Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения н д. Срок хранения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На прилавках магазинов частенько можно встретить товар с истекшим сроком хранения. Но не стоит сразу жаловаться директору или товароведу-эксперту. Это не означает, что магазин торгует опасными для здоровья товарами. Истекший срок хранения обозначает, что производитель такого товара более не гарантирует сохранности его свойств.
Товар с истекшим сроком хранения.
К примеру, на упаковке пакета молока, обычно, ставится две даты – дата производства и дата срока годности (срок хранения не может быть больше срока годности). И купив пакет молока с истекшим сроком годности можно использовать его по назначению, запах может остаться и без изменения, но вкус может измениться. Использовать этот пакет можно в выпечку без каких либо опасений отравления или сделать кефир, простоквашу.
Другое дело – товары с истекшим сроком годности использовать опасно и недопустимо. Если такие товары до истечения срока годности не были проданы, то продавец обязан удалить их с прилавка и утилизировать. Рекомендуется избегать приобретения товаров, у которых истек срок хранения. Но если срок годности еще не истек (он указан на упаковке), то покупатель может спокойно приобретать такой товар.
Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
- Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
- При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.
Периоды сохранения документации приведены в таблице.
| Период хранения | Наименование |
| 1 год | данные лиц, не принятых на работу |
| графики отпусков | |
| 3 года | учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника |
| записи о трудовой дисциплине | |
| 5 лет | акты, предписания, отчеты по технике безопасности |
| выписки по улучшению условий и охраны труда | |
| документы, по технике безопасности и ее соблюдению | |
| документы о командировках | |
| 50 лет (до востребования владельцем) | личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.) |
| 75 лет | характеристики и личные карточки сотрудников |
| трудовые договоры | |
| Постоянно | коллективные договоры |
| личные дела руководителей |
Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.
Что такое срок годности и как его определяют?
По словам специалистов, срок годности — это временной промежуток, в течение которого продукт нужно использовать. Как поясняет директор департамента исследований Роскачества Людмила Викулова, сроки годности прописаны в техрегламентах и СанПиН для каждой подгруппы продуктов, по их истечении продукты употреблять нельзя. Производитель также не может самовольно менять срок годности.
Если в составе продукта несколько компонентов, то срок годности определяют по ингредиенту с наименьшим сроком хранения. Срок годности продающегося на развес товара исчисляется со дня изготовления. Скоропортящиеся продукты (готовые салаты, свежая рыба, полуфабрикаты из охлажденного мяса и пр.) сохраняют свои потребительские свойства от 12 часов до 3 дней и только в охлажденном состоянии.
Определение понятия «срок годности товара (работы)»
Права и обязанности изготовителя (исполнителя, продавца) в области установления срока службы, срока годности товара (работы), а также гарантийного срока на товар (работу) устанавливает статья 5 Закона о защите прав потребителей (далее также – Закон).
Срок годности — период, по истечении которого товар (работа) считается непригодным для использования по назначению.
Другими словами, срок годности имеет пресекательный характер, его истечение влечет недопустимость реализации и употребления товара по назначению.
Если на товар установлен срок годности, то продавец должен передать его покупателю с таким расчетом, чтобы до истечения срока годности товара он мог быть уже использован покупателем (п. 2 ст. 472 ГК РФ). На практике же данное требование очень часто нарушается, в особенности это касается продуктов питания и парфюмерно-косметических средств. Так, например, парфюмерный товар или предметы декоративной косметики могут продавать со сроком годности, который истечет через полмесяца или месяц, в течение которого продавец, если приобретет этот товар, может не успеть к истечению срока годности его использовать.
Отличия между сроком хранения и годности
Гарантийный срок и срок годности указывается практически на всех товарах выпускаемых производителем или его представителем. Ответственность за такой товар ложится на продавца, тем самым давая право потребителю предъявлять претензии именно к нему.
Правительством Российской Федерации предусмотрен перечень изделий, на которые обязательно должны ставить гарантийный срок. Потребитель имеет право предъявлять претензии к продукции, на которой не указаны ни срок годности, ни его срок хранения, в установленные Государством термины.
Потребитель обязан различать между собой гарантийный срок, период хранения и срок службы, так как это разные понятия. Для того чтобы знать в какой ситуации были нарушены права потребителя, данные Федеральным Законом Российской Федерации «О защите прав потребителей», и понимать, где нужно требовать компенсации за ущерб – эти три термина необходимо различать.
По Закону во время срока службы изготовитель несёт ответственность за работу и любые найденные дефекты товара.
Потребитель имеет право, в период срока службы, на:
- Ремонт и обслуживание купленного изделия за счёт производителя.
- Требовать проверку на наличие дефектов и других недостатков.
- Выдвигать претензию на нарушение прав и просить компенсации.
Когда товар не имеет указанного производителем срока службы, то потребитель имеет право предъявлять претензии на протяжении 10 лет с момента приобретения изделия. Такое право предусмотрено Законодательством Российской Федерации. Главное условие – это наличие документации, которая должна подтверждать покупку потребителя. Производитель имеет право не указывать срок службы. Государство принуждает изготовителя ставить срок службы только на те товары, которые могут угрожать жизни человека.
Какой документ регламентирует сроки хранения документов?
Официальные документы для определения сроков хранения документов выглядят так:
- перечень типовых управленческих документов, сформулированный Росархивом 25.08.2010 г., содержащий сроки хранения типовой документации;
- перечень типовых документов, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании, который содержит информацию о сроках хранения (утв. Приказом Министерства культуры России от 31.07.2007 г. № 1182);
- отраслевые перечни, определяющие сроки хранения документов, которые не отражены в вышеперечисленных;
- федеральные законы.
Документы о противодействии коррупции
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Планы противодействия коррупции | Постоянно | – |
| Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции | Постоянно | – |
| Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера | 50/75 лет | – |
| Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции | 5 лет | – |
| Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов | 5 лет | – |
| Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений | 5 лет | – |
| Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Уведомления работодателя работниками: | – | |
| а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов | 5 лет | |
| Журналы, базы данных регистрации: | – | |
| а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; | 5 лет | |
| г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; | 5 лет | |
| д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; | 5 лет | |
| ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | |
| Переписка по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | – |
Как не ошибиться с датой акта
Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:
- Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
- Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.
При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.
Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов
На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.
Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.
Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».
То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.
Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).
Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Ответственность за нарушение правил хранения документации
Наиболее распространенный случай, при котором нарушение правил хранения документации повлечет за собой штрафные санкции, — непредставление документа по запросу налоговиков.
Этот запрос ИФНС направляет при камеральной или выездной проверке налогоплательщика, при встречной проверке его контрагента, а также вообще без проверки (с. 93, 93.1 НК). Если налогоплательщик не представляет или несвоевременно представляет документацию, ему назначается штраф 200 руб. за каждый документ (п. 1 ст. 126 НК).
Также отсутствие первичного учетного документа или счета-фактуры влечет за собой налоговую ответственность за грубое нарушение правил учета. Когда это нарушение не приводит к занижению налоговой базы — штраф 10-30 тыс. руб. (п. 1 и 2 ст. 120 НК). Когда это нарушение приводит к занижению налоговой базы — штраф 20% от размера неуплаченного налога, минимум 40 тыс. руб. (п. 3 ст. 120 НК).
Из-за несоблюдения сроков хранения документации компанию и ее сотрудников могут привлечь к административной ответственности. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов регламентированы ст. 13.20 КоАП. По ней предусмотрены предупреждение или штраф 3-5 тыс. руб. для должностных лиц и 5-10 тыс. руб. для юрлиц.
Если АО или ООО не исполняют обязанности по хранению документации в сроки, установленные законодательством, штрафы 2,5-5 тыс. руб. для должностных лиц и 200-300 тыс. руб. для компании (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП).
При несоблюдении сроков хранения документации по валютным операциям штраф составляет 4-5 тыс. руб. для должностных лиц и 40-50 тыс. руб. для компаний (ч. 6 ст. 15.12 КоАП).
При нарушении сроков хранения учетной документации по внешнеэкономическим операциям по товарам, работам, услугам, информации, результатам интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля штраф составляет 1-2 тыс. руб. для должностных лиц и 10-20 тыс. руб. для компаний (ч. 2 ст. 14.20 КоАП).
Отличия между периодом хранения продукции и сроком ее годности
Итак, в чем же отличия двух таких смежных понятий?
Срок хранения – это время, на протяжении которого купленная продукция является пригодной для использования без потери своих характеристик и качеств, которые указаны в техническом паспорте или инструкции.
По истечении срока хранения, товар сохраняет основные свойства, но могут измениться его отдельные качества, критичным это не является, и приобретенную продукцию все еще можно применять.
Срок годности – это время, на протяжении которого приобретенную продукцию можно применять в соответствии с ее назначением. После того, как срок годности заканчивается, продовольственные товары и лекарства, а также часть других непродовольственных изделий использовать нельзя.
Продавец не имеет права реализовывать товары с истекшим сроком годности. Такой товар должен быть возвращен изготовителю или утилизирован.
Срок годности на реализуемой продукции может быть указан двумя способами:
- на упаковке может быть указана определенная дата: число, месяц и год, в течение которого нужно использовать товар;
- изготовитель может установить период, по истечении которого продукция не подлежит использованию. В таком случае, указывается количество лет или месяцев, например 12 месяцев с даты изготовления.
На определенный перечень товаров, установленный Постановлением Правительства РФ от 16.06.97 г., производитель обязан определять и указывать срок годности в обязательном порядке.
Это товары, которые по истечении срока годности могут угрожать здоровью и безопасности человека, а также нанести урон окружающей среде.
К ним относятся:
- продукты питания, которые имеют упаковку;
- лекарственные препараты;
- химические реагенты и вещества;
- бытовая химия;
- промтовары, в составе которых есть вещества, меняющие свои качества под воздействием окружающей среды и других внешних факторов, например, батарейки, пиротехника, огнетушители, презервативы и так далее.
Что касается товаров длительного предназначения, то на них производитель может устанавливать гарантию и срок службы изделия.
В течение этого периода, изготовитель гарантирует работоспособность приобретенного изделия без потери его функциональных и качественных характеристик.
Что делать с документами при ликвидации компании
При ликвидации организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы нужно сдать в государственный или муниципальный архив (п. 10 ст. 23 Федеральный закон от 22 октября 2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
В архив в обязательном порядке сдаются следующие документы ликвидированной организации:
- документы по личному составу организации;
- документы, сроки временного хранения которых не истекли;
- документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (такой статус документы могут получить по результатам экспертизы их ценности).
Понятие медицинской документации
Согласно статье 1 Федерального закона от 24.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» термина «медицинская документация» не раскрывает.
В соответствии с приказом Минздрава России от 22.01.2001 № 12 «О введении в действие отраслевого стандарта «термины и определения системы стандартизации в здравоохранении» медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, в котором регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг.