Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Суточные в 2023 году: что нужно знать бухгалтеру». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль суточные, если сотрудник отправлен в однодневную командировку по России?
Да, можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией.
Перечень расходов на командировки, которые можно учесть при налогообложении прибыли, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:
- расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- расходы на наем жилого помещения;
- суточные или полевое довольствие;
- расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи и сборы.
НДФЛ с командировочных расходов в 2021 году
Командировочные расходы, понесенные при осуществлении обычной деятельности организации, признаются расходами по обычным видам деятельности и отражаются в учете на дату утверждения авансового отчета работника. До этого момента суточные, выданные авансом, отражаются как дебиторская задолженность работника (п. п. 5, 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, далее — ПБУ 10/99).
По общему правилу аванс, выданный в иностранной валюте, пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату выдачи. В дальнейшем задолженность работника по подотчетной сумме в связи с изменением курса евро не пересчитывается. Соответственно расход в виде суточных признается в той же сумме (п. п. 4, 5, 6, 9, 10 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утвержденного приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154).
Пример
. Учет суточных в иностранной валюте.
Работник управленческого аппарата получил суточные на четыре дня загранкомандировки в общей сумме 400 долларов США. Курс Банка России составил (условно):
- на дату выдачи валюты работнику — 58 руб./долл. США;
- на последний день месяца утверждения авансового отчета — 59 руб./долл. США.
Рублевая сумма суточных для целей удержания НДФЛ составляет 23 600 рублей (100 долл. США х 4 дн. х 59 руб.). Не облагаются НДФЛ суточные в сумме 10 000 рублей (2500 руб. х 4 дн.), облагаются НДФЛ – в сумме 13 600 рублей (23 600 руб. – 10 000 руб.), а налог составляет 1768 руб. (13 600 руб. х 13%).
Даты и последние изменения
Для того чтобы отразить сумму суточных, превышающих установленный порог, в отчете по форме 6-НДФЛ уточняются даты для перерасчета. Они указываются во втором разделе документа.
Под датой получения фактического дохода подразумевают последний день того месяца, когда утвердились авансовые платежи по возвращению работника из командировки. Эта дата отражается в строчке 100.
С момента наступления 2019 года официально прекратилось действие закона, который касался страховых взносов. Вместо него появился раздел 32 в Налоговом кодексе Российской Федерации. В нем сказано, что работодатели теперь не могут самостоятельно формировать сумму суточных издержек на сотрудника.
В статье 422 установлен обновленный порядок, согласно которому теперь суточные подвергаются обложению страховыми взносами, если они превысили допустимый для НДФЛ лимит. Его размер зависит от того, был ли сотрудник послан в командировку на территории Российской Федерации или же заграницу.
Статья 422. Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами
Сверхнормативные суточные в 6-НДФЛ облагаются страховыми взносами без изменений, для однодневных командировок они не предусмотрены.
- Суточные для командированных сотрудников исчисляются с учетом предельных норм, установленных НК РФ, 700 и 2500 рублей в сутки соответственно для внутренних и зарубежных поездок.
- В ЛНА коммерческой фирмы могут прописываться любые суточные, но сверхнормативные суммы облагаются НДФЛ и взносами, кроме взносов «на травматизм».
- По налогу на прибыль и при системе НО «доходы минус расходы» суточные берутся полностью в налоговую базу.
- Командированный на один день, без выезда за рубеж, может не получить суточные, если иное не прописано в ЛНА. Облагать ли такую выплату НДФЛ, вопрос спорный – налоговая служба отвечает на него положительно, тогда как судебные органы обложение считают противозаконным. Норматив суточных однодневных зарубежных поездок установлен 50%, эти суммы нужно выплачивать.
- Суточные работнику перед поездкой должны быть авансированы, а после предоставления им авансового отчета и подтверждающих документов — пересчитаны до фактических значений.
- Расчеты с работником корректируются в сторону доплаты или возврата выданного излишка средств. Расходы признаются на день утверждения авансового отчета.
- Суточные для работников бюджетной, муниципальной сферы выдаются с учетом нормативных документов и актов соответствующих властных структур.
Как облагаются НДФЛ командировочные выплаты
При решении вопроса о том, как облагать НДФЛ такие выплаты, сначала нужно определить, облагаются ли они. Как правило, это зависит от того, превышены ли нормы расходов и есть ли подтверждающие документы. Например, если сотрудник документально подтвердил расходы на наем жилья, то их компенсация вообще не облагается НДФЛ.
А вот если документов нет, то, решая вопрос, «облагать или нет», вы должны определить, превышены ли нормы компенсации расходов на наем жилья, которые установлены в законе.
Рассчитать налог нужно в последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке, удержать — при ближайшей выплате сотруднику дохода (к примеру, зарплаты), а перечислить — не позднее рабочего дня, следующего за днем такой выплаты.
Отметим, что свои особенности есть при компенсации расходов по загранкомандировке, а также командированного дистанционного работника.
Даты для сверхнормативных суточных
Для отражения величины сверхнормативных суточных в форме 6-НДФЛ необходимо определиться с датами, которые будут указаны в Разделе 2 Расчета.
Датой удержания налога (строка 110) будет являться дата фактической выплаты дохода, из которой НДФЛ был удержан (п. 4 ст. 226 НК РФ). Важно иметь в виду, что эта дата не может быть раньше последнего числа месяца, ведь НДФЛ не может быть удержан, если доход не получен. А раз доход получен в последний день месяца, то и удержан НДФЛ может быть при ближайшей выплате дохода, произведенной в последний день месяца или позднее (Письмо ФНС от 29.04.2016 № БС-4-11/7893).
Соответственно и перечислен НДФЛ со сверхнормативных суточных должен быть не позднее рабочего дня, следующего за днем, когда НДФЛ с суточных был удержан.
Нужны подтверждающие документы
По мнению Минфина, возмещение работнику стоимости проезда в отсутствие билетов подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918). Однако для подтверждения расходов на проезд могут быть использованы и другие документы (например, справка от перевозчика).
Оплата работнику расходов по найму жилого помещения в месте командировки не облагается НДФЛ в полной сумме при наличии подтверждающих расходы документов. При проживании в гостинице это может быть чек ККТ, БСО. Если же работник арендовал квартиру, то – договор аренды и платежный документ (к примеру, чек ККТ или расписка).
Если подтверждающих документов у работника нет, то освобождается от налогообложения возмещение в сумме не более 700 руб. в день, если командировка была по России, и не более 2500 руб. в день, если командировка была за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суммы превышения должны облагаться НДФЛ.
НДФЛ с суточных в 2020 году
Суточные не облагаются НДФЛ в пределах 700 руб. в день, если работник направлен в командировку по России, и в пределах 2500 руб. в день, если направлен за границу РФ.
Если суточные выше норм, с суммы превышения нужно удержать НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Для этого рассчитайте:
- сумму превышения фактически выплаченных суточных над нормами;
- сумму НДФЛ, применив соответствующую ставку (13% – для резидентов или 30% – для нерезидентов (п. п. 1, 3 ст. 224 НК РФ)). Сделать это нужно на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет по командировке (пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ). Удержать исчисленный налог нужно при ближайшей выплате сотруднику дохода, например зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Срок уплаты НДФЛ с суточных – не позднее рабочего дня, следующего за днем такой выплаты (п. 6 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ).
Суточные в расчете по страховым взносам 2021
Многие бухгалтеры задаются вопросом, правильно ли отражение суточных в расчете по страховым взносам? Налоговики дали официальное разъяснение, что включать в расчет по СВ следует не только СР, но и все суммы командировочных расходов.
Так, при заполнении отчета укажите всю сумму, которая была начислена командированному сотруднику. Не забудьте включить оплату проезда, проживания и прочие траты. Командировочные расходы внесите в строку 030 подраздела под номером 1.1 приложения № 1 к разделу № 1 отчета по СВ.
Сумма, которая не подлежит налогообложению, указывается в строке 040 подраздела 1.1, приложения № 1 первого раздела.
Следовательно, в строке 050 будет указана налогооблагаемая разница.
Характеристика сверхнормативных суточных в 6-НДФЛ
При отправлении работника в командировку бухгалтерский отдел компании, в которой он работает, должен правильно рассчитать суточные за все время отсутствия сотрудника.
Размер суточных, период их выплаты, необходимые подсчеты доходов сотрудников, которые они получают от командировки, страховые взносы – все это однозначные цифры, которые должны быть точно и аккуратно подсчитаны. За незнание этих вопросов работодатель может быть привлечен к ответственности.
Согласно Налоговому кодексу РФ, компенсационные выплаты не облагаются соответствующим доходом, если они связаны с оплатой расходов на командировку и не выходят за пределы установленного размера.
Суточные, сумма которых выше нормативов, подвергаются налогообложению. Поэтому в налоговой декларации необходимо указывать их размер и сумму удержанного налога. Важно знать, что в Расчете указывается только ту величину суточных, которая превышает 700 рублей в сутки для внутрироссийской командировки и 2500 рублей в сутки для заграничных.
Перечисление НДФЛ должно осуществляться в следующий рабочий день после удержания налога.
| Кодекс | Информация о сверхнормативных суточных |
| Трудовой кодекс | 1. Согласно ст. 168, работодатель обязан возместить расходы сотрудника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. 2. Работодатель может самостоятельно определять размер суточных, фиксируя его в местном нормативном акте либо в коллективном договоре. 3. Командировкой является работа, осуществляемая сотрудником на протяжении установленного периода вне места работы и предусматривающая проживание в удаленном от постоянного жилья месте. Если работа официально предусматривает выездную деятельность, то такая поездка не считается командировкой. При этом, находясь в командировке, сотрудник не может потерять установленную зарплату либо лишиться рабочего места: условия его работы должны сохраниться на протяжении всего периода командировки. |
| Налоговый кодекс | 1. Суточные, которые превышают установленную Правительством норму, не делают базу налога на прибыль меньше (ст. 264). 2. Статья №217 ограничивает размер выплачиваемых в пользу сотрудника суточных, которые не облагаются налогом. 3. От обложения налогом полностью освобождаются установленные местным, краевым, районным, федеральным законодательствами компенсационные выплаты, сумма которых не превышает установленных законом норм (ст. 217). 4. В статье №226 указан порядок удержания НДФЛ с суточных, которого рекомендуется придерживаться бухгалтеру. |
Кроме этого, важно обратиться к двум постановлениям Правительства РФ, которые затрагивают вопрос суточных. Первое из них, №93, содержит информацию о норме выплачиваемых суточных и некоторых их особенностях. Второе, №729 включает размеры возмещения командировочных затрат в рамках бюджетных организаций.
Взносы при ненадлежащем документальном подтверждении расходов
Не только отсутствие авансового отчета может послужить основанием для начисления взносов на сумму командировочных расходов, но и оформленные неправильно или отсутствующие подтверждающие документы.
Прямое указание на необходимость документального подтверждения командировочных расходов содержится в п. 2 ст. 422 НК РФ, где приведен список не облагаемых взносами сумм.
В налоговом законодательстве нет конкретного списка подтверждающих документов, которыми можно подтвердить командировочные расходы. При этом Минфин неоднократно напоминал, что подтверждающие документы оформляются в соответствии с законодательством РФ при командировках по нашей стране или составляются по обычаям делового оборота при загранкомандировках.
Обосновать командировочные расходы можно также документами, косвенно подтверждающими расход, в т. ч. приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе.
Из подтверждающих документов должно быть понятно, какие расходы были произведены (письма Минфина от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72905, от 20.08.2019 № 03-01-15/63722).
Когда к авансовому отчету по командировке сотрудник прилагает кассовые чеки и БСО, расходы они не подтвердят, если в них нет реквизитов, указанных в п. 1 и п. 6.1 ст. 4.7 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. При отсутствии в чеке QR-кода расходы не признаются надлежащим образом документально подтвержденными (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500).
Суточными законодательство называет расходы направленных в командировку сотрудников, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
Размер суточных в коммерческих компаниях закрепляется во внутренних локальных актах. Страховыми взносами не облагаются суточные в размере 700 руб./сут. при командировках по России и 2 500 руб. /сут. при загранкомандировках (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Всё, что выплачено сверх указанных лимитов, облагается страховыми взносами. Это правило не затрагивает только взносы на травматизм. Ими не облагаются суточные в том размере, который работодатель прописал в локальном акте.
Покажем на примере, как начислить страховые взносы на командировочные сверх нормы в 2021 году:
Сотрудникам ООО «Транспортная логистика» выплачивают суточные по отечественным командировкам в размере 1 350 руб./сут. Эта сумма закреплена в коллективном договоре.
В марте 2021 года менеджер Ильин А. А. находился в служебной командировке в Калуге 5 дней. Ему выплатили суточные в размере 6 750 руб. (5 сут. × 1 350 руб./сут.).
При этом суточные в целях исчисления взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование бухгалтер поделил на две части:
- не облагаемые взносами в размере 3 500 руб. (5 сут. × 700 руб./сут.);
- облагаемые взносами 3 250 руб. (6 750 руб. ─ 3 500 руб.) или (5 сут. × (1 350 руб./сут. ─ 700 руб./сут.)).
Дополнительные услуги в поезде
Стоимость проезда к месту командировки и обратно может включать стоимость сервисного обслуживания. Например, при приобретении билета в вагон повышенной комфортности в поездах дальнего следования (п. 33 Правил оказания услуг, утв. постановлением Правительства РФ от 02.03.2005 № 111).
Состав комплекса услуг определяется перевозчиком. В каждом поезде с учетом графика движения и продолжительности нахождения пассажиров в пути следования он может различаться. К числу платных услуг относятся: предоставление гарантированного питания, печатной продукции, наборов предметов санитарно-гигиенического назначения (приказ Минтранса от 09.07.2007 № 89).
Компенсация стоимости платных сервисных услуг, включенных в стоимость билета, в базу по взносам не включается, так как стоимость таких услуг формирует единую стоимость проезда в поезде (письмо Минфина от 07.08.2017 № 03-04-06/50386).
Суточные в расчете по страховым взносам 2019
Многие бухгалтеры задаются вопросом, правильно ли отражение суточных в расчете по страховым взносам? Налоговики дали официальное разъяснение, что включать в расчет по СВ следует не только СР, но и все суммы командировочных расходов.
Так, при заполнении отчета укажите всю сумму, которая была начислена командированному сотруднику. Не забудьте включить оплату проезда, проживания и прочие траты. Командировочные расходы внесите в строку 030 подраздела под номером 1.1 приложения № 1 к разделу № 1 отчета по СВ.
Это важно знать: Увеличивает ли экономический рост доходы от налогообложения
Сумма, которая не подлежит налогообложению, указывается в строке 040 подраздела 1.1, приложения № 1 первого раздела.
Следовательно, в строке 050 будет указана налогооблагаемая разница.
Как рассчитываются суточные. Норма суточных выплат по закону
При возникновении однодневных командировок компенсационные выплаты сотрудникам не считаются суточными. Такие затраты следует отнести к иным расходам (ст. 168 ТК РФ). Однако облагаются НДФЛ подобные компенсационные выплаты по тем же нормам – 700 руб. по РФ, и свыше 2 500 руб. – за территорией РФ. Это подтверждают чиновники («Минфин рассказал, как облагать НДФЛ ”однодневные” суточные»).
В некоторых случаях командировочные поездки происходят на территории одного населенного пункта. При выезде работника за пределы оговоренного в трудовом договоре рабочего места в обособленные подразделения организации или головное отделение поездка также считается командировкой (п. 3 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). При этом поездки не должны носить постоянный характер, и деятельность работника не может быть связана с разъездным графиком.
Об особенностях обложения НДФЛ выплат за разъездной характер работы читайте в материале «Выплаты разъездным работникам: когда можно не удерживать НДФЛ?».
При однодневной командировке за пределы государства выплата суточных положена в размере 50% от нормы расходов за пределами РФ (п. 20 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Подобные суточные также не являются объектом налогообложения НДФЛ в общепринятых лимитах.
Направляя сотрудников в командировку по служебной необходимости, величину суточных выплат каждая организация вправе устанавливать на свое усмотрение. Сумма или порядок расчета компенсационных затрат должны быть закреплены локальными нормативными актами. Налог на доходы физических лиц удерживается с выплат работникам сверх установленных общероссийских норм, то есть с выплат более 700 руб. в сутки при командировках по России и с сумм, превышающих 2 500 руб., во время нахождения на территории иностранных государств.
О том, как суточные облагаются страховыми взносами, читайте в статье «Каковы страховые взносы на суточные?».
Суточные, выплаченные сверх установленного норматива, в 2019 году нужно включать в доход работника и заплатить с них НДФЛ.
Для начисления и уплаты страховых взносов суточные не нормировали до 1 января 2021 года. До этого момента действовал Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. С 1 января 2021 года нужно руководствоваться пунктом 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ.
| Сумма суточных выплат (норма) | Место командировки |
| 700 рублей | Территория РФ |
| 2500 рублей | Заграничная территория |
Соответственно, если, например, ежесуточная выплата на территории РФ составит 1000 рублей, то она будет облагаться налогом. Это происходит по той причине, что большая сумма уже считается частью дохода сотрудника (либо частью его заработной платы), поэтому и облагается установленным налогом в 13%.
Согласно действующему законодательству, суточные, размер которых указан в локальном нормативном акте или же коллективном договоре, не требуют обложения страховыми взносами. Объяснить это можно действием статьи Трудового кодекса № 168, которая предусматривает определение в указанных бумагах суммы возмещения расходов, которые могут быть связаны со служебными поездками.
Администрирование порядка расчетов, а также уплаты страховых взносов, исключая те, что производятся «на травматизм», с 2021 года осуществляется Федеральной налоговой службой. В результате такого изменения в Налоговом кодексе появилась новая глава № 34 «Страховые взносы».
НДФЛ с выплат при однодневных командировках
Когда руководитель направляет сотрудника своей организации в командировочную поездку для выполнения служебных дел, ему необходимо возместить все расходы, которые так или иначе были связаны с данным заданием. Например, следует вернуть денежные средства, которые работником были потрачены на оплату проживания на иной территории, то есть на расстоянии от места его проживания.
Как именно будут возвращаться деньги, ушедшие в расход при выездной поездке для выполнения задания по службе, решает локальный нормативный акт или коллективный договор. Но существует определенная норма. А что же делать с сверхнормативными суточными в 2018 году?
Получается, если компания выдает столько суточных, сколько изначально решила, страховые взносы переплачивать не нужно. От взносов освобождается вся сумма, если она не превышает утвержденной нормы.