Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли с возврата подотчета выдать зарплату». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.
Возврат на расчетный счет
Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.
Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.
Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.
КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:
- за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
- выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
- выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
- на госпошлины — 00000000000000000852.
Можно ли выдать зарплату через подотчетника
Работодатель обязан исправно платить зарплату своим сотрудникам. При этом он сам решает в какой форме — наличной или безналичной — это делать. Работник может попросить изменить форму оплаты, но работодатель не обязан с этим соглашаться.
Судебная практика показывает, что в большинстве случаев суды не удовлетворяют требования работников по переходу на наличный расчет. Основная причина — сотрудник изначально при трудоустройстве подписывает заявление о перечислении зарплаты на банковский счет. Или это сразу оговаривается в трудовом или коллективном договоре.
При этом, если сотрудник не подписывал заявление о перечислении зарплаты в банк, и такой порядок не закреплен в трудовом или коллективном договоре, отказать ему в выдаче зарплаты наличкой работодатель не может. По сути, без этих документов у компании даже не было права на открытие зарплатного счета.
Компания может отказать работникам в выдаче зарплаты наличкой, если было принято решение о ликвидации кассы. То есть компания пользуется только безналичными средствами.
Обычно компаниям выгоднее переводить заработную плату на карты сотрудников в рамках зарплатного проекта. Во-первых, безналичный перевод сделать проще, чем собирать сотрудников и выдавать им наличку. Во-вторых, зарплатный проект дает ряд преимуществ компании, например, за перевод зарплаты не берут комиссию или делают скидку за обслуживание расчетного счета. А при выдаче наличных, работодателю еще придется потратиться на комиссию за снятие денег.
Важно! Недобросовестные предприниматели запрещают сотрудникам даже изменить банк, в котором они получаю свой оклад. Это незаконно. Даже если у компании зарплатный проект в банке А, работник может требовать перечислять зарплату на свою карту в банке Б.
Издержки компании по обналичиванию денег никак не должны влиять на удобство сотрудника в получении зарплаты.
Взыскание с работника подотчетных сумм
Если сотрудник, который не вернул подотчетные суммы, был уволен, то по истечении срока исковой давности организация может признать его задолженность безнадежной к взысканию и списать в расходы в сумме, в которой она была отражена в бухгалтерском учете организации (п. 14.3 ПБУ 10/99).
Задолженность с истекшим сроком исковой давности подлежит списанию:
— либо за счет резерва по сомнительным долгам (если организация создавала такой резерв). При этом оформляется проводка по дебету счета 63 и кредиту счетов 71;
— либо на финансовые результаты деятельности организации бухгалтерской записью по дебету счета 91 и кредиту счетов 71.
Затем такая задолженность подлежит отражению за балансом на счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).
Отметим, что срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул, начинают отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги. Это следует из пункта 2 статьи 200 Гражданского кодекса. Срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При наличии оснований для прерывания срока исковой давности названный срок начинают отсчитывать заново (ст. 203 ГК РФ).
Пример 3
ООО «Ярило» выдало под отчет 18 мая 2011 года офис-менеджеру Шоркиной 3000 руб. на покупку хозяйственного инвентаря. Напомним, что, согласно приказу руководителя, в указанной организации наличные деньги под отчет для названных целей выдаются на срок, равный 21 календарному дню, начиная со дня выдачи.
25 мая М.А. Шоркина уволилась, по подотчетным суммам не отчиталась, денежные средства в кассу предприятия не вернула.
Срок исковой давности по подотчетным суммам, которые сотрудник не вернул, ООО «Ярило» начало отсчитывать по окончании срока, на который были выданы деньги, — с 8 июня 2011 года.
8 июня 2014 года ООО «Ярило» закончит отсчитывать срок исковой давности при отсутствии причин для его прерывания.
Согласно ст. 139 ТК РФ, заработная плата представляет собой сумму оплату труда, предусмотренную трудовым соглашением и нормативными актами работодателя (например, положением об оплате труда, коллективным договором, положением о премирование и др.). Однако, что собой представляют удержания из зарплаты в законе не говорится.
Исходя из норм трудового и налогового права, а также закона о соцобеспечении, можно сделать вывод, что под удержанием понимают сумму, вычитаемую из заработной платы на законных основаниях. В конечном итоге работнику на руки выдается меньшая сумма, чем это предусматривается в документах.
К обязательным удержаниям из зарплаты относят:
- НДФЛ – налог на доходы физических лиц. НДФЛ работодатель удерживает с выплат работникам за труд, после чего перечисляет его в бюджет. Данный налог является первоочередным удержанием. Изначально работодатель уменьшает налог на НДФЛ и только после этого из оставшейся суммы все остальное. Но следует помнить, что существуют выплаты, с которых удержание НДФЛ не предусматривается (пособия, пенсии и др. в соответствии с 217 НК РФ).
- Удержания по исполнительным листам.
- Алименты, вычитаемые из заработной платы работника либо по решению суда, либо по соглашению между родителями, заверенному у нотариуса. Алименты удерживаются из тех выплат, которые остались после удержания НДФЛ.
В определенных случаях работодатель имеет право удерживать из зарплаты работников денежные средства, например (137 ТК РФ):
- если работник должен вернуть неотработанный аванс (который получить он не успел);
- если необходимо вернуть средства выданные в подотчет авансом, за которые работник не отчитался (например, на командировочные расходы);
- если при начислении заработной платы бухгалтером была допущена ошибка, либо работник подстроил переплату и есть тому доказательства;
- если работник отгулял отпуск больше положенного срока, но лишние дни отдыха не отработал.
Что касается первых трех пунктов из перечисленных выше, то работодатель вправе произвести удержание из зарплаты только в том случае, если не работник не возражает и с даты наступления указанного события прошло не более 1 месяца. В противном случае работодателю для того, чтобы произвести удержание, потребуется обратиться в суд.
В том случае, если работодатель удерживает излишне выплаченные отпускные, ему для начала необходимо выяснить, не попадает ли данный случай в перечень исключений, включенных в . Денежные средства не получится вернуть в следующих ситуациях:
- работнику по медпоказаниям предписано поменять работу, однако от перевода он отказался, либо работодатель не смог предложить ему другое место;
- если в отпуск уходил руководитель (его заместители или главбух), после чего уволились в результате смены собственника организации;
- работник признан нетрудоспособным;
- ликвидации организации;
- сокращении штата;
- призыва работника на службу;
- смерти работника;
- незаконном увольнении;
- форс-мажорных ситуациях.
В 2020 году лимиты выдачи в подотчет денежных средств не установлены в законодательстве, максимальную сумму подотчетных определяет руководитель компании. Сколько можно выдавать в подотчет, он указывает на заявлении работника или в приказе.
Но прежде чем выдать подотчет, вспомните о предельном размере расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке не применяется при выдаче подотчетных сумм сотруднику.
Однако это ограничение действует при расчетах с другими организациями или предпринимателями (п. 5 и 6 Указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У). Поэтому при оплате товаров, работ, услуг от лица организации сотрудник должен его соблюдать.
Если лимит будет нарушен, налоговики могут оштрафовать организацию.
Инспекторы могут установить нарушение этого правила при проверке авансовых отчетов сотрудников, а именно кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему. Сумма штрафа для организации в этом случае может составить от 40 000 до 50 000 руб. Помимо этого инспекторы вправе оштрафовать руководителя на сумму от 4000 до 5000 руб.
Наиболее привычный способ выплатить аванс на хознужды или командировку — выдача денег в подотчет из кассы. Еще один способ — выдача корпоративной банковской карты. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций. Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной.
Кроме того, в 2020 подотченые деньги году разрешили перечислять на зарплатную карту работника. Но тогда реквизиты зарплатной карты, на которую будете отправлять деньги, отразите в приказе директора. Либо пусть сотрудник напишет их в заявлении на подотчет.
Чтобы налоговики не решили, что вы отправили сотруднику зарплату, и не потребовали НДФЛ с подотчетных сумм в 2020 году, заполните платежку особым образом. В поле 24 «Назначение платежа» уточните, что перечисленные деньги являются подотчетными. Например, можно делать такие записи: аванс на оплату командировочных расходов, аванс на хозяйственные нужды и т. д.
Часто можно услышать такую историю. Директор придумал, как не платить со своей зарплаты НДФЛ. В трудовом договоре он установил себе минимальную оплату труда, а все оставшиеся деньги просит проводить как выдачу под отчет. Ведь налог с этих сумм удерживать не нужно. Возвращать деньги он не намерен. Но это рискованно – можно нарваться на пени и штрафы.
Чтобы выдать подотчет в 2020 году, оформляют любой из двух документов (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У):
- распорядительный документ руководителя. Например, приказ или распоряжение;
- заявление работника с визой руководителя.
Значит, можете больше не собирать заявления о выдаче подотчетных с каждого работника. Правила разрешают заменять заявления приказами или распоряжениями директора. Это удобно в трех ситуациях.
Первая — бывает, что получить подпись на приказе проще, чем заявление. К примеру, если деньги берет сам директор. Вторая — если в один день подотчетные получают несколько сотрудников.
Третья причина — сотрудник каждый месяц получает одну и ту же сумму.
Расходы превысили выданный подотчет. При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано. Если перерасход обоснован, то организация должна его возместить.
Возмещаемые подотчетному лицу суммы — это не вознаграждение за выполненное задание, а компенсация понесенных им расходов. Эти суммы выплачены сотруднику не в счет оплаты труда.
Кроме того, они не приносят сотруднику экономической выгоды (дохода). Поэтому независимо от применяемой системы налогообложения выплаченные подотчетному лицу деньги не облагаются ни НДФЛ, ни взносами.
Конечно, если есть подтверждающие документы.
Подотчет потрачен не весь. Теперь обратная ситуация — работнику выдали больше денег, чем он потратил.
Если неизрасходованный подотчет в 2020 году сотрудник не вернул в срок, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель организации должен издать приказ о взыскании в произвольной форме.
Оформить приказ нужно не позже чем через один месяц со дня окончания срока, установленного для отчета сотрудника.
Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Когда истечет срок, не позднее которого сотрудник должен был отчитаться или вернуть полученные под отчет деньги, в бухучете придется отразить недостачу материальных ценностей.
Работник потратил собственные деньги. И еще одна возможная на практике ситуация. Работник потратил собственные деньги. На практике может возникнуть вопрос – как провести такую покупку и оформить документы?
Сразу скажем, что сотрудник может не оформлять авансовый отчет. Ведь по общему правилу этот документ составляют работники, которые предварительно получили деньги на нужды компании. То есть отчет нужен, чтобы сотрудник показал, на что он израсходовал деньги предприятия. А если компания работнику ничего не выдавала, то и отчитываться не за что.
В данной ситуации от сотрудника потребуется другой документ — заявление о компенсации расходов. К нему работник должен приложить оправдательные документы: кассовые чеки, накладные, бланки строгой отчетности, проездные документы и т. д. В заявлении сотруднику необходимо указать, какие товары, материалы или услуги он оплатил за свой счет, а также их стоимость по документам.
Для целей налогообложения операцию по передаче подотчета 2020 рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.
До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль.
Центробанк прописал, на какие нужды разрешено расходовать наличку. Есть ряд организаций, которым разрешено работать без ККТ. Но большая часть компаний все же сталкивается с «живыми» начислениями, даже если они не ведут торговлю за нал. Для начала возникает логичный вопрос: «Откуда берется наличка в кассе?».
Так вот, это:
- выручка;
- средства с расчетного счета;
- различные возвраты (авансы, займы).
Вот вроде рубли есть, а тратить их куда захочется нельзя. Тут есть несколько правил.
Поступления из этих источников тратятся только на зарплату, пособия, приобретение товаров, возврат денег, например, недовольным клиентам.
С выручкой все очень строго. При расчетах с разными ООО, ИП, ФЛ по:
- договорам аренды недвижимости;
- операциям с ЦБ;
- выдаче/возврату кредитов.
Все это оплачивается только с расчетного счета. Из выручки брать деньги на эти цели запрещено.
Например, арендовать машину можно, оплатив расход из выручки. Это движимое имущество. А вот чтобы снять помещение, нужны средства с расчетного счета, так как нецелевое расходование карается законом. Нераспределенная прибыль в этот список, как видите, не входит.
Порядок выдачи денежных средств под отчет
Выдача работнику денег на командировочные, хозяйственные и прочие расходы, связанные с осуществлением деятельности компании является обычной практикой. Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.14г. №3210-У.
Для минимизации наличного денежного оборота, в том числе, переводятся в безналичную форму расчеты с сотрудниками. Возможность использования банковских карт сотрудников, в том числе зарплатных, для расчетов по подотчетным суммам МинФин подтвердил еще в 2013 году в Письме № 02-03-10/37209.
Достаточно часто возникает вопрос: если возможно перечисление денег под отчет на банковскую карту работника, то возможен ли возврат подотчетных сумм на расчетный счет предприятия?
Сотрудник должен вернуть полученные суммы на командировочные или хозяйственные расходы, которые не были им израсходованы, в следующие сроки:
- в день истечения срока, на который были выданы денежные средства;
- в первый день выхода на работу после окончания командировки, отпуска, болезни и т.д., если окончание срока, на который были выданы деньги под отчет, приходится на эти периоды.
Российское законодательство не содержит каких-либо разъяснений о том, как может работник возвратить деньги, полученные под отчет: осуществив возврат подотчетных сумм в кассу или безналичным переводом. Приказ МинФина № 94н разрешает корреспонденцию счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по возврату денежных средств со счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета». Таким образом, возврат на расчетный счет возможен, а в случае, если в организации работа с наличными сведена минимуму или вовсе отсутствует, является единственно возможным вариантом.
Выдача денег под отчет не приводит к возникновению расходов у организации, как общей, так и специальной системы налогообложения (УСНО и ЕНВД). Это следует из пункта 14 статьи 270, пункта 3 статьи 273, пункта 2 статьи 346.17, пункта 1 статьи 346.29 Налогового кодекса.
Возвращенные неизрасходованные подотчетные суммы не увеличивают налогооблагаемые доходы, как при расчете налога на прибыль, так и единого налога при УСНО или ЕНВД. Ведь подотчетные суммы в собственность сотрудника не переходят, а являются его дебиторской задолженностью, пока он не отчитается по ним и не вернет неиспользованные суммы. Основание — статьи 41 и 346.29 Налогового кодекса.
Безнадежная дебиторская задолженность в налоговом учете подлежит списанию на внереализационные расходы. В случае создания резерва по сомнительным долгам на внереализационные расходы следует списать суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств созданного резерва (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Так поступать может организация на общей системе налогообложения.
Обратите внимание, что истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. Для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности. Об этом говорится в письме Минфина России от 15 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/589.
Организация, которая применяет УСНО, независимо от выбранного объекта налогообложения, на сумму списанной безнадежной дебиторской задолженности не вправе уменьшить базу по единому налогу (письмо Минфина России от 13 ноября 2007 г. № 03-11-04/2/274).
Сумма списанной безнадежной дебиторской задолженности не имеет значения и для организаций, уплачивающих ЕНВД. Это следует из пункта 1 статьи 346.29 Налогового кодекса.
При увольнении работника и наличии у него задолженности в виде ранее выданного аванса организация признается на основании статьи 226 Налогового кодекса налоговым агентом по НДФЛ и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога в бюджет.
Организация должна принять все предусмотренные законодательством меры для возвращения денежных средств, выданных работнику под отчет. Если это оказалось невозможным в связи, например, с истечением срока исковой давности или если организация приняла решение о прощении долга работника, то датой получения бывшим работником организации дохода в виде невозвращенных сумм, выданных под отчет, будет дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.
В соответствии с пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.
Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 24 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/610.
Практическая энциклопедия бухгалтера
Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.
Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает
Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.
В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:
- Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
- Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.
Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.
Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.
Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен?
В день их получения.
Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).
Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.
Пример расчета срока, в течение которого сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды
8 апреля секретарь Е.В. Иванова получила деньги на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Она выполнила задание, израсходовав не всю сумму, полученную под отчет.
В организации не установлен срок, на который сотрудники получают подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Поэтому не позднее 8 апреля Иванова должна сдать авансовый отчет.
Ситуация: с какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы?
Как вернуть денежные средства за неоказанные услуги
Для начала
Нужно осмысленно выбрать то правовое основание, по которому вы будете требовать возврата денег за неоказанную услугу.
Про самые часто встречающиеся 2 основания мы рассказали выше.
Если вы не уверены на 100%
какое основание выбрать – лучше посоветуйтесь с нами.
После того, как вы определились
с тем, по какому законному основанию вы будете возвращать денежные средства, вам нужно, в зависимости от такого основания, составить претензию (требование) к исполнителю или отказ от договора оказания услуг с требованием о возврате денег.
Скачайте нужный вам образец претензии ниже
После составления претензии (отказа), его нужно вручить (отправить) исполнителю.
Здесь действуют стандартные правила:
Как правильно написать и вручить (отправить) претензию читайте здесь.
С момента вручения
Вашей претензии (отказа) или получения исполнителем почтового отправления отсчитайте 10 календарных дней.
Если в этот срок
вам не вернули денежные средства – переходите к следующему этапу
Обратите внимание,
что если ваше почтовое отправление не было получено адресатом по одной из следующих причин:
- возврат письма за истечением срока хранения
- адресат отказался получать письмо
- адресат не находится по адресу
- любая иная причина
то в этом случае не нужно пытаться во что бы то ни стало вручить письмо исполнителю, разыскивать его, обращаться в полицию или прокуратуру и совершать прочие бесполезные действия.
Оформляем инструкцию для подотчетников
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 15 апреля 2016 г.
Н.А. Мацепуро, юрист Упомянутые в статье Указания ЦБ можно найти:
Бухгалтер, как никто, знает, что в первичных документах, подтверждающих расходы организации, должен быть полный порядок. Поэтому важно, чтобы подотчетные лица, купившие для организации какие-либо товары (работы, услуги), принесли в бухгалтерию правильно оформленную первичку. Для этого подотчетникам нужно объяснить, как проверить бумаги еще при их получении. Удобнее всего — снабдить таких сотрудников специальной инструкцией, в которой будут указаны не только требования к первичным документам, но и порядок получения денег в кассе или на карту, сроки отчета по ним и иная полезная для подотчетников информация. Такая инструкция — это локальный нормативный акт. Соответственно, нужно утвердить ее у руководителя и ознакомить с ней всех работников, которым выдают подотчетные суммы.
Приведем образец такой инструкции. Вам останется лишь адаптировать ее под себя.
Как не допустить ошибки в расчетах с подотчетными лицами
С 1 июля 2019 года действуют новые правила для подотчетных лиц и оформления подотчетных документов. Это связано с изменениями в формировании чеков ККТ — в них появились дополнительные реквизиты. Также вышли из оборота типографские формы бланков строгой отчетности.
Все наличные денежные обращения в РФ регламентируются двумя указаниями Банка России 2013 и 2014 года. И если Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У имеет всеобъемлющий характер и регламентирует наличные денежные обращения на всей территории РФ, то Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У является, по сути, регламентом кассовой дисциплины на предприятиях. Именно этот нормативный акт устанавливает порядок расчетов с подотчетными лицами. И в нем появились новшества, которые сильно повлияли на представление о подотчетных суммах.
Как выдаются подотчетные средства
Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил.
Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства.
Однако последняя редакция Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У подобный приказ сделала необязательным. Поэтому сегодня приказа в компании может и не быть. Но вместо него под каждую выдачу оформляется внутренний нормативный акт.
Таким образом, если сотрудник желает получить деньги под отчет, он должен написать заявление (в любой форме) на имя руководителя. В ряде организаций, в частности в силовых структурах, вместо заявления используется служебная записка, рапорт и другие варианты. И теперь бухгалтер работает не с приказом, а с заявлением, в котором руководитель решает, можно ли выделить сумму на определенный срок конкретному сотруднику или нет.
Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы?
Что делать, если работник, не возвращает денежные средства, полученные под отчет на определенный срок? Необходимо выяснить, в полном ли объеме израсходованы работником подотчетные суммы на соответствующие цели. Потребуйте в письменном виде предоставления соответствующей информации и подтверждающие документы.
- Если денежные средства не израсходованы в полном объеме, необходимо выяснить, намерен ли работник вернуть подотчетные суммы. В письменном виде затребуйте у работника объяснения о том, намерен ли он возвращать подотчетные средства, которые не использованы. В письме укажите срок для предоставления объяснений.
- Если работник не намерен возвращать соответствующие подотчетные суммы, выяснить у него, согласен ли он на удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы. Если согласен – получите письменное согласие.
- Если работник не согласен с задолженностью перед работодателем по подотчетным суммам, в этом случае следует обратиться за судебной защитой своих прав.
Удержание подотчетных сумм из заработной платы
При получении денег в подотчет работник предприятия обязуется представить документы, подтверждающие факт расходования денег, и вернуть неиспользованные суммы.
На составление отчета и передачу его в бухгалтерию отводится 3 рабочих дня после возвращения из командировки или окончания периода пользования подотчетными средствами.
Если ответственное лицо не отчиталось в срок при помощи авансового отчета или не вернуло остаток авансовых средств, работодатель может взыскать выданные деньги несколькими способами.
Вопрос: Как отражается в учете удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной для оплаты командировочных расходов?
Работник вернулся из командировки и в установленный срок представил авансовый отчет, согласно которому остаток неизрасходованной подотчетной суммы (аванса), ранее выданной работнику наличными денежными средствами из кассы, составил 5 500 руб.
Окончательный расчет по авансовому отчету в установленный срок работником не произведен. На основании приказа руководителя и с письменного согласия работника невозвращенная подотчетная сумма удерживается из начисленной работнику заработной платы. Доходы и расходы учитываются для целей налогообложения методом начисления.
Операции, связанные с начислением и выплатой работнику заработной платы, из которой производится удержание, в данной консультации не рассматриваются.
Посмотреть ответ
Когда оформляется авансовый отчет
Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.
Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.
Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте .
Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.
Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.
Возмещение расходов по командировке
Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.
В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.
Скачать форму отчета вы можете у нас на сайте — см. .