Тушинским отделом ЗАГС г. Москвы;
- копию паспорта РФ серии 1234 № 123456, выданного 01 февраля 2018 г. паспортно-визовым отделением ОВД района Митино УВД СЗАО г. Москвы, код подразделения ХХХ-ХХХ
Немного об ответственности
С одной стороны, страхователи обязаны представлять достоверные сведения о своих работниках. С другой стороны, самих работников закон прямо не обязывает сообщать работодателю об изменении персональных данных. Чтобы не попадать в неприятности, связанные с этим казусом, рекомендуется заранее предпринять определенные действия:
- Закрепить в должностных инструкциях, трудовом договоре или локальном акте обязанность работников сообщать о смене фамилии и других персональных данных. Например, можно издать Положение о работе с персональными данными.
- В документах из пункта 1 указать конкретный срок, в течение которого работник обязан уведомить работодателя об изменении персональных данных.
- Ознакомить работника с этими документами под подпись.
Как вносится запись о новой фамилии
Персональные данные сотрудника указаны на титульной странице трудовой книжки. Инструкция по ее заполнению содержит конкретные указания относительно того, как должна производиться запись о смене личных данных:
- вносятся все изменения на титульный лист – там, где обозначены прежние персональные сведения;
- фамилия, которая подлежит изменению, должна быть зачеркнута аккуратной ровной чертой. Рядом с ней нужно сделать запись в трудовую с новой актуальной информацией;
- на внутренней стороне обложки кадровик делает пометку о причинах произведенных изменений. В частности, речь идет о внесении данных о документе, который послужил основанием для этого. Например, свидетельство о браке или о разводе. Необходимо указать тип документа, его серию и номер, дату выдачи.
Фактически закон не прописывает, где именно на титульном листе должна стоять новая запись. На практике ее ставят там, где есть свободное место. Это может быть как над зачеркнутой фамилией, так и под ней или рядом. Любой из вариантов законом не отрицается.
Запись о смене фамилии обязательно заверяется подписью руководителя отдела кадров или ответственного лица, здесь же ставится печать предприятия.
Сведения об изменении фамилии для ПФ РФ
Подавать отдельную форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) в Пенсионный фонд в связи с изменением фамилии работника не нужно, это законодательно не предусмотрено.
Однако фамилия работника в форме СЗВ-ТД должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФ РФ (п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Информацию о смене фамилии работника передает в ПФ РФ работодатель (п. 1, пп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 3 ст. 9, п. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ)).
Как изменить фамилию в трудовой книжке?
После обращения в локальный ЗАГС с заявлением об изменении фамилии и завершении проведения данной процедуры, гражданин получает документ с откорректированными сведениями. На этом основании в трудовую книжку будут вноситься новые данные. Важно учитывать, что книжка относится к документам строгой отчетности, а значит – запись должна вноситься в соответствии с требованиями законодательства, по установленному алгоритму.
Правовые акты не фиксируют сроки, когда субъект, сменивший фамилию, должен оповестить нанимателя об указанном факте. Однако рекомендуется донести информацию до управленца максимально оперативно, так как неверные сведения в кадровом отделе могут спровоцировать ряд неблагоприятных последствий для лица в дальнейшем.
Внести корректирующую запись может как управленец компании, так и уполномоченное лицо, занимающееся учетом трудовых книжек. Зачастую им является кадровый инспектор или начальник кадрового подразделения. Для этого ответственный субъект должен получить документальное доказательство измененным персональным данным.
Ответственность за нарушение
Своевременно оформить замену фамилии в трудовой книжке – это в интересах сотрудника. Если этого не сделать, впоследствии могут возникнуть сложности с оформлением трудовых документов. Если сотрудник уволится, изменить данные все равно придется при поступлении на новое место работы. При этом потребуется обратиться к предыдущему работодателю.
Однако законодательство не предусматривает обязанности работника сообщить работодателю данные о новой фамилии в определенный срок. Ответственность за их непредоставление также отсутствует в законе. В то же время устаревшая информация может стать причиной неточности в налоговой и пенсионной отчетности. Расхождения фамилий в справках 2-НДФЛ, отчетности СЗВ-М и других документах приведут к тому, что работодателю придется потратить дополнительное время и усилия на их устранение. Не исключена и возможность штрафа за нарушение закона.
Как вносится запись о новой фамилии
Персональные данные сотрудника указаны на титульной странице трудовой книжки. Инструкция по ее заполнению содержит конкретные указания относительно того, как должна производиться запись о смене личных данных:
- вносятся все изменения на титульный лист – там, где обозначены прежние персональные сведения;
- фамилия, которая подлежит изменению, должна быть зачеркнута аккуратной ровной чертой. Рядом с ней нужно сделать запись в трудовую с новой актуальной информацией;
- на внутренней стороне обложки кадровик делает пометку о причинах произведенных изменений. В частности, речь идет о внесении данных о документе, который послужил основанием для этого. Например, свидетельство о браке или о разводе. Необходимо указать тип документа, его серию и номер, дату выдачи.
Фактически закон не прописывает, где именно на титульном листе должна стоять новая запись. На практике ее ставят там, где есть свободное место. Это может быть как над зачеркнутой фамилией, так и под ней или рядом. Любой из вариантов законом не отрицается.
Запись о смене фамилии обязательно заверяется подписью руководителя отдела кадров или ответственного лица, здесь же ставится печать предприятия.
Как вносить изменения в трудовой договор? На этот счет существует две точки зрения.
Одна из них предусматривает составление допсоглашения к договору, где кадровик отражает изменения. Обосновывается она на ТК РФ, ст. 57, в которой указывается, что в сам текст трудового договора следует вносить недостающие сведения, а смена фамилии – это сведения измененные. Следовательно, необходимо допсоглашение.
Нужно ли вносить изменения в трудовой договор при смене работницей фамилии?
Другая позиция состоит в том, что изменение ФИО есть изменение сведений о работнике, а не условий его работы. Недостающие сведения следует вносить в текст договора (п.3 той же статьи ТК РФ). Дополнительно сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, в которой говорится, что допсоглашение применяется лишь при изменении условий труда работника.
Предусмотрительные кадровики часто вносят изменения и в трудовой договор, и в составленное к нему допсоглашение, дабы гарантированно исключить претензии контролирующих органов. В практике проверок фирм Инспекцией по труду санкций за такое «двойное» отражение сведений пока не зафиксировано.
Если предстоит вернуться к предыдущей фамилии при разводе
Никаких особенных отличий в процессе внесения новой записи в трудовую книжку после замужества или после расторжения брака нет. Все, что необходимо сделать, это в пакет документов включить свидетельство, подтверждающее факт расторжения брачного союза.
Что касается порядка смены данных, он выглядит так:
- Сотрудник отдела кадров аккуратно зачеркивает прежнюю фамилию.
- Вписывает новую.
- На обратной стороне обложки ставит отметку, что фамилия была изменена на основании свидетельства о разводе. Далее указываются реквизиты и дата выдачи документа.
- Данная запись скрепляется подписью и печатью уполномоченного сотрудника.
Как исправить сделанную неправильно запись?
В инструкции о заполнении трудовых книжек содержится информация об исправлении ошибочных записей, но она не относится к титульному листу брошюры. Согласно 26 пункту инструкции фамилию работника можно изменить, основываясь на сведениях из полученных документов, имеющих юридическую силу, но вопрос ошибочных записей в данном документе не рассматривается.
При допущении ошибок в написании фамилии в трудовой книжке, которая выдается впервые, она уничтожается, а вместо нее заводится новая. При этом работодатель должен оплатить покупку нового экземпляра трудовой. Если книжка содержит неверные записи, оформленные на предыдущих местах профессиональной деятельности сотрудника, изменения вносятся с пометкой «исправленному верить». Правильность корректировки подтверждается подписью и печатью.
Как внести изменения в трудовую книжку о смене ФИО: образцы и примеры
В сфере трудовых взаимоотношений действует множество нормативно правовых актов, которые регулируют разные аспекты взаимодействия сторон. Вопрос смены фамилии, имени и отчества гражданина не исключение.
- Работодатель знакомится с предоставленными работником документами о факте смены фамилии ли имени.
- Работодатель поднимает личное дело работника и перезаключает с ним трудовой договор.
- Работодатель издает приказ по организации, касающийся факта смены фамилии или имени работника. Данный приказ должен быть предоставлен на ознакомление всем сотрудникам, работающим в организации, а также конкретно детально разъяснен работнику, изменяющему свои данные.
- Далее работодатель вносит изменения в трудовую книжку работника и знакомит его с результатами проделанной работы.
Оформляем кадровые документы при изменении личных данных работника
Начнем с самой, наверное, распространенной ситуации, которая, тем не менее, вызывает постоянные вопросы. Речь идет о смене сотрудником (чаще — сотрудницей) фамилии. Очевидно, что в таком случае потребуется внести изменения в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником. А вот о том, чтобы работник представил эти документы, стоит позаботиться заранее, и включить в трудовой договор стандартное условие о том, что работник обязан сообщать работодателю о смене ФИО, паспорта, места жительства и других личных данных, указанных в трудовом договоре.
В настоящей статье мы решили ограничиться лишь минимально необходимыми пояснениями к той или иной ситуации, которая может вызвать вопросы у бухгалтера, выполняющего функции кадровика. Основное же место в статье будет уделено конкретным инструментам решения проблемы. Ведь, согласитесь, найти объяснение того, как надо поступить в той или иной ситуации, обычно не составляет большого труда. Гораздо сложнее найти конкретику — что именно надо сделать, какие документы и как оформить и т п.
Как писать заявление о необходимости исправить Ф.И.О.
Работодатель вносит запись о смене фамилии в трудовую книжку (в случае ведения трудовой, ч. 2 ст. 2 ФЗ от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Для оформления организация запрашивает у работника заявление в письменной форме с просьбой об изменении записей. Утвержденный образец отсутствует. Формат обращения — произвольный.
Заявление включает такие сведения:
- Название учреждения-работодателя, должность и Ф.И.О. руководителя.
- Должность и Ф.И.О. обратившегося работника.
- Дата оформления обращения.
- В середине следующей строки — слово «заявление».
- Текст обращения с просьбой излагают ниже.
- После текста работник ставит подпись и расшифровывает ее.
К заявлению об изменении следует приложить документы-основания.
| Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Иванову И.И. от главного бухгалтера Викторовой В.В. Заявление В связи с вступлением в брак и сменой фамилии с Викторовой на Никанорову прошу внести изменения в трудовую книжку и другие кадровые документы. Приложение:
Никанорова 24.01.2020 |
Как вносить изменения в трудовой договор? На этот счет существует две точки зрения.
Одна из них предусматривает составление допсоглашения к договору, где кадровик отражает изменения. Обосновывается она на ТК РФ, ст. 57, в которой указывается, что в сам текст трудового договора следует вносить недостающие сведения, а смена фамилии – это сведения измененные. Следовательно, необходимо допсоглашение.
Другая позиция состоит в том, что изменение ФИО есть изменение сведений о работнике, а не условий его работы. Недостающие сведения следует вносить в текст договора (п.3 той же статьи ТК РФ). Дополнительно сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, в которой говорится, что допсоглашение применяется лишь при изменении условий труда работника.
Предусмотрительные кадровики часто вносят изменения и в трудовой договор, и в составленное к нему допсоглашение, дабы гарантированно исключить претензии контролирующих органов. В практике проверок фирм Инспекцией по труду санкций за такое «двойное» отражение сведений пока не зафиксировано.
Запись в трудовой о замене фамилии нужно писать и вкладыше
Довольно часты изменения работниками фамилии, причем делают это не только женщины, но и мужчины. Изменение фамилии во вкладыше трудовой книжки происходит по самым разным причинам. В основном это замужество у женщин либо неблагозвучность фамилии.
Вкладыш подшивают к трудовой книжке, если в ней заполнены все страницы. Оформляется он так же, как трудовая книжка, и без нее недействителен. Лучше всего вшивать вкладыш в конце трудовой после последней страницы.
Когда выдается вкладыш, в трудовой книжке должен быть поставлен штамп «Выдан вкладыш» с указанием серийного номера.
Когда производится изменение фамилии во вкладыше в трудовую книжку, она заносится одновременно и во вкладыш, и в трудовую.
Сотрудник, поменявший свои данные, может самостоятельно похлопотать про смену личных данных в документах, оформленных на прежнюю фамилию:
- паспорт Российской Федерации>
- загранпаспорт>
- удостоверение водителя>
- свидетельство ИНН (если оформлено).
Также о смене фамилии работник должен уведомить работодателя. Теперь начальство обязано позаботиться об изменениях в кадровых документах.
Как вносить изменения в трудовой договор? На этот счет существует две точки зрения.
Одна из них предусматривает составление допсоглашения к договору, где кадровик отражает изменения. Обосновывается она на ТК РФ, ст. 57, в которой указывается, что в сам текст трудового договора следует вносить недостающие сведения, а смена фамилии – это сведения измененные. Следовательно, необходимо допсоглашение.
Другая позиция состоит в том, что изменение ФИО есть изменение сведений о работнике, а не условий его работы. Недостающие сведения следует вносить в текст договора (п.3 той же статьи ТК РФ). Дополнительно сторонники этой позиции ссылаются на ст. 72 Кодекса, в которой говорится, что допсоглашение применяется лишь при изменении условий труда работника.
Предусмотрительные кадровики часто вносят изменения и в трудовой договор, и в составленное к нему допсоглашение, дабы гарантированно исключить претензии контролирующих органов. В практике проверок фирм Инспекцией по труду санкций за такое «двойное» отражение сведений пока не зафиксировано.