Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расходный кассовый ордер на выдачу отпускных». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работодатель несет ответственность, если не выплачивает отпускные в срок. Так же, как и в случае с несвоевременной выплатой заработной платы, при задержке хотя бы на один день, сотрудник может потребовать компенсацию. Рассчитывается она исходя из 1/300 от 8,25% (ставка рефинансирования), умноженных на сумму начисленных отпускных. Это и будет компенсация за один день просрочки. Ее нужно будет умножить на количество дней, которые прошли с момента обязанности выплатить отпускные и до момента погашения обязательств перед работником.
На разовые выплаты безопаснее оформить расходный ордер и ведомость
«…У нас в штате почти все работники получают зарплату на карточку. Но новичкам выдаем деньги из кассы. В этом году оформлен только один новый работник. Вправе ли мы с этого года оформить выдачу денег только расходным ордером или надо составлять еще и платежную ведомость?..»
Расходный кассовый ордер — один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления каждой выдачи наличных денежных средств из кассы ИП или организации.
РКО формируется в одном экземпляре и подписывается:
Руководителем организации
Кассиром, главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — лицо, их заменяющее)
Получателем денежных средств
Оформленный расходный ордер остаётся в кассе. Но перед тем этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов ().
Исправления и помарки в РКО категорически не допускаются!
ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).
Как и любую выплату денежных средств, при выдаче отпускных делают запись по дебету счета и кредиту 50 (). Если работник сам в трехдневный срок не получит деньги (при выплате через кассу), отпускные будут депонированы. Получить их можно будет после письменного обращения в бухгалтерию.
Выплачивают отпускные только после того, как будет удержан подоходный налог:
- Дебет Кредит 68 НДФЛ.
Сотруднику были начислены отпускные в размере 37 421 руб. Выплата производилась через кассу организации за счет резерва по отпускам.
Проводки по примеру:
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| 96 | Начислены отпускные | 37 421 | Ведомость по начислению заработной платы | |
| 96 | 69 | Начислены страховые взносы на отпускные |
Ведение бухгалтерского учета на предприятии предусматривает оформление ряда первичных документов. Расходный кассовый ордер входит в список одного из таких документов. Основные правила заполнения и форма бланка ордера, утверждены и закреплены в законодательных актах. Изучение и знание правил позволит индивидуальному предпринимателю (ИП) не допустить ошибок в своей практической деятельности.
Основание в рко при выплате отпускных
Расходный кассовый ордер является денежным документом, фиксирующим выдачу денег из кассы компании, и служит связующим звеном для проводок (бухгалтерских).
Он никак не привязывается к ведению всего бухучета предприятия.
Расходный ордер оформляется на бумажном носителе из-за необходимости проставления личных автографов ответственных сотрудников (лиц).
Это необходимо знать. Также РКО подписывает субъект, получающий наличность. На сегодняшний момент заверять подобную документацию запрещено электронно-цифровой подписью.
Существующий порядок ведения кассовых операций определяет все нормы оформления бланка.
Заполнением граф документа вправе заниматься руководитель компании, старший бухгалтер или индивидуальный предприниматель.
Составлять кассовый ордер допускается машинописными текстом, но ограничения по поводу иного способа заполнения в законе не обозначены.
Таким образом, рукописный текст также будет являться правомерным, все буквы, при этом, должны легко читаться.
Очень внимательно следует отнестись к заполнению строки «основание».
Как показывает практика, зачастую ее попросту оставляют незаполненной.
Если по расходному ордеру выдается заработная плата, то необходимо учитывать и налоги, и все необходимые платежи.
Специальная форма для заполнения расходного ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата N 88 от 18.08.1998 г.
Документ составляется в одном экземпляре и должен содержать необходимую информацию в графах для правильного заполнения:
- организация — наименование хозяйствующего субъекта в соответствии с Уставом предприятия;
- структурное подразделение — отдел организации, оформившего бланк, при его отсутствии проставляется прочерк;
- номер ордера и дата — бланку присваивается порядковый номер по журналу регистрации (КО-3), при написании даты сначала пишется день, потом месяц и год, фиксируется день выдачи денежных средств;
- дебет — прописываются счета бухучета, на которых следует отразить операции по выдаче денежных средств и код структурного подразделения, где осуществляется их выдача;
- кредит — фиксируется номер бухгалтерского счета, по кредиту которого производится выдача наличности (50 — Касса);
- код целевого назначения в РКО заполняется при расходовании средств из кассы некоммерческого учреждения, в остальных случаях проставляется прочерк;
- сумма, руб.коп. — прописывается цифрами выдаваемая сумма;
- выдать — персональная информация (ФИО) лица, которому передаются денежные средства;
- основание — описание хозяйственной операции;
- сумма — выдаваемые денежные средства записываются прописью с начала строчки с большой буквы, обозначение валюты не сокращается (рублей, рубля), если место для написания суммы еще осталось, то на этом месте пишется прочерк;
- приложение — реквизиты первичной документации, послужившей основанием для оформления бланка.
Заполнив все необходимые сведения, свои подписи проставляют руководитель и главный бухгалтер компании.
Далее строки заполняет лицо, получившее денежные средства.
В графе «получил» фиксируется прописью сумма наличности, а также дата ее получения и личная подпись этого гражданина.
Выдавая денежные средства из кассы, ответственному сотруднику следует учесть следующие моменты:
- выдавать наличность без подписи главного бухгалтера и директора кассир не имеет права;
- денежные средства передаются при наличии документа, удостоверяющего личность, реквизиты которого прописываются в бланке;
- необходимо проверить комплект документов, указанных в приложении;
- следует убедиться, что получатель наличных пересчитал их в присутствии кассира.
Совершив все перечисленные действия, в следующей строке кассир записывает сведения из документа получателя. Затем расписывается и расшифровывает свою подпись.
При составлении расходных кассовых документов необходимо обеспечить беспрерывную нумерацию.
В настоящее момент позволяется заполнять строку «Получил» (прописью фиксируется сумма денежных средств) при помощи компьютера.
Также действующее законодательство не запрещает собственноручный метод написания данной графы.
Форму КО-2 оформляет:
- главный бухгалтер;
- бухгалтер или иной специалист предприятия (кассир), обозначенный главой компании распорядительным документом;
- глава организации, если бухгалтер в штатном расписании не предусмотрен.
В расходном документе должны быть подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера (бухгалтера) или директор и кассир.
Если в компании бухгалтер не значится, то все кассовые операции и оформление ордеров ложится на плечи руководителя компании.
Дата составления РКО должна соответствовать дню выдачи денежных средств.
Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?
При составлении расходных кассовых документов необходимо обеспечить беспрерывную нумерацию.
В настоящее момент позволяется заполнять строку «Получил» (прописью фиксируется сумма денежных средств) при помощи компьютера.
Также действующее законодательство не запрещает собственноручный метод написания данной графы.
Кассовую документацию, в том числе и расходный ордер, нельзя исправлять. Данное требование действует в соответствии с указаниями Банка России №3210-У п. 4.7.
Если все же обнаружена неточность в заполнении строк бланка, то единственным возможным вариантом исправления ошибки является оформление нового документа с измененными сведениями.
Если при проверке налоговые инспекторы обнаружат исправления в кассовом ордере, то его могут признать недействительным, отсутствующим. Данное обстоятельство может привести к обвинению организации в хранении неучтенных денежных средств.
К примеру, за превышение установленного лимита в кассе. За данное правонарушение предусматривается наказание в виде штрафа до 50 тыс. рублей (15.1 КоАП РФ). Методы расчета кассового лимита.
Составив новый РКО, вместо неправильного,предыдущий документ необходимо перечеркнуть и приложить к кассовой книге.
В журнале регистрации ордеров указывается информация об аннулировании неверных номеров бланков. Данная запись осуществляется в примечаниях.
» Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации. Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г.
N 88
«Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
.
Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях: когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»; при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях
На основании ордера оформляют проведение кассовых операций.
Непосредственно по этому документу из кассы должны выдаваться средства. Когда наличные деньги выдаются на выплату средств сотрудникам предприятия (зарплаты, отпускных, пособий, пенсий), следует это делать на основании ведомости, подписанной руководителем.
Возможны и другие случаи расходов – выплаты дивидендов, оплата поставщику, выдача ссуды работнику и прочее.
Расходный ордер относится к первичным документам. На основании ордера оформляют проведение кассовых операций. Непосредственно по этому документу из кассы должны выдаваться средства
.
Наличные средства выдаются из кассы на расходы, которые идут на осуществление видов деятельности, заявленных в Уставе предприятия, или являющихся основными для предпринимателя.
В дальнейшем сотрудник отчитывается за эти средства. В таком случае основанием для выдачи средств и оформления расходного ордера служит заявление сотрудника или приказ по предприятию
, подписанные руководителем.
Когда наличные деньги выдаются на выплату средств сотрудникам предприятия (зарплаты, отпускных, пособий, пенсий), следует это делать на основании ведомости
, подписанной руководителем.
Возможны и другие случаи расходов – выплаты дивидендов, оплата поставщику, выдача ссуды работнику и прочее. Во всех этих случаях оформляется расходный ордер, в котором указывается основание для расхода средств.
Выдача денег людям, не работающим на данном предприятии, происходит по расходным ордерам, которые выписываются на каждое отдельное лицо. Иногда средства могут выдаваться по ведомостям, которые составляются на основании заключённых договоров.
Необходимо распорядительным документом (Приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с Указанием Банка России.
Важно: Субъекты малого предпринимательства и ИП в соответствии с Письмом ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338
могут не устанавливать лимит остатка наличных денег.
Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Так, операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один ПКО и один РКО после закрытия смены).
Поступление и выдача наличных денежных средств отражается в кассовой книге (КК), записи в ней делаются по каждому ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по КК, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в КК не делается.
ПКО, РКО и КК могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания не допускается. Вносить исправления в бумажные документы можно, указав: дату исправления, подписи лиц, составивших исправляемый документ с фамилий и инициалов. Контроль за ведением КК осуществляет главбух.
Важно: ИП могут не оформлять кассовые документы и не вести КК (п.4.1 Указаний Банка России 3210-У
).
Ведение кассовых операций может осуществляться кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами осуществляется под роспись. У кассира должна быть печать с реквизитами для подтверждения проведения им операции и образцами подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы.
Эти правила довольно просты, но без них невозможно успешное ведение отчётности.
- Первая строка предназначена для того, чтобы в ней указывать как название организации, ведущей РКО, так и правовую форму её деятельности.
- Если компания имеет код ОКПО, то он вписывается в соответствующую графу. Он должен полностью совпадать с данными из Росстата. Если же он отсутствует, то можно ставить прочерк, как и в других случаях, когда строка не заполняется.
- При заполнении бумаг не материнской компанией, а её структурным подразделением, наименование последнего вписывается в предназначенную для этого графу.
- В поле, предназначено для номера документа, вписывается номер РКО исходя из сквозной нумерации с начала календарного года.
- Вписываемая в необходимую строку дата заполнения должна совпадать с днём, когда деньги были собственно выданы из кассы.
- В выделенной для этого строке, структурные подразделения вписывают свой код. В противном случае ставится прочерк, как было отмечено выше.
- Номер счёта, по дебету которого производится выдача денег, должен быть указан в графе «Корреспондирующий счёт, субсчёт». Для заполнения нужно сверяться с планом счетов бухучёта:
- В случае, если происходит зачисление на расчётный счёт в банке – 51;
- Если деньги нужны для расчётов с подрядчиками или поставщиками – 60;
- Если же они нужны для выплаты зарплаты – 70;
- Для расчётов с всевозможными подотчётными лицами – 71;
- С работниками, но не по зарплате – 73;
- Выплаты доходов учредителям – 75-2.
Для правильного заполнения расходного ордера, сокращённо РКО, требуется сосредоточенность и аккуратность. В первичных документах, посредством которых оформляются кассовые операции, не допускаются исправления и помарки
. Если же вы обнаружите ошибку в уже оформленном документе – выход только один, документ нужно переоформить на основании «Справки бухгалтера», в которой вы должны подробно и по существу изложить суть ошибки и необходимость её исправления.
Порядок заполнения документа следующий:
- Цифровой код бланка РКО 0310002 и название формы ордера № КО-2 занесены в таблицу под названием «Коды». Она находится в правом верхнем углу бланка. В этой же таблице необходимо указать код ОКПО предприятия.
- В верхней графе пишется полное название фирмы в соответствии с Уставом. Расходные ордера нумеруются по порядку, с первого номера с начала года. В соответствующей графе пишется дата оформления документа.
- В разделе «Корреспондирующий счёт, субсчёт» указывается дебетуемый в данной операции счёт, то есть фиксируется бухгалтерская проводка.
- В графе «Сумма» проставляется сумма цифрами в рублях и копейках. Потом пишется название предприятия с которым ведутся расчёты или ФИО физического лица, которому выдаются деньги.
- В графе «Основание» должны находиться данные о реквизитах документа, который является основанием для выдачи средств из кассы и описание операции.
- В разделе «Приложение» при необходимости перечисляются прилагаемые к ордеру документы.
- Затем идут подписи администрации — директора и главного бухгалтера.
- В графе «Получил» лицо, которому выданы средства должно написать сумму прописью, поставить дату получения и собственную подпись. Получатель должен собственноручно расписаться в РКО за те средства, которые он получил. При получении денег по платёжной или расчётно-платёжной ведомости сумма прописью может не указываться. На следующей строке нужно заполнить все реквизиты документа, который удостоверяет личность субъекта, получающего выплаты из кассы предприятия.
Деньги из кассы могут выдаваться по доверенности. Если такое происходит, то в бланке РКО после наименования непосредственного получателя вносятся данные человека, на которого была выписана доверенность. В разделе «Приложение» указывается номер и дата доверенности, по которой это лицо получило средства. Доверенность обязательно остаётся у кассира, как документ, являющийся приложением к расходному ордеру.
Когда доверенность выдана для получения нескольких выплат или на получение средств у разных фирм, то формируются копии этой доверенности в нужном количестве и заверяются так, как установлено руководителем предприятия. Заверенная копия должна подкалываться к расходным кассовым ордерам, а оригинал доверенности находится у кассира и при последней выплате прилагается к РКО. - В нижней графе расходного ордера обязательно должна быть подпись кассира с расшифровкой.
- Графа «Код структурного подразделения» требует заполнения, если на предприятии существует нескольких отделов или подразделений.
- Разделы «Код аналитического учёта» и «Код целевого назначения» предназначены для тех предприятий, которые осуществляют свою деятельность за счёт целевых средств.
Выдача расходных ордеров получателям средств запрещается. Выдача средств может производиться только в день оформления РКО. На приложенных к расходным ордерам документах ставится штамп «Оплачено», при этом должна быть указана дата оплаты. Сведения об РКО после составления и до передачи кассиру заносятся в «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов».
Несмотря на все большее распространение безналичных расчетов, в том числе по операциям с сотрудниками, в практике работы предприятия сохраняются ситуации, когда не обойтись без выдачи наличных денег из кассы. Такая важная операция подразумевает заполнение расходного кассового ордера (РКО). Кроме организаций, с РКО в последнее время столкнулись и многие индивидуальные предприниматели, особенно работающие с наличной выручкой.
— при выдаче наличных в подотчет работникам предприятия на хозяйственные нужды и командировочные расходы;
— при выдаче займа работнику наличными;
— выплата заработной платы;
Операции по приёму или выдаче из кассы наличных средств оформляются по кассовым ордерам. Они представляют собой первичные документы. Кассовые ордера подтверждают факт состоявшейся хозяйственной операции. Существует две разновидности: расходные и приходные. При выдаче наличных денег из кассы заполняется РКО (расходный кассовый ордер), при получении, соответственно, приходный.
Ведением кассовых операций занимается руководитель или уполномоченное лицо. Если у ИП числятся несколько кассиров, следует одного из них назначить старшим. Также для индивидуальных предпринимателей допустимо ведение кассовых операций с использованием ПТС (программно-технические средства). Они должны быть оснащены функцией, которая распознаёт машиночитаемые признаки защиты банкнот Банка России (список утверждён Указанием Банка России от 6.10.2008 № 2087-У).
Оформлением кассовых документов занимаются бухгалтером, кассиром или индивидуальным предпринимателем (при отсутствии первых двух). Подписываются руководителем и/или бухгалтером, кассиром. Учёт движения (принятия и выдачи) наличных средств ведётся в кассовой книге. Если ИП согласно законодательству РФ ведёт книгу учёта доходов и/или расходов (и/или иных объектов налогообложения или физических показателей определённого вида деятельности), то допускается не вести кассовую книгу и не заполнять ПКО и РКО.
Приходные и расходные кассовые ордера могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. Бумажный вариант предусматривает заполнение от руки или с использованием персонального компьютера. Рассмотрим особенности оформления РКО. На бланке расходного кассового ордера ставится подпись индивидуального предпринимателя и/или главного бухгалтера.
Но, в случае, когда на прилагаемых к ордеру документах есть подпись руководителя, подпись на РКО необязательна. Электронный вариант должен быть выполнен с использованием технических средств, которые обеспечат защиту от потери, искажения информации или несанкционированного доступа; удостоверяются электронными подписями. В документы, которые были созданы в электронном виде и подписаны, запрещено вносить исправления.
Выдача наличных средств производится только указанному в бланке расходного кассового ордера лицу, после предъявления удостоверяющего личность документа. Необходимо записать название документа номер (серию), когда и кем выдан, и оформить расписку от получателя (пишется собственноручно). При составлении указывать прописью сумму (за исключением копеек, их можно указать цифрами).
Строгое соблюдение кассовой дисциплины должно относиться к приоритетным обязанностям экономического сектора предприятия. В этой ситуации понадобится работать со специальными документами, подтверждающими движение финансов через кассу предприятия.
Одним из важных элементов первичной документации является расходный кассовый ордер, бланк которого представлен на нашем сайте. Правила, по которым он заполняется, и его форма регламентированы законодательством. Знание соответствующих нормативных актов исключит наличие ошибок во время заполнения выделенных полей и ведения учета в этом сегменте бухгалтерской деятельности.
Применение расходного кассового ордера регламентировано Положением БР 373-П. Законодательством также закреплено понятие этого документа.
Уполномоченные лица обязаны его оформлять под каждую расходную операцию, связанную с движением наличности из кассы организации. Для этого оформляется соответствующий бланк РКО. Все действия, которые могут проводиться в такой ситуации, например, индивидуальным предпринимателем регламентируются Указанием ЦБ от 11 марта 2014 г. «О порядке ведения кассовых операций ИП».
Для предприятий выписаны определенные правила оформления, согласно которым распределяются обязанности по заполнению соответствующего бланка. В разных ситуациях эту операцию имеют право заполнять следующие лица:
- главный бухгалтер (при наличии этой штатной единицы);
- кассир предприятия;
- первый руководитель либо индивидуальный предприниматель самостоятельно.
Срок действия ордера ограничен. На сегодняшний день он составляет 1 рабочий день.
Это значит, что выписанная по документу сумма должна быть получена в ту дату, которая в нем указана. Если такая возможность получения отсутствует, то необходимо оформить новый бланк.
Чтобы не ошибиться в оформлении, стоит внимательно изучить пример заполнения расходного кассового ордера. Никаких исправлений даты (зачеркивание, замазывание корректором, другие правки) или иной информации не допускается. Достаточно одного экземпляра.
Нижняя часть должна содержать подписи уполномоченных должностных лиц компании или организации. Количество этих людей ограничено. Карточки с их образцами подписей должны находиться у специалиста, выдающего средства по этому документу.
Подписантами РКО, как правило, являются:
- кассир и бухгалтер;
- руководитель, имеющий право первой подписи, и кассир (при отсутствии в штате должности бухгалтера);
- первый руководитель или индивидуальный предприниматель.
Подписи ставятся обязательно возле указанных фамилий и инициалов. Центробанк допускает оформление РКО только в бумажном виде. Заполнение может быть с использованием машинного ввода (компьютер/принтер) или шариковой ручкой (документы, оформленные гелевыми ручками, не принимаются из-за малого срока их хранения). Цвет чернил должен быть синим (фиолетовым) или черным. Другие цвета, например, красный или зеленый не принимаются.
→→→РКО Расходный кассовый ордер (РКО) – это один из документов , который оформляется при каждой выдаче наличных денег из кассы.
РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства.
Обратите внимание, начиная с 1 июня 2014 года действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (, РКО и ). Расходный кассовый ордер (форма КО-2), действующий в 2020 году:
- cкачать бланк в ;
- скачать бланк в .
В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»). В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным .
Если код не был присвоен, поставьте прочерк. Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново). В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2019).
РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.
Блок «Дебет»: В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк). В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:
- 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
- 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
- 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
- 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
- 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.
- 71 – расчеты с подотчётными лицами;
Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов. В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).
В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы. Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.
> > > 22 мая 2020 Расходный кассовый ордер — документ, относящийся к категории первичных. Поэтому при его заполнении нужно четко следовать установленным правилам, нарушение которых может даже привести к штрафу. По какой форме нужно составлять РКО, как правильно его заполнить и где найти образец, узнайте из нашей статьи.
Порядок применения расходного ордера
При выдаче денег из кассы составляется РКО. Для этого может применяться стандартизированная форма или же разработанный на ее основе с учетом существующей специфики деятельности предприятия бланк.
Выписку документа осуществляет специалист из бухгалтерии, кассир и другое должностное лицо, который в силу обязанностей должен заниматься оформлением данных документов.
Основанием для выплаты наличных денег является, в большинстве случаев, заявление сотрудников, являющихся материально ответственными лицами. В нем нужно обязательно отражать цель использования денежных средств, а также визу директора. Заявление не нужно составлять только в случае выплаты зарплаты сотрудникам.
Внимание! С 19 августа 2017 года по Указанию ЦБ РФ заявление на выдачу денег можно не оформлять, если существует приказ или иное распоряжение руководства фирмы о выплате наличных по определенным направлениям.
После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя.
Как производится выдача наличных средств?
Для получения наличных средств из кассы предприятия необходимо распоряжение руководителя. Оно может быть в форме приказа или заявления на аванс. В ордере эти документы должны быть указаны в графе «Основание» и приложены к расходнику (расходному ордеру) при подшивании кассовых документов.
Выдача непосредственно наличных денег возможна только при предъявлении получателем средств паспорта, данные которого записываются бухгалтером. Также допускается получение наличных и по доверенности, но тогда она должна быть составлена по всей форме, а в расходном ордере должны быть указаны данные и того, для кого получают средства, и фактического получателя денег. Кроме того, при получении денег без заявления на аванс, получатель должен оставить расписку с указанием своих паспортных данных и суммы, которая была получена, прописью. В обязанности кассира, выдающего наличные, входит проверка всех первичных документов, на основании которых выдаются деньги, личности получателя, соответствия расходного ордера требованиям ведения кассовой документации (проверить нужно наличие подписи руководителя, главного бухгалтера, печати, соответствия дат). В противном случае выданная сумма может быть признана недостачей и взыскана с ответственного лица – кассира или бухгалтера, ведущего кассу предприятия.
Порядок заполнения и требования
Порядок заполнения РКО включает в себя отражение необходимых данных в каждой отдельной строке документа. Соблюдение правил оформления бухгалтерской документации позволит прозрачно вести отчетность и не допускать ошибок в ведении документации, которые впоследствии могут спровоцировать наложение штрафных санкций на ООО или ЧП.
Алгоритм заполнения:
| Поле | Информация |
|---|---|
| Организация | Отображается наименование ИП, ООО, ОАО, которое оформляет выдачу денег |
| Номер документа | Отражается порядковый номер РКО в соответствии со сквозной нумерацией. Не допускается пропуск номеров или их дублирование – в таком случае подобное действие может быть признано незаконным. В начале календарного года нумерация начинается с первого номера. |
| Дата составления | Дата, в которую происходит оформление ордера. Непосредственно выдача денег и проведение РКО должны совпадать по датам. |
| Код структурного подразделения | Такое поле заполняется, если предприятие или организация включают в себя несколько подразделений и РКО оформляется в одном из них |
| Корреспондирующий счет, субсчет | Отражается счет (дебетовый) производимой операции, который указывается исходя из основания выдачи наличных |
| Код аналитического учета | Указывают специализированный код учета |
| Кредит | Указывается счет по бух. операции, который выбирается на основании ордера, оформляемого при движении денежных средств |
| Сумма | Указывают величину денежных средств (в рублях и копейках), которая выдается из кассы организации |
| Выдать | Отражают данные лица (сотрудника, представителя другой фирмы и т.д.), которому передаются денежные средства |
| Основание | Указывают основание, по которому происходит передача наличности. Это может быть выдача заработной платы, оплата поставщику (тогда основанием будет являться товарная накладная), оплата за оказание услуг, выдача средств подотчет и т.д. |
| Сумма | Отражается прописью сумма средств, выдаваемая по РКО. При этом слова пишутся полностью – даже «рубль, копейка» в таком случае не подлежат сокращению. В том случае, если средства выдаются в иной валюте, то слово «рубль» обязательно изменяют на наименование той валюты |
| Приложение | В этом поле указывается список документов, которые прилагаются к ордеру в качестве оснований для выдачи или подтверждения расходов |
| Получил | Отражается величина средств прописью. Такое поле в большинстве случаев заполняет лицо, которое получает наличность на основании выписанного РКО. Величина средств отображается полностью – в рублях и копейках |
| По… | Отражается документ, который предоставляется лицом, получающим средства, в качестве удостоверения личности |
Основные правила заполнения расходного кассового ордера, примеры
Образец заполнения РКО должен соответствовать следующим ключевым критериям:
- если предприятие не имеет структурных подразделений, в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк;
- нумерация РКО должна соответствовать очередности, установленной в журнале регистрации учетных документов (форме КО-3, введенной постановлением № 88);
- в графе «Код ОКПО» фиксируются сведения из государственной статистики;
- дата составления ордера должна соответствовать дате, когда наличные средства были выданы из кассы;
- сумма прописывается в рублях с использованием запятых, например 100,45 руб.;
- в графе «Сумма» фиксируется сумма денежных средств, выдаваемых из кассы, прописью, причем количество рублей следует обозначать фразой, начинающейся с заглавной буквы, копейки — цифрами;
- аналогично правилам, сформировавшимся для графы «Сумма», заполняется графа «Получил».
Перечисленные пункты отражают проблемные, дискуссионные моменты, распространенные среди российских бухгалтеров, которые обсуждают те или иные примеры заполнения расходных кассовых ордеров.
Заполненный образец РКО-2 вы можете скачать на нашем сайте.
Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера
Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.
При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.
Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.
Стоит отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.
Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.
Каждый сотрудник может рассчитывать на возможность ухода в ежегодный и при этом оплачиваемый отпуск. Для подтверждения данного факта оформляется документ, который называется запиской-расчетом о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60). Он также служит для расчета размера начисляемых сотруднику отпускных.
Данная форма должна быть заполнена на обеих сторонах.
На лицевой стороне данные вносит кадровик (основанием для заполнения формы является приказ на отпуск).
Оформление кассовых операций производится в момент проведения действий по приему или выдаче наличности.
Предприятие может иметь несколько операционных касс, но ведение кассовой книги, выписка ордеров, учет операций ведется в основной кассе компании.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.
Платежная ведомость: бланк и порядок его заполнения
Законодательством предусмотрено несколько документов, которые предприниматель или организация могут применять при оплате труда работников.
В зависимости от специфики работы предприятия или особенностей выплаты заработной платы можно выбрать один из установленных бланков.
Конечно, можно выбрать расходный кассовый ордер и ограничиться только им.
Но выплачивать зарплату по ордерам, если у вас несколько сотрудников, неудобно. Для таких целей предусмотрены ведомости.
Каждое юридическое лицо, которое ведёт бухгалтерский учёт сообразно всем требованиям законодательства, и каждое физическое лицо, занимающееся коммерческой деятельностью и являющееся индивидуальным предпринимателем, имеют на предприятии наличные деньги, получаемые из банка или от клиентов на определённые цели. Наличные деньги хранятся в кассе предприятия.
Документальное оформление кассовых операций
При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.
Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).
Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.
Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.
Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.
В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.
Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.
В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.
Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.
В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.
Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.
Правильное оформление
Для заполнения следует применять унифицированный бланк КО-2 – это форма РКО действует давно, несмотря на отмену обязательности применения унифицированных документов. ОКУД данного бланка 0310002.
При выдаче в подотчет денежной суммы необходимо заполнить следующие поля РКО:
- ОКПО – код предприятия по территориальному справочнику.
- Название компании в полном или сокращенном виде.
- Подразделение при необходимости, из которого происходит расходование наличных денег на подотчет.
- Номер – проставляется в хронологическом порядке в соответствии с действующей нумерации в организации, отраженной в кассовой книге.
- Дата – день заполнение ордера соответствует моменту выдачи в подотчет денег подотчетному лицу.
- Код подразделения нужно заполнять, если таковые введены в организации.
- Счет бухгалтерского учета, в дебет которого поступает подотчетная сумма (счет 71).
- Код аналитического учета заполняется при ведении аналитики по данном счету.
- Кредит – счет 50, предназначенный для учета операций по кассе.
- Сумма – цифрами заполняется выдаваемая под отчет денежная сумма.
- Выдать – ФИО работника подотчетного лица, которому выдаются деньги в подотчет, заполняется в дательном падеже.
- Основание – основание и цель выдачи наличных денег (например, выдача в подотчет на оплату канцтоваров по накладной №11 от 14.11.2018).
- Сумма – прописью в именительном падеже с большой буквы, копейки цифрами, ниже повторяется та же величина цифрами.
- Приложение – документальное основание для выплаты денежных средств под отчет работнику, это может быть заявление подотчетного лица или приказ.
- Подписи ответственных лиц – руководитель и главный бухгалтер.
- Получил – полученная подотчетным лицом денежная сумма из кассы, дата получения и подпись.
- По – реквизиты паспорта подотчетного лица.
- Выдал – подпись и ФИО кассира, выдавшего деньги под отчет из кассы.
Оформление расходного кассового ордера
РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. Помарки и любые исправления не допускаются. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером либо уполномоченным лицом, а также руководителем организации (подпись руководителя не является обязательной в случае, если его резолюция, разрешающая выдачу денег из кассы, есть на приложениях к РКО). Заполненный бланк расходного кассового ордера проверяется кассиром на правильность составления. Приложения к РКО погашаются кассиром надписью «Оплачено» либо штампом с проставлением даты на них. Расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.