Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок открытия обособленного подразделения в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Цель простого ОП – обеспечить работу компании, часто связанную с коммерцией или оказанием услуг, в удаленном от головного предприятия месте, для развития или оптимизации бизнес-процессов. ОП не наделено полномочиями выполнять обязанности головного офиса или представительства. Регистрация обособленного подразделения в ЕГРЮЛ не предусмотрена.
Сроки регистрации обособленного подразделения
Когда обособленное структурное подразделение начинает работать, есть месяц, чтобы зарегистрировать его в ФНС, а также, если нужно, в ФСС и ПФР.
Иногда возникают сложности с определением срока деятельности. Обычно за нее принимают дату, указанную в приказе. Однако если ранее было арендовано помещение, нанят руководитель, налоговая может дату фактического начала деятельности привязать к договору аренды или трудовому договору.
Чтобы постановка на учет обособленного подразделения прошла без проблем и вопросов, подготовительный этап перед тем, как открыть обособленное подразделение ООО, лучше организовать таким образом, чтобы даты приказа, аренды, найма руководителя, максимально совпали или приказ был выпущен первым.
Каким должно быть обособленное подразделение, чтобы организация имела право на УСН
ООО, работающее на упрощенке, может столкнуться с неожиданной проблемой: одним из условий, допускающих УСН, является отсутствие филиалов. То есть как только появляются филиалы, организация обязана перейти на ОСНО. На представительства это правило не распространяется, по всей видимости потому, что они не могут вести коммерческую деятельность.
Чтобы понять, как открыть обособленное подразделение ООО, и не потерять право использовать УСН, нужно вспомнить отличие филиала от обособленного подразделения.
Обратите внимание
Филиал наделен полномочиями выполнять обязанности головного предприятия. Чтобы не потерять возможность применять УСН, нужно четко продумать и прописать положения об ОП. Чем меньше функций оно выполняет и чем меньше полномочий у руководителя, тем меньше шансов на претензии со стороны ФНС.
На ЕНДВ обособленное подразделение претендовать не может, так как с 1 января 2021 года этот он упраздняется по всей территории России.
Как создается обособленное подразделение
Порядок по созданию обособки подразумевает следующие действия:
| Порядок действий | Что в себя включает |
| Внесение изменений в Устав компании | Для создания ОП, компании необходимо это прописать в Уставе. Если в Уставе данный пункт не предусмотрен, то данные изменения необходимо внести. |
| Проведение собрания учредителей | Для принятия решения о создании обособки учредители проводят собрание, по результатам которого составляется специальный протокол. |
| Издание приказа | Единой формы для приказа нет, поэтому составить его можно в свободной форме. |
| Подача заявления в ИФНС | Помимо подачи заявления в ИНФС, также потребуется уведомить ФСС. |
Как распределяется ЕНП и как работать с ЕНС
Суммы обязательств юридических лиц и ИП будут погашены исходя из того, что налогоплательщик указал в декларации или уведомлении.
Если налогоплательщик перевел ЕНП в сумме меньшей, чем заявлена в декларациях (уведомлении), то возникает задолженность, которая будет называться «отрицательным сальдо».
Если денег недостаточно и сроки уплаты совпадают, налоговый орган распределит поступившие деньги пропорционально исчисленным суммам.
В следующий месяц, 28 числа, налогоплательщик переведет некоторую сумму на счет, и она будет распределена таким образом:
- сначала погасится отрицательное сальдо, возникшее в прошлом месяце,
- потом начисления с текущим сроком уплаты, то есть те, которые 25 числа налогоплательщик предъявил к начислению;
- затем пени, проценты, штрафы.
При отрицательном сальдо ЕНС в Личном кабинете юридического лица можно посмотреть, по каким налогам эта задолженность возникла. Сверку с налоговой заказывать не надо. Достаточно кликнуть на обязательства и посмотреть каждый налог.
Пополнить свой ЕНС можно не только платежным поручением, но и в Личном кабинете юрлица двумя способами:
- Списать со счета.
- Оплатить банковской картой.
Ответственность за нарушение порядка регистрации
Процедура регистрации ОП регламентируется законодательством. В случае ее нарушения вполне естественно наступление ответственности. Все они сведены в таблицу и представлены ниже.
| Нарушение | Ответственность за его допущение |
| Несоблюдение сроков, отведенных для постановки на учет | 10 000 рублей |
| Работа без извещения | 10% полученных доходов, минимум 40 000 рублей |
| Несвоевременная регистрация в ПФР и ФСС | 5 либо 10 тысяч рублей (если документы не поданы более чем 90 дней) |
Обычно расширение бизнеса становится волнующим моментом. Если обособленное подразделение открывается впервые, неизбежно возникает целый ряд вопросов, поиск ответов на которые требует существенных временных затрат. Ниже приводятся ответы на самые волнующие из них.
Вопрос №1. Каким образом оплачиваются страховые взносы за сотрудников, нанятых в ОП?
Ответ: За сотрудников, которые трудятся в ОП, налоги уплачиваются следующим образом:
- взносы на страхование – по адресу местонахождения головной компании;
- НДФЛ – по месту регистрации самого обособленного подразделения.
Вопрос №2. Какой день следует считать датой создания ОП?
Ответ: Обособленное подразделение можно считать созданным, когда оно имеет собственный адрес, а также как минимум один работник. Фактической датой открытия подразделения можно день принятия в него на работу первого сотрудника. С этого дня следует начинать отсчет срока, отведенного на подачу заявления для государственной регистрации ОП.
Вопрос №3. Как регистрируются обособленные подразделения у предпринимателей?
Ответ: В соответствии с российским законодательством индивидуальный предприниматель юридическим лицом не признается. В связи с этим у него нет права создавать обособленные подразделения.
Однако ИП может вести деятельность на любой территории в пределах РФ. При этом он должен платить налоги там, где стоит на учете (обычно по прописке).
Вопрос №4. Порядок прохождения регистрации для филиалов, представительств и прочих ОП различна. В чем состоит различие между этими структурными единицами?
Ответ: Обособленное подразделение, организованное в рамках компании, может иметь различный статус:
- Представительство не наделено правами юридического лица. Оно не в праве осуществлять коммерческую деятельность. Цель создания такой структуры – представлять интересы компании, в частности главного офиса, в регионе своего нахождения.
- Филиал наделен правом вести коммерческую деятельность от имени фирмы, он наделен всеми или частью функций компании.
Филиалы, а также представительства в соответствии с законодательством не признаются самостоятельным юридическим лицом. Они действуют по доверенности, выданной головной фирмой. Кроме того, ИНН у таких обособленных подразделений такой же, как у их создателя. Получается, что самостоятельными налогоплательщиками они не являются, отчетность в ИФНС отдельно не предоставляют.
Кроме того, Налоговый кодекс позволяет создавать обособленные подразделения, которые не являются ни филиалами, ни представительствами. Такое право есть у организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения.
Вопрос №5. Нужно ли регистрировать обособленное подразделение, если фирмой осуществляются работы по строительству здания вахтовым методом?
Ответ: Необходимость регистрации обособленных подразделений не зависит от типа выполняемых работ. Важны только территориальная обособленность и наличие стационарных рабочих мест.
Иными словами при выполнении двух условий постановка на учет обязательна:
- работы осуществляются по адресу, который отсутствует в учредительных документах фирмы;
- на строительном объекте созданы рабочие места, на которых сотрудники находятся в рабочее время, срок их функционирования превышает один месяц.
Если оба условия выполняются, придется пройти процедуру регистрации обособленного подразделения. Игнорирование этого требования влечет наступление ответственности для организации и должностных лиц в виде наложения штрафа.
Таким образом, при расширении деятельности неизбежно возникает ситуация, когда компания должна зарегистрировать обособленное подразделение. Случаи, когда возникает эта обязанность, четко регламентируются законодательством. Важно внимательно относиться к требованиям государства, иначе наступят неприятные последствия. ОП зарегистрировать все равно придется, а расходы фирмы увеличатся за счет штрафов.
Открытие представительства ООО в другом городе
Еще один вариант создания обособленного подразделения — регистрация представительства ООО. Такой вариант актуален в том случае, если руководство организации не планирует вести в другом городе производственную или коммерческую деятельность.
Порядок создания представительства практически не отличается от порядка регистрации филиала. Для открытия представительства ООО в другом городе необходимо:
- провести собрание участников общества для решения вопроса об открытии представительства;
- составить положение о представительстве;
- внести в устав организации сведения о представительстве;
- провести собрание участников ООО с целью утвердить положение о представительстве и изменения в уставе компании;
- зарегистрировать изменения в уставе в налоговой инспекции;
- назначить директора представительства.
Закрытие ответственного обособленного подразделения
При закрытии ответственного обособленного подразделения одновременно (на дату закрытия) налогоплательщик должен выбрать другое ответственное подразделение, через которое будет продолжать осуществлять уплату налога в бюджет субъекта РФ, уведомив о своем выборе налоговые органы. При этом в налоговый орган нового ответственного подразделения представляется уведомление N 1, организации — копия уведомления N 1, а в налоговые других обособленных подразделений (включая закрытое ответственное подразделение) — уведомление N 2 (Письмо N ШС-6-3/986).
Поскольку ответственное обособленное подразделение производит уплату налога за группу подразделений, его закрытие не ведет к прекращению уплаты налога в бюджет этого субъекта РФ (Письмо ФНС России от 18.03.2009 N 3-2-09/66@). Документы по налогу на прибыль за текущий год и три предшествующих года в этом случае передаются налоговым органом закрытого подразделения не по месту нахождения организации, а в налоговый орган по месту нахождения нового ответственного подразделения. Налог на прибыль в бюджет субъекта РФ по ненаступившим срокам уплаты должен перечисляться по месту нахождения вновь выбранного ответственного подразделения. При этом налоговые декларации за последующие (после закрытия ответственного подразделения) отчетные (налоговый) периоды составляются с учетом исчисленных ранее авансовых платежей налога на прибыль и представляются в налоговый орган по месту нахождения вновь выбранного ответственного подразделения.
Постановка на налоговый учет филиала и представительства
Обязанность по направлению документов для постановки на учет в ИФНС по месту нахождения обособленного подразделения возложена не на компанию, а на налоговую инспекцию по месту ее регистрации. ИФНС, получившая заявление о внесении сведений о филиале в ЕГРЮЛ (форму Р13001 или Р13002), на следующий день после их проверки должна по электронной связи направить ее налоговикам по месту нахождения филиала.
Таким образом, постановка на учет филиала будет произведена на основании данных ЕГРЮЛ автоматически. О данном факте налоговая инспекция должна в течение 5 дней уведомить заказным письмом компанию, открывшую филиал. Данный срок будет считаться со дня получения по каналам информационного сообщения данных ЕГРЮЛ от налоговиков, принявших заявление по форме Р13001 или Р13002.
Налог на прибыль обособленного подразделения
Налог на прибыль в федеральный бюджет организации уплачивают по месту своего нахождения без распределения суммы налога по обособленным подразделениям (п. 1 ст. 288 НК РФ). Налог, зачисляемый в региональный бюджет, необходимо распределить между головным подразделением и всеми обособленными подразделениями пропорционально долям прибыли, которые на них приходятся. Эти суммы нужно перечислить в бюджеты субъектов РФ по месту нахождения головной организации и каждого обособленного подразделения (п. 2 ст. 288 НК РФ).
Если на территории одного субъекта РФ находится несколько обособленных подразделений организации, то она может выбрать одно из них и сделать его ответственным подразделением. Через него будет уплачиваться налог в бюджет этого субъекта РФ. Об этом нужно уведомить налоговые органы (письмо ФНС РФ от 26.12.2019 № СД-4-3/26867@).
Долю прибыли обособленного подразделения рассчитывают по формуле: удельный вес трудового показателя (среднесписочная численность сотрудников или расходы на оплату труда) удельный вес стоимости амортизируемого имущества / 2.
Организация самостоятельно решает, какой из двух трудовых показателей она будет применять для расчета: среднесписочную численность работников или расходы на оплату труда (п. 2 ст. 288 НК РФ). Выбранный показатель нужно закрепить в учетной политике и не менять до конца года (п. 1 ст. 285, п. 2 ст. 288, ст. 313 НК РФ).
Если у организации и обособленного подразделения нет амортизируемого имущества, расчет по формуле нужно произвести, взяв только среднесписочную численность работников или расходы на оплату труда (письмо Минфина РФ от 20.02.2021 № 03-03-06/1/12084).
Удельный вес среднесписочной численности работников следует считать по формуле: среднесписочную численность работников обособленного подразделения / среднесписочную численность работников в целом по организации х 100 процентов.
Удельный вес расходов на оплату труда рассчитывают по формуле: расходы на оплату труда подразделения / расходы на оплату труда в целом по организации х 100 процентов.
Удельный вес остаточной стоимости амортизируемого имущества следует считать по формуле: среднюю остаточную стоимость амортизируемых основных средств подразделения / среднюю остаточную стоимость амортизируемых основных средств в целом по организации х 100 процентов.
Декларация по налогу на прибыль должна быть подана по организации в целом и по каждому обособленному подразделению либо группе подразделений, если налог в региональный бюджет уплачивает ответственное подразделение.
Налог на прибыль по закрытому обособленному подразделению в отчетном периоде, в котором оно было ликвидировано, считается в общем порядке. В последующих отчетных и текущем налоговом периодах налог рассчитывается с учетом следующих особенностей:
- прибыль организации в случае ее увеличения распределяют между головной организацией и оставшимися подразделениями за вычетом прибыли ликвидированного подразделения, рассчитанной за отчетный период, предшествующий кварталу, в котором оно было закрыто;
- доля прибыли по другим обособленным подразделениям и головной организации за последующие после закрытия отчетные периоды и за текущий налоговый период определяется без учета показателей закрытого обособленного подразделения.
Определение данного понятия можно найти в российском законодательстве. В частности, это п. 2 ст. 11 НК РФ. Обособленное подразделение — это отделение организации, фактическое местоположение которого отлично от основного юридического адреса данной компании. То есть оно может быть открыто в ином российском регионе, городе, городском или сельском округе. Другими словами, в ином муниципальном образовании.
Обособленное подразделение — это отделение организации, в котором имеется хотя бы единственное стационарное (постоянное) рабочее место. При этом срок его функционирования должен превышать 1 месяц (согласно положениям ст. 11 НК).
Под открытием обособленного подразделения подразумевается создание разных типов ответвлений компаний. Они могут находиться как в различных регионах РФ, так и в соседних районах одного и того же города.
Яркий пример: региональные филиалы столичных банков, магазины розничных торговых сетей.
Каким должно быть обособленное подразделение, чтобы организация имела право на УСН
Статья 346.12 НК РФ запрещает применять льготную упрощенную систему налогообложения организациям, имеющим филиалы (требование об отсутствии представительства уже отменено). Разумеется, возникает вопрос — как оформить обособленное подразделение, чтобы оно не было признано филиалом, а организация при этом сохранила право на УСН? Чтобы разобраться в этом, придется обратиться к положениям трех кодексов: Налогового, Гражданского и Трудового:
- Налоговый кодекс (ст. 11) дает понятие обособленного подразделения организации как «…любого территориально обособленного от нее подразделения, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места». Характеристику видов обособленного подразделения НК РФ при этом не дает.
- Гражданский кодекс (ст. 55) характеризует обособленное подразделение только в виде представительства и филиала. То есть, из этих положений тоже неясно, какими еще, кроме представительства и филиала, могут быть обособленные подразделения.
- Трудовой кодекс (ст. 40) указывает, что «…коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях». Таким образом, только здесь можно увидеть, что обособленные подразделения могут быть какими-то иными, кроме филиала и представительства.
В результате, мы имеем дело с каким-то неуловимым понятием иного обособленного подразделения, поэтому при создании такого подразделения надо просто избегать критериев, которые характеризуют его как филиал или представительство. Характеристики эти в законе более чем скудные:
- представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту;
- филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительств;
- представительства и филиалы не являются юридическими лицами, а сведения о них должны быть указаны в ЕГРЮЛ, а значит, и в уставе организации.
Мы не случайно так подробно разбираемся в этом вопросе, потому что несоответствие этим требованиям (иногда неявное) может лишить организацию возможности работать на УСН, причем неожиданно. Например, руководитель считает, что созданное обособленное подразделение не является филиалом, поэтому организация продолжает работать на упрощенной системе, хотя уже не имеет на это права.
В таких случаях организация будет признана работающей на общей системе налогообложения с начала того квартала, в котором было создано обособленное подразделение, имеющее признаки филиала. А потеря права на упрощенку ведет к необходимости начислить все налоги общего режима: налог на прибыль, налог на имущество, НДС, и именно с последним может возникнуть больше всего проблем. НДС надо начислить со стоимости всех реализованных товаров, работ и услуг за текущий квартал, а если покупатель или заказчик откажутся его доплачивать, то налог придется платить за счет собственных средств.
Как определить есть ли у вас обособленное подразделение, которое требует регистрации
Допустим, организация решила арендовать помещение для хранения сырья. Этот склад расположен по адресу, отличному от адреса ее местонахождения. Фактически помещение будет закрыто, а открываться будет несколько раз в месяц только на время завоза или вывоза сырья. Постоянно находиться на складе работники не будут, но они будут приезжать туда периодически для завоза/вывоза сырья. При этом Минфин считает, что время нахождения работника на складе не имеет значения, ведь он прибывает туда в связи со своей работой и выполняет там свою работу, а значит, это приводит к созданию стационарного рабочего места и, соответственно, ОП .
- разъездной характер работы сотрудников (водители, курьеры, торговые представители, страховые или рекламные агенты): они посещают другие организации, и стационарные рабочие места для них не создаются ;
- с работником заключен трудовой договор о дистанционной работе. При этом работник трудится вне места нахождения работодателя или его обособленного подразделения, вне стационарного рабочего места, контролируемого работодателем, и взаимодействует с работодателем дистанционно, например, через Интернет . Получается, что определение дистанционной работы, данное в ТК РФ, позволяет не признавать ОП по месту работы дистанционного сотрудника. С этим согласны и в Минфине ;
- сотрудники ЧОПа трудятся на постах охраны, оборудованных и предоставленных им компанией – заказчиком охранных услуг . При этом на постах охраны нет имущества ЧОПа и рабочее место охранника неподконтрольно работодателю. По этим же причинам ОП не создается аудиторскими фирмами, организациями, предоставляющими свой персонал в аренду другим организациям или предпринимателям (аутсорсинг и аутстаффинг), компаниями, оказывающими услуги технического или сервисного обслуживания оборудования, клининговыми и другими компаниями, чьи работники выполняют служебные обязанности в других организациях;
- у организации есть недвижимость, которая сдается в аренду, а значит, эта компания не создает для себя ни одного стационарного рабочего места, на котором будет трудиться ее работник ;
- деятельность на судне не приводит к созданию ОП, поскольку невозможно установить точный адрес места ведения такой деятельности .
Снятие обособленного подразделения с учета
В соответствии с п. 5 ст. 84 НК РФ процедура снятия ОП с учета зависит от статуса ОП:
- если закрывается филиал или представительство, то снятие с учета осуществляется на основании данных ЕГРЮЛ, но не ранее завершения выездной проверки;
- если закрывается иное ОП, то снятие производится в течение 10 дней с момента подачи заявления об этом, но не ранее завершения выездной проверки.
Несмотря на указанное правило, в случае закрытия любого ОП необходимо проинформировать об этом налоговую. Вместе с тем сроки подачи уведомления отличаются от вида ОП:
- 3 дня с момента принятия решения о закрытии — для филиалов и представительств;
- 3 дня с момента закрытия — для остальных ОП (подп. 3.1 п. 2 ст. 23 НК РФ).
Ответственность за нарушение порядка регистрации
Процедура регистрации ОП регламентируется законодательством. В случае ее нарушения вполне естественно наступление ответственности. Все они сведены в таблицу и представлены ниже.
| Нарушение | Ответственность за его допущение |
| Несоблюдение сроков, отведенных для постановки на учет | 10 000 рублей |
| Работа без извещения | 10% полученных доходов, минимум 40 000 рублей |
| Несвоевременная регистрация в ПФР и ФСС | 5 либо 10 тысяч рублей (если документы не поданы более чем 90 дней) |
Приняв решение о расширении, запускается процедура по созданию нового подразделения. Её необходимо грамотно сопровождать документами. Первой официальной бумагой в общем списке будет являться протокол собрания учредителей.
Следующим шагом руководитель компании издаёт приказ о создании обособленного подразделения и направляет его копию в местный налоговый орган. Если речь идёт об открытии филиала или представительства, необходимо также послать уведомление в ЕГРЮЛ.
Как только все документы будут составлены и разосланы в соответствующие государственные службы, а структурное подразделение будет оборудовано рабочими местами и готово к запуску, филиал может начинать функционировать.