Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Протокол решения о создании филиала ООО в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Цель простого ОП – обеспечить работу компании, часто связанную с коммерцией или оказанием услуг, в удаленном от головного предприятия месте, для развития или оптимизации бизнес-процессов. ОП не наделено полномочиями выполнять обязанности головного офиса или представительства. Регистрация обособленного подразделения в ЕГРЮЛ не предусмотрена.
Собрания общества с ограниченной ответственностью нужно проводить в порядке, установленном ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”. Аспекты, не урегулированные этим законом, в дальнейшем можно установить в уставе и других внутренних документах общества. Общие правила проведения собрания в 2023 году таковы:
- Перед открытием собрания все его участники должны зарегистрироваться. Незарегистрированные участники не могут принимать участия в нем и голосовать
- Участвовать в собрании учредители могут как лично, так и через своих представителей
- Собрание начинается в то время, которое указано в уведомлении о его проведении. Раньше его можно начать только в случае, если все участники уже зарегистрировались
- Из числа участников выбираются председательствующий на собрании и секретарь
- Секретарь ведет протокол собрания, а также рассылает его учредителям не позднее, чем через 10 дней после собрания
- Для каждого собрания предусмотрена повестка дня. Принимать решения по вопросам, не указанным в ней, собрание может только при присутствии всех учредителей
- Обычно решения принимаются большинством голосов, но на этапе регистрации ООО все учредители должны единогласно проголосовать “ЗА” по всем пунктам
- Голосование по умолчанию открытое. В дальнейшем вы можете предусмотреть другие варианты голосования в уставе ООО
- По итогам собрания составляется протокол, его должны подписать секретарь и председатель собрания, но по желанию могут и все участники. Если в документе больше одной страницы, его нужно пронумеровать, но сшивать не обязательно — можно скрепить степлером или скрепкой. По одной копии протокола должно быть у каждого учредителя, одна в документации компании и еще одну нужно предоставить инспекции при постановке компании на учет
- Учтите, что протокол необходимо будет заверить. В уставе вы сможете установить подходящие варианты заверения: подписание всеми учредителями или всеми присутствующими участниками собрания, аудио- или видеозапись и т.д. В ином случае нужно будет обращаться к нотариусу для заверения протокола
После регистрации ООО нужно:
- Выбрать режим налогообложения. Если вы хотите применять «упрощёнку» и не подали заявление о применении УСН вместе с документами на регистрацию, то необходимо это сделать в течение 30 дней после регистрации. Иначе у вашей ООО будет общий режим налогообложения и оно будет считаться плательщиком НДС, что зачастую очень не выгодно;
- Заключить трудовой договор с директором. Сделать это нужно обязательно, у ООО всегда есть хотя бы один сотрудник — его руководитель;
- Сделать взносы в уставный капитал. Учредителям необходимо в течение 4 месяцев после регистрации оплатить;
- Зарегистрироваться в ПФР и ФСС. Налоговая служба подаст о вас все сведения в ПФР и ФСС автоматически. Дополнительно обращаться в эти фонды вам не надо. Если по истичении двух недель вы не получите уведомление на юридический адрес от ФСС, вам надо самостоятельно встать на учет в ФСС в качестве работодателя. В ПФР не надо регистрироваться даже после принятия работников, главное — платить пенсионные взносы;
- Получить коды статистики, которые нужны для заполнения налоговых деклараций и открытия счета в банке. Отдел Росстата самостоятельно обязан прислать статистические коды на ваш почтовый или электронный адрес. Если этого не произошло, обратитесь в статистику по месту жительства либо скачать коды с сайта ведомства;
- Изготовить печать. Вы можете работать и без печати, но это будет связано с рядом проблем. Изготовление печати стоит несколько сот рублей и занимает, как правило, один рабочий день или даже один час;
- Открыть расчетный счет. Как правило это можно сделать бесплатно в любом банке, условия работы которого вам понравятся;
- Купить и зарегистрировать кассу. Если ваша деятельность предполагает прием наличности от граждан или оплату картами, то покупка онлайн кассы обязательна;
- Оформить лицензию, если для вашего бизнеса лицензирование обязательно. Это касается охранной деятельности, фармацевтики, продажи и производства алкоголя, т.д. Для приобретения лицензии, надо обратиться в лицензионный комитет. Условия получения лицензии, размер госпошлины и сумма иных затрат будут напрямую зависеть от вашей деятельности. Такие тонкости надо уточнять в лицензирующих органах;
Документы для открытия ООО
Список необходимых для открытия ООО документов. Требования налоговой. Правила оформления ООО с одним учредителем.
Читать статью Действия после регистрации ООО
Пошаговый план действий после открытия ООО. Выбор оптимальной системы налогообложения.
Ответственность за нарушение порядка регистрации обособленного подразделения
Открывая обособленное подразделение ООО может нарушить целый ряд законов и правил. Чтобы этого не произошло, проще всего пройти всю процедуру под контролем налогового консультанта или организации, оказывающей услуги бухгалтерского консалтинга.
Важно обратить внимание на следующие ключевые моменты:
- Приказ об открытии обособленного подразделения по срокам должен максимально совпадать с арендой помещения и наймом руководителя, чтобы не возникло проблем с определением даты начала фактической деятельности.
- Сообщение о создании обособленного подразделения подают только при создании простого ОП. На это отведен месяц. Размер штрафа, начисляемого если не успеть сообщить вовремя или забыть – 200 рублей.
- Заявление об открытии обособленного подразделения для учета в ФНС передают не медленнее, чем за месяц с начала работы. НК за превышение срока предусмотрен штраф 10 000 рублей, а за ведение бизнеса без учета – 10% от доходов, но не меньше 40 000 рублей. Хотя к ОП подобные санкции, как правило, не применяют, ограничиваясь штрафом в 200 рублей, лучше сделать все вовремя. Начисленный штраф более двухсот рублей, можно опротестовать в суде. Прецеденты выигрыша подобных дел достаточно часты.
- За несвоевременный учет в ФСС предусмотрен штраф 5 000 рублей, если заявление об открытии обособленного подразделения было подано менее чем через 90 календарных дней, далее штраф – 10 000 рублей.
- Если компания на УСН открыла территориально обособленное подразделение, наделенное функциями филиала, то она автоматически утрачивает право на применение упрощенки. Если деятельность на ней велась, то следует доначислить налог на прибыль и НДС, предусмотренные ОСНО, с начала квартала, когда ОП начало деятельность. Самый проблемный НДС – его должны уплатить клиенты, которые уже получили услугу или купили товар без надбавки. В случае их отказа от доплаты, возместить ущерб придется компании за свой счет. Далее головная организация обязана применять ОСНО.
- На ЕНВД обособленное подразделение претендовать не может, так как с 1 января 2021 года такой режим налогообложения упраздняется. Организации, которые его применяли ранее обязаны перейти на УСН или ОСНО. Если у ООО есть филиалы, то ей доступен только переход на ОСНО.
Положение о создании филиала ООО
Филиал ООО создается по решению учредителей. Для этого в первую очередь нужно внести изменения в учредительные документы, то есть в устав и в договор. В уставе компании должно быть указано место, где будет расположен филиал, и он должен быть занесен в Единый государственный реестр юридических лиц.
Решение о создании филиала общества с ограниченной ответственностью принимается на Общем собрании учредителей и утверждается в Положении, которое содержит следующую информацию:
- название филиала и его адрес;
- цели создания филиала и его функции;
- территориальная граница, в переделах которой структурная единица может осуществлять деятельность;
- виды деятельности, которые планирует осуществлять филиал ООО;
- состав руководителей и их полномочия;
- описание имущества;
- порядок предоставления отчета о деятельности головной организации;
- другие сведения на усмотрение учредителей ООО.
ВАЖНО: если создается филиал ООО, то общество теряет право осуществлять свою деятельность по упрощенной системе налогообложения.
Кто принимает решение об открытии филиала ООО
Пошаговая инструкция по созданию филиала в 2020 году должна содержать ключевые моменты процедуры, а также юридические тонкости, имеющие значение.
- Так по общему правилу, согласно действующему законодательству РФ, принять решение об открытии филиала правомочно общее собрание участников (либо, если собственник один, то он принимает решение единолично). Необходимый кворум установлен законом, и может быть изменен уставом компании (только в сторону увеличения).
- При этом, в уставе ООО может быть определен иной орган, которому предоставлено право открывать подразделения. Согласно установленным нормам, в 2020 году создание филиала может входить в компетенцию:
- Совета директоров (наблюдательного совет) согласно п. 1 ст. 5, п. 2 ст. 32, п. 8 ст. 37 Закона об ООО.
- Коллегиального исполнительного органа согласно п. 2 ст. 65.3, п. 3 ст. 66.3 ГК и Закона об ООО.
Регистрация в ПФР и ФСС
В настоящее время при создании филиала обращаться в ПФР специально не нужно. На основании полученного сообщения налоговые органы в порядке информационного обмена передадут эти сведения в ПФР, который в течение трех рабочих дней зарегистрирует филиал самостоятельно.
Статьей 6 ФЗ от 24.07.98 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» установлено, что регистрация страхователей — юридических лиц по месту нахождения их обособленных подразделений, которым для совершения операций открыты юридическими лицами счета в банках (иных кредитных организациях) и которые начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, осуществляется в территориальных органах ФСС в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня создания такого обособленного подразделения.
Регистрация обособленных подразделений организаций в территориальных органах ФСС РФ производится в соответствии с Порядком регистрации и снятия с регистрационного учета, утвержденным приказом Минтруда России от 29.04.16 г. № 202н.
Постановка на учет во внебюджетных фондах
Последний шаг, который придется выполнить после создания нового филиала готовой фирмы с оборотом — прохождение регистрации во внебюджетном фонде, расположенном по месту работы филиала. Стоит учесть, что такая процедура необходима только при наличии у открытого подразделения отдельного баланса и своего расчетного счета, а также при самостоятельном начислении филиалом заработной платы сотрудникам.
Для регистрации филиала во внебюджетных фондах требуется подготовить следующие бумаги:
- Заявление (должно оформляться по установленному образцу). Стоит брать во внимание, что у каждого фонда имеется индивидуальный бланк.
- Уведомление, подтверждающее регистрацию главной фирмы во внебюджетных фондах в привязке к юридическому адресу.
- Бумаги, необходимые для создания филиала, а также заверенные нотариально (нотариус может быть частным или государственным).
Как только регистрационные процедуры произведены, филиал получает свидетельство. В нем указывается, что открытое подразделение причисляется к плательщикам страховых платежей по месту нахождения.
Как открыть филиал ООО: последовательность действий
Этапы, составляющие пошаговую инструкцию по открытию подразделения в 2021 году, включают:
-
Подготовку к проведению собрания. Важно определить повестку, соблюсти регламент созыва ОСУ, разработать Положение о филиале. На этом этапе уже следует решить стоит ли вносить сведения о новом филиале компании в Устав. На сегодняшний день делать это не обязательно, что существенно упрощает регистрацию.
-
Непосредственно собрание, результаты которого фиксируются в Протоколе: принятие решения, утверждение Положения, утверждение изменений в Устав организации (если они приняты).
-
Финальный этап – регистрация, которая проводится в течение 7 дней с момента принятия решения. Нотариально оформленные документы передаются в регорган, который в свою очередь спустя 5 рабочих дней вносит запись в ЕГРЮЛ и направляет информацию в налоговый орган по местонахождению подразделения.
Заключительные шаги при учреждении филиала
После получения всех необходимых бумаг по месту регистрации юридического лица следует поставить филиал на налоговый учет в той местности, где он находится, а также зарегистрировать в ПФР и ФСС. Благодаря изменениям законодательства, постановка на учет осуществляется автоматически с помощью межведомственного обмена информацией. После того, как информация поступит в территориальные органы налоговой инспекции и во внебюджетные фонды, данные организации обязаны выслать представительству уведомления о постановке его на учет.
В порядок открытия филиала ООО входит также регистрация его в органах статистики. Информация об открытии нового подразделения компании в Росстат также поступает автоматически, после чего филиал получает оттуда информационное письмо о присвоении ему кодов статистики
На этом процедура открытия филиала ООО заканчивается, и предприятие может приступать к осуществлению своей деятельности.
Как указать альтернативный способ в уставе или решении
Итак, сначала участникам надо определиться с тем, какой способ заверения будет выбран в качестве альтернативы нотариусу. Наиболее распространённый вариант – подписание документа всеми участниками.
Это означает, что каждый протокол общего собрания подписывают не только председательствующий и секретарь собрания, но и все участники. Если же нет уверенности, что все партнеры смогут всегда присутствовать на общих собраниях, то можно указать необходимость подписания протокола только некоторыми из них. Такая возможность прямо предусмотрена статьей 67.1 ГК РФ.
Альтернативный способ можно сразу указать в уставе, который подаётся при регистрации ООО.
Например, в нашем варианте устава уже есть такая норма: «Принятие Общим собранием Общества решения, а также состав участников, присутствовавших на Общем собрании, подтверждаются подписанием протокола Общего собрания всеми участниками или представителями участников Общества, наделённых соответствующими полномочиями, присутствовавшими на Общем собрании. Нотариальное удостоверение данных фактов не требуется, если иное не предусмотрено действующим законодательством».
Для устава с единственным учредителем формулировка такая: «Решения единственного участника по вопросам деятельности Общества подтверждаются подписью единственного участника. Нотариальное удостоверение решений не требуется».
В протоколе общего собрания на этапе регистрации организации обязательно укажите следующие сведения:
- Название документа
- Наименование организации
- Дату и место проведения собрания
- Список присутствующих учредителей
- Данные секретаря и председателя
- Повестка дня
- Описание решений с подсчетом голосов по каждому
- Подписи председателя и секретаря или всех участников собрания
В момент создания компании на повестку дня собрания вынесите следующие вопросы:
- о фирменном наименовании компании
- о месте нахождения ООО
- о подписании договора об учреждении общества
- об общем размере уставного капитала и долях в нем
- об утверждении устава или о том, что общество будет действовать по типовому уставу, утвержденному Минэкономразвития РФ
- об избрании органов управления обществом
Статус филиала российской компании по законодательству ДНР
Какие права имеет филиал российской организации в ДНР, мы определяем по 2-м нормативным актам:
- по Закону № 99-IHC «О налоговой системе»;
- по Порядку аккредитации филиалов юридических лиц – нерезидентов на территории Донецкой Народной Республики, утв. Указом Главы ДНР от 25.12.2020 № 462.
Так, статус филиала определен в ст. 15 Закона № 99-IHC. Российская организация для ДНР – нерезидент. Филиал любого юрлица – нерезидента, в том числе российской компании, характеризуют следующие признаки:
- он не является юрлицом,
- он приравнен к субъекту хозяйствования,
- он имеет постоянное место деятельности на территории Республики,
- через него компания – нерезидент полностью или частично ведет хозяйственную деятельность на территории ДНР.
Протокол собрания учредителей о создании ООО
Если учредителей несколько, решение о создании общества с ограниченной ответственностью принимается на общем собрании и оформляется протоколом.
Протокол составляется в произвольной форме, но должен содержать сведения:
- наименование документа;
- название общества с ограниченной ответственностью;
- дата и место проведения собрания участников;
- список учредителей, которые присутствуют на собрании;
- сведения о председателе и секретаре собрания;
- повестка дня;
- принятые по повестке дня решения, отдельно по каждому пункту с результатами голосования по каждому пункту;
- подписи председателя собрания и секретаря.
Получаем готовые документы
Документы о регистрации будут готовы уже через 3 рабочих дня. Раньше срок регистрации был 5 рабочих дней (изменения внесли Федеральным законом от 29.06.2015 № 209-ФЗ). Налоговая срок регистрации строго соблюдает. Дата готовности обычно есть в расписке.
Получаем:
- Лист записи ЕГРЮЛ;
- Один экземпляр Устава ООО с печатью налоговой
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе на обычном листе А4.
- Заключите трудовой договор с директором, который является исполнительным органом общества и может действовать без доверенности от имени компании. Далее уже директор будет заключать договоры с персоналом и контрагентами.
- Внесите уставный капитал. На это у вас есть только 4 месяца с момента открытия ООО.
- Выберите систему налогообложения. Если вы этого не сделали на этапе открытия ООО, самое время озаботиться этим после регистрации компании, потому что сроки ограничены. ООО имеет право работать по общей системе с НДС, по УСН, а для сельхозпроизводителей предусмотрен льготный режим — ЕСХН. По умолчанию ваше ООО будет работать на ОСНО, если не уведомить о применении спец. режима. На переход на УСН или ЕСХН у вас ровно 30 дней с даты открытия фирмы, иначе это можно будет сделать с начала нового года.
- Проверьте регистрацию ООО в ПФР и ФСС. Данные об ООО в данные фонды передает налоговая.
- Получите разрешение Роспотребнадзора на ведение определенной деятельности: розничная и оптовая торговля, гостиничный бизнес, отдельные виды грузоперевозок, производство одежды и т.д. Полный перечень представлен в Постановлении Правительства РФ от 16.07.2009 N 584.
- Получите коды статистики, которые нужны для оформления налоговых деклараций и открытия расчетного счета. Обычно Росстат самостоятельно отправляет статистические коды в адрес ООО. Если этого не было сделано, надо подойти в статистику по месту нахождения общества либо скачать коды с сайта Росстата.
- Изготовьте печать. ООО имеют право работать без печати, если такое решение утверждено уставом. Правда это создаст дополнительные трудности в работе. Надо будет прикладывать ко всем документам строгой отчетности приказы, подтверждающие полномочия лиц, которые подписали документ. Также печать требуется при заполении бумажной трудовой книжки, а у ООО всегда есть хотя бы лодин сотрудник — директор.
- Откройте расчетный счет. Для ООО это обязательная процедура, так как все налоговые платежи организации должны проводить через счет в банке.
- Купите и зарегистрируйте кассу. С июля 2019 года онлайн-касса обязательна.
- Приобретите лицензию, если вы планируете заниматься бизнесом, который требует лицензирования: охранная деятельность, фармацевтика, производство и продажа алкоголя, т.д. Порядок получения лицензии, размер пошлины и иные затраты напрямую зависят от вида деятельности. Такие нюансы надо уточнять в специализированной организации.
- Платите налоги. Делать это нужно вовремя, чтобы не копились пени и штрафы. ООО платит налоги с дохода по выбранной системе. Плюс организация обязана удерживать и уплачивать подоходный налог с зарплаты работников, а также делать отчисления за них в ПФР, ФСС, ФОМС.
- Сдавайте налоговые декларации в срок, который предусмотрен для вашего налогового режима. Например, при УСН декларация подается раз в год. Раз в год в ФНС сдается отчетность по среднесписочной численности работников. Кроме этого, ООО обязано ежеквартально отчитываться в ПФР и ФСС. Для этого существуют отдельные декларации. Один раз в год организация сдает в ФСС форму отчетности для подтверждения основного вида деятельности. Это нужно для коэффициента травматизма, который разный для видов деятельности.
- Организуйте документооборот. Храните и сортируйте документы по видам: регистрационные, кадровые, банковские, кассовые, договоры, т.д. Отлаженный документооборот избавит организацию от вопросов со стороны проверяющих и поможет сформировать достоверную отчетность.
Филиалы, представительства и иные обособленные подразделения
Если остановится только на этой норме, то окажется, что иных обособленных подразделений и быть не может, так, как любое будет выполнять какую-либо функцию или представлять интересы главной организации. Но это не так.
Налоговый кодекс в пункте 2 статьи 11 не даёт исчерпывающего списка форм существования ОП, а лишь указывает, что для целей налогообложения таковым признаётся любое подразделение организации, находящееся от него обособленно территориально, где находятся стационарные рабочие места.
Учитывая положения ГК и НК можно выделить три формы ОП:
- филиал;
- представительство;
- иное обособленное подразделение.
Разнятся эти формы не только названием, но и порядком регистрации и постановки на учёт в налоговых органах.
Так, сведения о филиалах или представительствах необходимо вносить в учредительные документы головной организации и регистрировать их в ЕГРЮЛ. О начале деятельности через иное ОП налоговую необходимо лишь уведомить.
Надо сказать, некоторые специалисты считают, что никаких иных ОП не существует, существуют только филиалы и представительства, регистрацию которых просто проигнорировали создатели. Такую позицию в 1999 году поддержало МНС в письме N ВГ-6—18/151@. Но в то же время вот уже почти 15 лет ОП, не являющееся филиалом или представительством, существуют и благополучно работают.
Важно: филиал, представительство, иное обособленное подразделение не является юридическим лицом.
Как же определить когда открывать филиал, а когда хватит и простого ОП? Конечно, для однозначного ответа стоит обратиться к специалистам в области гражданского и налогового права, таким, как в компании «Деловой мир», которые смогут, оценив ситуацию и масштабы деятельности, дать квалифицированный совет, а также помогут подготовить необходимый пакет документов. Но:
- филиал или представительство лучше создать, если такое ОП будет иметь свой офис, расчётный счёт, в нём будут созданы отдельные рабочие места и вестись активная работа с клиентами;
- иное ОП, если главная организация находится на УСН и масштабы работы через него будут символическими.