Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо к протоколу разногласий». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.
Образец протокола урегулирования разногласий к протоколу разногласий
На сегодня единого унифицированного образца протокола урегулирования разногласий нет, так что компании могут писать его в произвольном виде или использовать шаблон, утвержденный в учетной политике фирмы. Правда, есть ряд значений, которые все же необходимо указывать в документе для того, чтобы он был признан законным:
- его наименование,
- время,
- дата и место составления,
- названия компаний, между которыми составляется протокол,
- дать ссылку на основной договор (указать его номер и дату),
- подробнейшим образом прописать пункты, которые подверглись редактированию (их начальный вариант, вариант предложенный второй стороной и тот, который согласован и является действительным).
Когда и зачем составляется сопровождение
Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):
- опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
- указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).
Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.
Нужен ли документ для физических лиц
Сопроводительные письма оформляются не только субъектами предпринимательства, но и физическими лицами при их обращении в организацию с подачей документации.
На практике обычные граждане не составляют таких бумаг, в результате они часто не могут доказать факт передачи документов и их перечень, а уполномоченные лица не выполняют требование или просьбу отправителей в желаемые или регламентируемые сроки. Компаниям, которые по роду деятельности постоянно взаимодействуют с гражданами и получают от них письменные уведомления, рекомендуется разработать форму документа сопровождения и требовать его заполнения к каждой поданной бумаге. Такое решение позволит представителям учреждения оперативно предоставлять информацию по устному запросу с указанием присвоенного индекса по ходу решения вопроса, отображенного в письме.
ОФОРМЛЯЕМ РЕКВИЗИТЫ СОПРОВОДИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА
Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:
• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива);
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).
■ Бланк письма. Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.
К обязательным реквизитам бланка относятся:
• ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;
• наименование организации;
• справочные данные об организации.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.
Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).
Сопроводительное письмо к документам
Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:
- должность получателя и его ФИО;
- наименование компании или ведомства;
- адрес компании или ведомства.
Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».
После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.
Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
- «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
- «Просим информировать установленным порядком»;
- «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
- название документа нужно писать полное;
- отмечают количество экземпляров документа;
- отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
На самом деле существует два основных способа для того, чтобы утрясти спор или разногласие по поводу того или иного договора:
- полностью переписать документ,
- оформить между компаниями протокол разногласий.
Первый путь не всегда возможен. Например, если в учетной политике фирмы зафиксировано требование по поводу применения в деятельности только рамочных договоров, составлять индивидуальные документы по каждому конкретному случаю попросту нельзя. Как раз в таких ситуациях на помощь и приходит прокол разногласий: в документе указываются те пункты, с которыми контрагент не согласен и пишутся их отредактированные версии. Вместе с этим документом составляется и протокол урегулирования разногласий, который подтверждает тот факт, что спорные моменты в договоре между сторонами благополучно устранены.
Как правило, протокол урегулирования разногласий регистрирует следующие основные моменты: изменение некоторых разделов основного договора, отмену части пунктов или же напротив включение дополнительных условий.
Представители некоторых компании полагают, что протокол урегулирования разногласий может вполне заменить дополнительное соглашение к договору. Это не совсем так.
Дело в том, что существует принципиальная разница между этими двумя документами: протокол подписывается вместе с договором на этапе его заключения, допсоглашение же можно заключить в любой момент действия договора.
Процедура подписания типовых рамочных договоров с применением протокола разногласий довольно проста.
- Сначала специалисты компании анализируют основной документ.
- После того, как пункты, нуждающиеся в редактировании, будут выявлены, они включаются в протокол разногласий, который направляется партнерской организации.
- Если у контрагентов вопросов нет, протокол разногласий подписывается и тут же составляется протокол урегулирования разногласий.
После чего оба эти документа считаются неотъемлемым приложением к основному договору и вступают в законную силу одновременно с ним.
По закону, договор является делом сугубо добровольным, то есть заставить кого-либо подписать его невозможно. Как правило, при наличии разногласий стороны договора стараются решить их до тех пор, пока не придут к условиям, устраивающим обе организации.
Однако, встречаются прецеденты, когда одна из сторон фактически саботирует процесс заключения договора, цепляясь то к одному, то к другому, то к третьему его пункту. В таких случаях вторая сторона может обратиться в суд с иском к понуждению к заключению договора.
Как оформить протокол разногласий к договору
Единого образца такого согласования нет, он составляется в произвольной форме. Однако некоторую информацию следует указать:
- полное наименование документа;
- время, дата и место его составления;
- полные сведения о сторонах (наименование, ИНН, ОГРН, КПП, юридический адрес и адрес местонахождения, банковские реквизиты);
- указание на основной договор (следует указать дату и номер).
Также нужно подробно прописать все пункты, которые требуют корректировки. При этом требуется указать и первоначальную редакцию, и вариант, который предложен в качестве альтернативы, и тот вариант, по которому получено согласование обеих сторон.
Составляется либо на бланке организации, либо на листе формата А4. Обязательны подписи уполномоченных представителей обеих сторон с их расшифровкой. Возможны варианты составления таких документов, как протокол разногласий на протокол согласования разногласий, а также протокол согласования к нему. Подобного рода документы оформляются аналогично, можно использовать один и тот же образец.
Цель составления довольно банальная – урегулировать спорные вопросы, прийти к общему знаменателю. Достигается это путем внесения правок, ремарок или дополнений к уже готовому документу. Фактически это промежуточный этап переговоров, прежде чем стороны подпишут окончательный вариант соглашения. А случиться это только тогда, если обе стороны – и поставщик, и потребитель – больше не будут иметь взаимных претензий.
Подобные ситуации часто возникают, если один из контрагентов преимущественно использует в своей практике типовые договоры, которые, в свою очередь, не могут подходить под все типы сделок, ведь часто специфика фирм-партнеров кардинально различается. Хотя справедливости ради стоит отметить, что большинство компаний стараются уладить мелкие нестыковки, и поэтому нет необходимости составлять образец протокола разногласий к договору.
Очевидно, что инициатива на создание документа исходит от той стороны, которую не устраивают некоторые нюансы. А от функция составления не лежит конкретном должностном лице, это может быть любой сотрудник компании – секретарь, руководитель структурного подразделение, ответственного за поставку товара, или же наемный юрист. Главное требование к автору – компетентность в деятельности компании и знание некоторых юридических тонкостей. Окончательный вариант образца протокола разногласий к договору должен засвидетельствовать своей подписью руководитель фирмы, и только после этого бумагу можно предъявлять второй стороне.
Резонный вопрос – насколько кардинальные правки можно носить? Ответ, возможно, удивит, но фактически ограничений в этом плане нет – можно предложить изменить любой параметр сделки. Но на практике все гораздо прозаичнее: самые главные моменты оговорены контрагентами заранее, даже если они поменялись, их зачастую успевают редактировать в главном документе. А в рассматриваемой нами в этой статье бумаге-приложении обычно стараются изменить незначительные детали в силу каких-либо обстоятельств. Например, размер первого взноса или его дату, или же дату поставки, или способ оплаты.
Но как быть, если компромисса так и не было достигнуто? Скорее всего, основное соглашение не будет подписано, а сделка сорвана. Но спешим вас успокоить, что на практике такое случается крайне редко, ведь ущерб понесут и те, и другие. Еще реже ситуация доходит до судебных разбирательств. В таких случаях образец протокола разногласий к договору даже может быть аргументов одного из участников, несмотря на свою «юридическую неполноценность».
Как видите, лучше ответственно подойти к оформлению таких бумаг. Будет она написана от руки на листе формата А4 или напечатана с помощью офисной техники – неважно, главное, чтобы были все «внутренности». Например, список корректировок лучше всего предоставить в виде таблицы:
- 1-й столбец — № п/п
- Во второй столбец вносят исходные данные
- 3-й столбец содержит в себе предлагаемые изменения
- Четвертый столбец обычно делают для небольших примечаний, если таковы имеются
К слову, к обязательным атрибутам не относиться печать (она ставится по желанию фирмы), достаточно «живых» подписей. И да – экземпляров нужно два, по одной копии и поставщику, и заказчику. Если переговоры пройдут хорошо, то вскоре данная бумага станет частью основного договора, а после осуществления сделки благополучно отправиться в архив.
Протокол разногласий к договору — так называется документ, в котором исправляются, уточняются, корректируются пункты договора, с которыми не согласна одна из сторон. Цель составления протокола — успеть урегулировать все спорные вопросы между партнерами таким образом, чтобы они соответствовали интересам обеих сторон и были для них максимально выгодными.
Например, заказчик не может оплатить предоплату в стандартном для поставщика размере, он указывает это в протоколе, чтобы заранее урегулировать вопрос.
ВНИМАНИЕ!Особенно часто требуется оформление протокола разногласий в случае использования типового контракта либо договора оферты, где не всегда могут быть учтены интересы и возможности клиента.
Срок составления документа и срок ответа на него не может превышать 30 дней, обычно вопрос решается гораздо быстрее.
Протокол разногласий обычно составляется представителем компании клиента, чаще всего юристом, который имеет соответствующую квалификацию в области законодательства и определенные полномочия.
Документ составляется в письменной форме, удобнее оформлять его в виде таблицы, где наиболее наглядно можно разместить оспариваемый пункт и встречное предложение. Лучше, если это происходит с учетом мнений с обеих сторон, когда это возможно.
ВАЖНО!Вносить в документ можно любые корректировки, которые не противоречат действующему законодательству РФ.
Не вызывающие разногласий пункты основного договора в этом документе не затрагиваются, уточнения носят локальный характер (например, конкретные цифры увеличенного размера предоплаты или изменение срока поставок с их указанием и т д).
Вопрос о том, как правильно оформить документ, возникает даже у опытных юристов, если они впервые сталкиваются с необходимостью его составления.
ВАЖНО!Строго регламентированной формы заполнения протокола не существует, тем не менее есть реквизиты, обязательные к заполнению.
Протокол разногласий пишется на стандартном листе А4 либо на фирменном бланке организации, он может быть распечатан на компьютере или написан от руки, в нем указываются:
- дата и место заполнения
- номер и дата подписания договора, к которому пишется протокол
- наименования компаний или ФИО индивидуальных предпринимателей, физических лиц, их представителей с указанием полномочий и подтверждающих их документов со всеми реквизитами
- перечень пунктов соглашения, в которые вносятся поправки (обычно в виде таблицы, где указывается начальная трактовка и исправленная версия)
- подписи и печати сторон
ВНИМАНИЕ!К одному контракту возможно составление нескольких протоколов разногласий, это может происходить до тех пор, пока не будут полностью удовлетворены интересы обеих сторон.
Протокол разногласий к договору – Образец, бланк 2021 года
Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.
Например:
- Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
- Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.
Итого 2 документа на 13 листах.
Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя.
В судебной практике, как правило, все заинтересованные участники подают сопроводительное письмо.При этом документация может приобщаться к делопроизводству в виде подлинников или правильно заверенных копий. Оригиналы документов обязательно должны присутствовать в следующем случае.
Факты по иску могут быть подтверждены исключительно этими документами. Согласно закону, иск невозможно рассмотреть в судебном порядке без наличия подлинника.
Послание составляется, как правило, на имя первого руководителя предприятия или его подразделения.
Обращение следует начинать со слова «Уважаемый/Уважаемая».
Если письмо безадресное, то этот пункт можно пропустить.
Фраза описательной части будет зависеть от организации, в которую послание будет отправлено:
- Сторонняя .
- В вышестоящую организацию — «представляем Вам».
- В подведомственную .
Затем указывается цель сообщения.
- Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
- Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
- Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
- Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.
Сопроводительное письмо к протоколу разногласий
- Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных. - Как грамотно составить договор займа
Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа. - Правила составления и заключения договора аренды
Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение. - Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.
Письмо-согласие на использование товарного знака
Товарные знаки защищены авторским правом. Чтобы использовать чужой товарный знак, предпринимателю или организации нужно оформить договорные отношения с его законным владельцем. Для этого есть 2 способа, каждый из которых требует написания письма-согласия правообладателя товарного знака.
- Если сотрудничество планируется долгосрочным, для этого заключается специальный договор – лицензионный, который нужно регистрировать у нотариуса. В этом случае, как перед заключением любого договора, собственнику товарного знака направляется оферта, на которую тот должен ответ – акцепт. В случае положительного ответа заключается лицензионный договор на объявленных условиях.
- Официальное разрешение правообладателя товарного знака для тех или иных целей, обозначенных в нем. Тоже пишется в ответ на направленную оферту.
Действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы такого обращения, однако существуют рекомендации по составлению организационно-распорядительной документации, которые содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003. Эти нормативы будут действовать до 1 июля 2019 года, затем вступит в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- реквизиты вашей организации (полное наименование, ИНН, КПП, адрес и телефон);
- дату составления и исходящий номер;
- сведения о получателе (должность, Ф.И.О.);
- цель отправления и инструкции;
- перечень приложений (каждому документу присваивается порядковый номер, указываются его название и количество листов);
- подпись с расшифровкой руководителя;
- контакты ответственного лица (исполнителя).
Основная часть должна содержать:
- вежливое обращение к адресату по имени и отчеству;
- устойчивые словосочетания: «Направляем Вам. », «Высылаем в Ваш адрес. », «Предоставляем Вам. » и т. п.
Скачать образец сопроводительного письма к договору можно в конце статьи.
Не забудьте указать все реквизиты соглашения (номер, дату).
В конце основной части обращения идут указания на дальнейшие действия получателя (просьба подписать свой экземпляр, скрепить его печатью и отправить назад).
В каких случаях его составляют
Когда возникают споры по поводу предложенных условий и, в силу закона, заключение сделки обязательно, заинтересованная сторона должна составить уведомление о несогласии заключить договор с одновременным внесением своих предложений. Это требование касается некоторых видов контрактов, например, публичных, поставки, для государственных (муниципальных) нужд.
Как правило, такой документ выглядит как таблица с несколькими колонками, в которые ответственные лица вносят номера пунктов, первоначальный текст, предложения контрагента, обоснование, комментарии. Обязательных требований к документу нет, его пишут и в виде обычного текста.
Закон не запрещает любым юридическим лицам или предпринимателям воспользоваться правом составить документ со своими условиями обязательств.
Причины споров разнообразны:
- несоответствие извещению;
- сроки поставки, исполнения;
- расценки работ;
- обязанности сторон;
- нюансы правовых формулировок;
- внесение дополнений и т. д.
Порядок и сроки составления/рассмотрения протокола разногласий
Для большинства сделок порядок и сроки направления и рассмотрения протокола разногласий не установлены законом. То есть, стороны могут самостоятельно определять правила. В этом случае, сторона, направляющая протокол разногласий, может сама обозначить приемлемый срок и порядок согласования условий договора или ожидаемый срок ответа.
Но есть исключения, например:
- Протокол разногласий при заключении обязательного договора (ст. 445 ГК РФ) направляется в течение 30 дней. Получившая протокол сторона должна рассмотреть документ в течение такого же срока. Если протокол отклоняется или не поступает ответа, разногласия могут быть переданы на рассмотрение суда. Обратиться в суд вправе и сторона, получившая протокол разногласий. На это ей отводится 30 дней после получения документа. В этих случаях, на каких условиях будет заключен договор – определяет суд.
- В госзакупках механизм использования протокола разногласий существенно ограничен. Во-первых, претензии можно предъявить только к условиям, которые не соответствуют закупочной документации или заявке участника, а также к техническим ошибкам. Во-вторых, направить протокол согласования разногласий можно только в течение 5 дней, а на его рассмотрение заказчику даётся 3 дня. И, наконец, процедуру можно использовать только один раз, далее – либо подписание контракта, либо отказ от него, либо направление жалобы на заказчика в ФАС.
- Положения ГК РФ о некоторых видах сделок содержат правила урегулирования разногласий перед подписанием договора. В частности, при заключении договора поставки (ст. 507 ГК РФ) на согласование условий, предложенных другой стороной в ответ на предложение заключить договор, даётся 30 дней. Но стороны могут согласовать другой срок. Если сторона, которой направлен протокол разногласий (или иная форма предложений), уклоняется от согласования условий и не уведомляет при этом об отказе от договора, с неё могут быть взысканы убытки, связанные с таким бездействием.
Оформляем образец сопроводительного письма к договору
Каждая организация сталкивается с необходимостью ведения деловой переписки — с партнерами, поставщиками, заказчиками, физлицами или государственными инстанциями. Зачастую служебная корреспонденция связана с отправлением пакетов документов и соглашений, и тогда большое значение приобретает правильно составленное сопроводительное письмо. Ведь именно оно позволит не только доказать факт отправки важных материалов контрагенту, контролировать сроки исполнения и оптимизировать делопроизводство; оно также позволяет предоставить другой стороне максимально подробные инструкции, что ускорит процесс заключения сделки.
Таким образом, можно выделить основной признак подобных обращений: они носят служебный характер и не имеют значения без приложенных документов. Не является исключением и сопроводительное письмо о направлении договора на подписание.
Когда и зачем составляется сопровождение
Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.
Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):
- опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
- указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).
Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.
Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.
Итак, разберемся, что писать в сопроводительном письме. Напомним, закон не устанавливает никаких требований. Принято использовать официальный бланк, но это не обязательно, можно составить на белом листе, желательно не в рукописном, а в напечатанном виде.
Составляет сопровод, как правило, тот сотрудник, который отправляет документацию. Для заверения достаточно подписи, но если организация использует печать, можно поставить и ее. Напомним, что теперь круглая печать не является обязательной (82-ФЗ от 06.04.2015).
Разрабатывая образец, как пишется сопроводительное письмо, можно придерживаться такой структуры:
- реквизиты отправителя;
- регистрационные данные (входящий и исходящий номер и дата);
- информация о получателе (название организации, адрес, имя и должность ответственного сотрудника);
- текст обращения;
- опись прилагаемых документов;
- ФИО и контактные данные составителя.
Нумеруются сопровод по правилам делопроизводства, как вся корреспонденция. Впоследствии можно использовать эти данные в переписке, например, «Отвечая на ваше обращение исх. №… от …».
Содержательную часть можно начать с фразы «Направляем вам…», «Высылаем вам…». Дальше укажите, о каких именно бумагах идет речь, причем желательно привести полное название каждого из них, не ограничиваясь простым «направляем документацию на подпись». Затем обязательно напишите, какие действия и в какой срок ждете от получателя: «Просим ознакомиться и прислать замечания в виде протокола разногласий не позднее 1 декабря 2019 года» или «Просим подписать и вернуть по одной копии каждого документа до 1 декабря 2019 года». Допустимо выделить жирным шрифтом важные места в тексте.