Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Среднесписочная численность работников и средняя численность в чем разница». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Списочная численность нужна для расчета среднесписочной численности сотрудников, которые заняты в течение месяца полный рабочий день. Для расчета этого показателя необходимо суммировать значения списочной численность по каждому дню календарного месяца, включая выходные и праздничные дни, и разделить полученное число на количество дней в месяце.
Применение средней численности
Для того, чтобы компания смогла подтвердить свое право на льготное налогообложение, необходимо рассчитывать среднюю численность работников. Потребуется расчет в следующих случаях:
- При переходе организации или ИП на такие режимы налогообложения, как УСН или ЕНВД. Для того, чтобы компания смогла это сделать, показатель средней численности за год не должен быть выше 100 человек. При превышении этого показателя применение спецрежимов невозможно;
- При переходе ИП на патентную систему налогообложения. Для того, чтобы предпринимателю воспользоваться своим правом по применению такого режима, средняя численность не должна превышать 15 человек;
- Для получения налоговых льгот.
Численность и среднесписочная численность: в чем разница между терминами?
Любое предприятие существует на пласте сотрудников, которые на нем и трудятся. И каждый из этих терминов – численность и среднесписочная численность — говорит о кадровых показателях на фирме. Это не единственные аспекты, но одни из наиболее весомых показателей. Ведь именно от них уже отталкивается масштабность производства – то есть, малая это или большая фирма.
Причем это в свою очередь влияет еще и на налоговое обложение. А большинство предпринимателей пытается сэкономить на посторонних вычетах, стараясь перейти на упрощенную форму. Да и вообще это влияет на ведение всего бюджета. Поэтому поговорим о наглядных вещах в нужной терминологии.
Важно: Ссылаемся по данному вопросу на Росстат от 20.11.2006 N 69. Среднее значение описано в пункте 88-89, среднесписочный коэффициент объясняется в пункте 90.
Численность и среднесписочная численность: в чем разница между терминами?
Любое предприятие существует на пласте сотрудников, которые на нем и трудятся. И каждый из этих терминов – численность и среднесписочная численность — говорит о кадровых показателях на фирме. Это не единственные аспекты, но одни из наиболее весомых показателей. Ведь именно от них уже отталкивается масштабность производства – то есть, малая это или большая фирма.
Причем это в свою очередь влияет еще и на налоговое обложение. А большинство предпринимателей пытается сэкономить на посторонних вычетах, стараясь перейти на упрощенную форму. Да и вообще это влияет на ведение всего бюджета. Поэтому поговорим о наглядных вещах в нужной терминологии.
Важно: Ссылаемся по данному вопросу на Росстат от 20.11.2006 N 69. Среднее значение описано в пункте 88-89, среднесписочный коэффициент объясняется в пункте 90.
Списочная численность
Списочная численность нужна для расчета среднесписочной численности сотрудников, которые заняты в течение месяца полный рабочий день. Для расчета этого показателя необходимо суммировать значения списочной численность по каждому дню календарного месяца, включая выходные и праздничные дни, и разделить полученное число на количество дней в месяце.
Так как при таком расчете включаются показатели численности сотрудников по выходным и праздничным дням, возникает вопрос какое количество сотрудников учесть за выходной день, если например, в предшествующий выходному рабочий день показатель один, а в первый рабочий день после выходных – другой.
При расчете значение сотрудников в выходной день равно значению списочной численности за предшествующий выходному рабочий день.
Те сотрудники, которые состоят в списочном составе компании, но заключены с ним только ГПД должен учитываться в только в списочной численности и только один раз. Принимается при этом один сотрудник за 1 единицу.
В состав средней численности не включаются ИП, даже в том случае если они заключили с организацией ГПД. Также в состав средней численности не включают тех лиц несписочного состава, которые не заключали с компанией ГПД.
Для расчета среднесписочной численности следует руководствоваться Указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», № П-2 «Сведения об инвестициях в нефинансовые активы», № П-3 «Сведения о финансовом состоянии организации», № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников», № П-5 (м) «Основные сведения о деятельности организации», утвержденными Приказом Росстата от 22.11.2017 №772.
В НК РФ понятие среднесписочной численности не определено.
В среднесписочную численность включаются только работники, для которых учреждение является основным местом работы.
Полный перечень лиц, которых включают в списочную численность, приведен в п. 77 Указаний, а перечень лиц, не включаемых в списочную численность, – в п. 78 Указаний.
Среднесписочная численность отличается от средней тем, что в нее не включают внешних совместителей и работников по гражданско-правовым договорам.
При расчете среднесписочной численности за месяц надо сложить среднесписочную численность полностью занятых работников и среднюю численность не полностью занятых работников. При этом необходимо учитывать следующие нюансы.
К не полностью занятым относятся работники, которые трудятся неполное время по соглашению с работодателем. Если неполное время полагается по закону, такие работники учитываются как полностью занятые (п. 79.3 Указаний).
Среднесписочная численность полностью занятых работников за месяц рассчитывают на основе их списочной численности за каждый календарный день месяца (п. 76 Указаний). Например, если списочная численность с 1 по 20 января – 89 человек, а с 21 по 31 января – 88, то среднесписочная численность за январь – 88,6 человека ((20 дн. х 89 чел. + 11 дн. х 88 чел.) / 31 дн.). Согласно п. 79.4 Указаний численность показывается в целых единицах, то есть в рассматриваемом примере она будет показана как 89 человек.
Представление сведений в органы статистики
В 2019 г. отчеты в Росстат представляются по формам, утвержденным Приказом Росстата от 06.08.2019 №485. В частности, этим приказом утверждены:
-
годовые формы (применяются с отчета за 2018 год) 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»1-Т(ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала»
-
месячная форма (применяется с отчета по состоянию на 01.02.2019) П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»
-
квартальная форма (применяется с отчета за 1 квартал 2019 года) П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников».
Как рассчитать среднюю численность
Для расчета средней численности за период, больший одного месяца берется сумма этого показателя по каждому месяцу взятого периода. Например, средний показатель, при средней численности с января по март – 45 человек, а с апреля по декабрь – 48, будет следующий:
(45 х 3 + 48 х 9) / 12 = 47 человек
Для расчета среднесписочной численности за 1 месяц нужно будет прибавить показатель по среднесписочной численности к средней численности внешних совместителей и работающих по ГПД.
Для расчета средней численности внешних совместителей нужно количество отработанных ими часов разделить на общее количество рабочих часов взятого месяца.
Например, в организации трудятся три внешних совместителя по 4 часа 5 дней в неделю с продолжительностью рабочего дня 8 часов. Двое из них в ноябре 2017 года отработали все положенное рабочее время, то есть 21 рабочий день а в один – только 10.
Произведем учет работников за отработанные дни:
4 чел.часа / 8 ч х 2 человека = 1 человек
4 чел.часа / 8 ч х 1 человека = 0,5 человек
Общее количество чел./дней:
1 х 21 день + 0,5 х 10 дней = 26 чел./дней
Средняя численность равна:
26 чел./дней / 21 день = 1,24 чел.
Средняя численность по НПД рассчитывается аналогично.
Кого не включают в списочный состав?
В подсчет не входят специалисты, поименованные в приказе Росстата №498. К их числу относятся:
- внешние совместители – их учет ведется отдельно;
- физические лица, выполнявшие разовые функции по гражданско-правовому договору (например, консультация врача, выступление артистов, ремонт оборудования, проведение экспертизы и т.д.);
- сотрудники, направленные на службу за рубеж;
- лица, нанятые по специальным договорам (военнослужащие, осужденные);
- адвокаты – никогда не увеличивают списочную численность рабочих;
- лица, направленные к другому нанимателю без сохранения оклада;
- сотрудники, направленные на обучение в образовательное учреждение и получающие стипендию;
- учредители компании, которым не выплачивается оклад;
- лица, самовольно прекратившие ходить на службу, с первого дня неявки.
Численность работников списочного состава – это количество специалистов, для которых данный работодатель является основным и которые получают от него заработную плату. Если выплата оклада приостановлена, человек не учитывается на конкретный период.
Представление сведений в органы статистики
В 2019 г. отчеты в Росстат представляются по формам, утвержденным Приказом Росстата от 06.08.2019 №485. В частности, этим приказом утверждены:
- годовые формы (применяются с отчета за 2018 год) 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников»1-Т(ГМС) «Сведения о численности и оплате труда работников государственных органов и органов местного самоуправления по категориям персонала»
- месячная форма (применяется с отчета по состоянию на 01.02.2019) П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»
- квартальная форма (применяется с отчета за 1 квартал 2019 года) П-4 (НЗ) «Сведения о неполной занятости и движении работников».
Отличия обновленных форм от прежних незначительны, в основном они носят технический характер. Например, в порядке заполнения формы П-4 слова «предыдущий год» заменены на «2017 год». Аналогичные правки предусмотрены для формы П-4 (НЗ). В кодовые части титульных листов обеих форм внесено уточнение, что обособленные подразделения и головное подразделение указывают идентификационный номер. Если обособленных подразделений нет, то, как и прежде, надо указывать ОКПО.
Как уже было отмечено выше, рекомендации по заполнению формы П-4 приведены в Указаниях. В данной форме сведения приводятся в целом по организации (строка 01) и по фактическим видам экономической деятельности (строки с 02 по 11).
Информация в форме П-4 распределяется по 11 графам, по которым отражаются сведения о численности, заработной плате и отработанном времени следующим образом:
- средняя численность работников за отчетный месяц (графы 1, 2, 3, 4);
- количество отработанных человеко-часов с начала года (графы 5, 6);
- фонд начисленной заработной платы за отчетный месяц (графы 7, 8, 9, 10);
- выплаты социального характера работников (графа 11).
Обратите внимание: данные в форме П-4 не могут иметь отрицательного значения (п. 74.6 Указаний).
Учреждения должны представлять сведения по форме П-4 в органы статистики не позднее 15-го числа после отчетного периода:
- при средней численности работников более 15 человек – ежемесячно;
- при средней численности работников менее 15 человек – ежеквартально.
Непредставление статистической отчетности является административным правонарушением, ответственность за совершение, которого установлена ст. 13.19 КоАП РФ. Так, за непредставление или несвоевременное представление этих сведений либо представление недостоверных первичных статистических данных предусмотрен штраф:
- для должностных лиц – в размере от 10 000 до 20 000 руб.;
- для юридических лиц – в размере от 20 000 до 70 000 руб.
Учреждения должны представлять сведения о среднесписочной численности как в налоговые органы, так и в органы статистики. Так как в НК РФ не определено понятие среднесписочной численности, руководствоваться следует статистическим инструментарием. За несвоевременное представление отчетов грозит ответственность в виде штрафов на учреждение и его должностных лиц.
Главная отличительная черта кроется в способе расчета показателей. Среднесписочная численность является основной долей средней численности. Можно сказать, что для предприятия второй показатель в обязательном порядке должен быть больше первого или, по крайней мере, равняться ему. Данная ситуация исключает меньшее значение.
Еще одним отличием являет и то, что среднесписочная численность состоит из специалистов, которых наняла компания и лиц, работающих на основе трудового контракта. Работодатель является единственным местом трудоустройства. Для бухгалтеров становиться неважно, где находиться сотрудник в конкретный момент.
Эти показатели отражают среднее количество специалистов, которые наняты на службу за определенный период. При их расчете главное понимать, что они взаимосвязаны. Поэтому, чтобы вычислить первый, следует проанализировать второй по конкретным правилам расчета.
Законодательно установленные даты отчётности
Все работодатели — организации и ИП, которые привлекали исполнителей не только по трудовым, но и по гражданско-правовым договорам, обязаны подавать сведения о среднесписочной численности (ССЧ) в инспекцию ФНС ежеквартально, в составе отчёта РСВ. Срок подачи — не позднее 30 числа месяца следующего за отчётным кварталом. Соответственно, окончательными датами будут:
- за 1 квартал — 30 апреля;
- за полугодие — 30 июля;
- за 9 месяцев — 30 октября;
- за год — 30 января следующего года.
Как посчитать среднесписочную численность работников для нового предприятия
Есть свои особенности расчёта численности для вновь созданных организаций и ИП. Разберём на примере.
ООО “Кристалл” начало свою деятельность 16 мая 2022 года. За май всех нужных сотрудников трудоустроили. В июне новых приёмов уже не было, и ССЧ за этот месяц была равной 40.
| День | ССЧ |
|---|---|
| 16.05.2022 | 2 |
| 17.05.2022 | 3 |
| 18.05.2022 | 8 |
| 19.05.2022 | 9 |
| 20.05.2022 | 12 |
| 21.05.2022 | 12 |
| 22.05.2022 | 12 |
| 23.05.2022 | 15 |
| 24.05.2022 | 18 |
| 25.05.2022 | 22 |
| 26.05.2022 | 26 |
| 27.05.2022 | 34 |
| 28.05.2022 | 34 |
| 29.05.2022 | 34 |
| 30.05.2022 | 38 |
| 31.05.2022 | 40 |
| ИТОГО | 319 |
Применение среднесписочной численности
Мы уже определились, что среднесписочной признают численность работников за конкретный период времени.
Рассчитывают ее при подготовке сведений в налоговые органы. По среднесписочной численности отчитываются ежегодно, за предыдущий год. Согласно НК РФ подать сведения нужно до 20 января того месяца, который непосредственно следует за расчетным. Если крайний день сдачи приходится на выходной, то крайний срок для предоставления сведений переносится на ближайший рабочий день.
Важно! Крайний срок для сдачи сведений за 2021 год – это 20 января 2021 года, но так как эта дата выпадает на субботний нерабочий день, то крайний срок переносится на 22 января 2021 года.
Если своевременно не предоставить сведения в налоговую, то организации и ее руководителю грозит начисление штрафов:
- 200 рублей – для организации;
- 300 – 500 рублей – для руководителя.
Этот несложный в расчете показатель является довольно важным для организации, так как на основании его определяется порядок представления отчетности. Например, при показателе среднесписочной численности свыше 100 человек, отчитываться организации придется только в электронном виде. За исключением декларации по НДС и отчетности в ПФР и ФСС. Декларацию по НДС в электронном виде обязаны представлять абсолютно все организации и предприниматели в не зависимости от того, какова численность сотрудников. Для представления отчетности в ПФР и ФСС в электронном виде лимит по количеству сотрудников другой – он равен 25 человекам. То есть если в организации среднесписочная численность сотрудников превышает 25 человек, то представлять отчеты в ФПР и ФСС можно только в электронном виде.
Четыре нюанса при расчете среднесписочной численности работников
Нюанс 1. Если организация неполный месяц осуществляла предпринимательскую деятельность, то рассчитывать среднесписочную численность работников за этот период она должна следующим образом. Сумму работников списочного состава за все дни работы нужно поделить (как ни странно) на общее количество календарных дней в месяце (п. 90.8 Постановления). Подобная ситуация может возникнуть у вновь образованной фирмы (не с начала месяца) или у организации с сезонным характером работы. Если такой организации требуется рассчитать показатель за квартал или за год, то независимо от продолжительности работы в периоде необходимо складывать среднесписочную численность за месяцы работы и делить на полное количество месяцев в периоде. Например, если фирма, образованная в ноябре 2007 г., хочет рассчитать показатель за весь 2007 г., то она должна сложить среднесписочную численность работников за ноябрь и декабрь и полученное значение разделить на 12.
Пример 2. Вновь образованное ООО «Любава» начало осуществлять деятельность с 25 октября 2007 г. На эту дату списочная численность работников составляла 4 человека. 30 октября еще с тремя людьми были заключены трудовые договора. До конца 2007 г. никакого движения кадров не происходило.
График работы — 40-часовая пятидневная рабочая неделя.
Рассчитаем среднесписочную численность работников компании за 2007 г.
1. Списочный состав работников за октябрь приведен в таблице 2:
Списочная численность работников ООО «Любава» в октябре 2007 года
| Число месяца | Списочная численность, чел. | В том числе включаются в среднесписочную численность, чел. |
| 25 октября | 4 | 4 |
| 26 октября | 4 | 4 |
| 27 октября (выходной день) | 4 | 4 |
| 28 октября (выходной день) | 4 | 4 |
| 29 октября | 4 | 4 |
| 30 октября | 7 | 7 |
| 31 октября | 7 | 7 |
| Итого | 34 | 34 |
2. Определим среднесписочную численность работников по месяцам.
За октябрь она равна 1,1 чел. (34 чел.-дн. : 31 дн.).
Поскольку в последующих месяцах списочный состав работников за каждый день не менялся, то среднесписочная численность за ноябрь составит 7 чел. (210 чел.-дн. : 30 дн.) и за декабрь также 7 чел. (217 чел.-дн. : 31 дн.).
Средняя численность работников
Как было сказано выше, средняя численность работников организации за какой-либо период (месяц, квартал, с начала года, год) включает:
— среднесписочную численность работников;
— среднюю численность внешних совместителей;
— среднюю численность лиц, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
НК РФ оперирует и этим понятием: со средней численностью работников сталкиваются «упрощенцы».
Пример 6. Организация в 2011 г. применяет упрощенную систему налогообложения. Среднесписочная численность работников по месяцам первого квартала составила 94, 95 и 98 чел. Средняя численность внешних совместителей за этот период — 3,3 и 2 чел. В течение квартала заключались договоры подряда и возмездного оказания услуг, и средняя численность договорников за январь составила 2 чел., февраль — 3 чел., март — 2 чел.
Значения трех составляющих средней численности работников за I квартал текущего года определяются из следующих соотношений:
— среднесписочная численность работников — 96 чел. (95,67 чел. ((94 + 95 + 98) x 1 мес. : 3 мес.));
— средняя численность внешних совместителей — 3 чел. (2,67 чел. ((3 + 3 + 2) x 1 мес. : 3 мес.));
— средняя численность лиц, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера, — 2 чел. (2,33 чел. ((2 + 3 + 2) x 1 мес. : 3 мес.)).
Средняя численность организации за I квартал составила 101 чел. (96 + 3 + 2). И она превышает установленную для «упрощенцев» предельную величину средней численности работников — 100 чел. Поэтому организация считается перешедшей на общий режим налогообложения с начала текущего года (п. 4 ст. 346.13 НК РФ).
Как было сказано выше, организации, которые были созданы либо реорганизованы в течение календарного года, численность работников которых превышает 100 человек, надлежит представлять налоговые декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронном виде (абз. 2 п. 3 ст. 80 НК РФ).
Ни в Указаниях N 1-Т, ни в Указаниях N 4-П расшифровки понятия «численность работников» нет. В обоих этих Указаниях говорится, что численность работников списочного состава за каждый день должна соответствовать данным табеля учета рабочего времени работников, на основании которого устанавливается численность работников, явившихся и не явившихся на работу (п. 8 Указаний N 1-Т, п. 81 Указаний N 4-П).
Если именно это взять за определение численности работников, то выходит, что в электронном виде налоговые декларации надлежит представлять вновь образованным организациям, у которых на последнее число первого месяца их деятельности численность работников списочного состава превышает 100 человек.
В то же время на указанные организации возложена обязанность по представлению сведений о среднесписочной численности работников не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована) (абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ). Об этом налоговики напомнили и в Письме ФНС России от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@. Данным Письмом доведены до нижестоящих налоговых органов Рекомендации по заполнению формы «Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год» (форма утв. Приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@). Им же, в свою очередь, было поручено довести Рекомендации до налогоплательщиков.
Примечание. За непредставление в налоговые органы информации о среднесписочной численности персонала за предшествующий год в срок не позднее:
— 20 января текущего года — для организаций и индивидуальных предпринимателей, функционирующих в прошлом году;
— 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором организация была создана (реорганизована), —
предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Примечание. Административная ответственность за непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, либо представление таких сведений в неполном объеме или искаженном виде предусматривает штраф (п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ):
— с граждан — в размере от 100 до 300 руб.;
— с должностных лиц — от 300 до 500 руб.
Расчет среднесписочной численности работников
ССЧ или среднесписочная численность сотрудников – это численность сотрудников предприятия в среднем за какой-либо определённый период. Определять эту величину требуется для статистического учёта и налогообложения. По закону (п.
7 ст. 5 закона от 30. 12. 2006 № 268-ФЗ) каждый ИП и руководитель организации должны подавать эти данные в налоговую службу ежегодно.
Также данные о среднесписочной численности сотрудников необходимы при подтверждении прав и льгот при исчислении налогов предприятиям, в которых используется труд инвалидов.
Что есть что: определения
Определим в терминах «явочная численность работников» и «среднесписочная численность» отличия.
Явочная численность работников — это количество сотрудников, фактически пришедших на рабочее место. В эту категорию не включаются лица, которые отсутствуют по причине отпуска, болезни, командировки и т. п.
Лица, с которыми у работодателя заключен трудовой договор, — это те категории служащих, кто входит в среднесписочную численность работников.
Средняя списочная численность работников — те, кто в течение одного дня и больше трудятся на временной, постоянной или сезонной работе. В эту группу подлежат включению как лица, отработавшие рабочий день по факту, так и те, кто по каким-то причинам отсутствовал:
- посетившие рабочее место по факту (включая не работавших из-за простоя);
- находившиеся в командировках;
- отсутствовавшие из-за болезни.
Сотрудник, работающий в учреждении больше чем на одну ставку (меньше чем на одну ставку) или относящийся к категории «внутренний совместитель», входит в подсчет как одна целая единица.
В данную категорию не включаются:
- лица, которые трудятся по договору ГПХ;
- внешние совместители;
- обучающиеся в учебных заведениях по направлениям предприятий.