Планирование ФОТ в бюджетном учреждении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Планирование ФОТ в бюджетном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Состав фонда оплаты труда

2. Что такое фонд заработной платы, и для чего он нужен

3. Что включает в себя фонд оплаты труда

4. Общая формула расчета

5. .1 Формы и системы оплаты труда

6. Формулы расчета фонда оплаты труда

7. Анализ и управление фондом оплаты труда

8. Регламент бюджета оплаты труда (заработой платы)

Любой предприниматель стремится сократить свои расходы, в том числе и за счет фондов зарплаты и оплаты труда. Конечно, можно урезать зарплаты, отменить компенсационные выплаты, убрать премиальные и т.д.

Состав фонда оплаты труда

Фонд оплаты труда представляет собой совокупность фонда заработной платы и всех других видов затрат на персонал. Включает в себя следующие категории:

премиальные;
«тринадцатую» зарплату;
больничный;
отпускные всех видов;
командировочные;
бонусы за стаж;
суммы за время, которое фактически не было отработано, но по закону подлежит оплате (например, простой);
доплаты за совместительство, за неурочное или сверхурочное время работы, за опасные или вредные условия труда и т.д.;
возмещение ущерба работника;
траты на обеспечение работника льготной или бесплатной форменной одеждой;
льготное рабочее время для трудоустроенных несовершеннолетних;
затраты на медосмотры;
социальные выплаты;
компенсационные средства (например, за питание, проезд к месту работы и др.)

В фонд оплаты труда не включаются:

годовые премии;
целевые платежи в пользу работников;
премии, выплаченные из спецфондов;
отдельные пенсионные надбавки;
возмещение путевок, проезда и т.д.;
подарки от фирмы;
дивиденды;
все виды материальной помощи.

Ключевое отличие фонда оплаты труда от фонда заработной платы — это состав выплат: в ФОТ учитывают все, что платят сотруднику, а в ФЗП включают только вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей. Единой формулы для исчисления показателей нет. Расчет зависит от конкретных выплат, которые закреплены в локальных нормативах предприятия.

Основанием для исчисления служат штатные расписания и фактические данные учета, отраженные в расчетных ведомостях и табелях отработанного времени. Для расчета следует установить конкретный интервал времени. Обычно расчетчики используют такие временные промежутки — час, день, месяц, год.

Вот как рассчитать фонд заработной платы как процент затрат на сотрудников:

ФЗП / расходы на служащих × 100 %.

Этот расчет позволяет определить долю зарплатных отчислений в составе совокупных затрат на персонал.

Оптимизация ФОТ требует тщательного плана. Поэтому финансово-экономический анализ хозяйственной деятельности нужно провести прежде всего. Он поможет понять, почему выросли затраты на сотрудников и «раздулся» штат.

Обязательному анализу следует подвергнуть штатное расписание. Кадровый аудит поможет выявить звенья в структуре персонала, которые работают неэффективно. Обратите внимание на численность административно-управленческого аппарата. Она не должна превышать 40% от общего числа работников компании, оказывающих услуги или занятых в производстве.

Часто причиной неэффективных трат ФОТ становятся плохая организация труда, простои, поломки, сверхурочные работ ы и соответствующие выплаты по ним. На структуру подобных затрат обязательно стоит обратить внимание и найти дополнительные резервы и пути, позволяющие сэкономить денежные средства.

Что такое фонд заработной платы, и для чего он нужен

Разберемся, что такое ФЗП — это совокупность затрат, направленных на оплату труда служащим, за определенный промежуток времени. Показатель учитывает не только денежные, но и натуральные поощрения. Компенсацию за питание в местной столовой, квартплату за сотрудника, возмещение расходов на топливо тоже включают в суммарную величину зарплаты.

Конкретного определения ФЗП нет. Общепринятая расшифровка ФЗП — фонд заработной платы. По правилам в зарплатный расчет включают все выплаты, напрямую связанные с вознаграждением работников за труд: начисления по окладам и тарифным ставкам, премии по результатам работы, компенсационные и стимулирующие надбавки и пр.

В локальных нормативах организации определено, кто устанавливает фонд заработной платы: расчетами занимается бухгалтер, а утверждает его руководитель. Для исчисления показателя понадобятся штатное расписание и регистры учета за год: расчетные ведомости, табели рабочего времени.

1. Объявить простой.

Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, оплачивается в размере не менее двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя (статья 157 ТК РФ).

2. Перевести сотрудников на дистанционную работу.

По соглашению сторон сотрудников, постоянное присутствие которых на рабочем месте не требуется, можно перевести на дистанционную работу (глава 49.1 ТК РФ). Это позволит уменьшить расходы на оплату труда, услуги ЖКХ, а возможно и отказаться от излишних арендуемых площадей.

3. Работать неполный день.

Сотрудников можно перевести на неполный рабочий день (ст. 93 ТК РФ), или предложить гибкий режим труда с введением суммированного учёта рабочего времени (ст. 104 ТК РФ).

4. Изменить организационные или технологические условия.

Такая мера (ст. 74 ТК РФ) добавит сотрудникам дополнительные обязанности, но при этом позволит сохранить ряд должностей.

5. Удалить невостребованные вакантные должности из штатного расписания.

Часто вакантные должности присутствуют в штатном расписании для того, чтобы только перераспределять фонд оплаты труда в пользу имеющихся сотрудников. Если в данный момент вы не ищете кандидата на вакантную должность, из штатного расписания её следует удалить.

6. Перейти на сдельную форму оплаты труда.

Сотруднику можно выплачивать зарплату не за фактически отработанное время, а за выполненную работу по утверждённым расценкам (если производственные условия и специфика работы позволяют сделать это (ч. 2 ст. 150 ТК РФ)).

7. Исключить нестимулирующие выплаты.

Речь идёт о ежемесячных доплатах за наличие высшего образования и выслуге лет. Как правило, такие доплаты не стимулируют сотрудника работать эффективнее. А между тем, средства можно распределить рациональнее.

8. Изменить систему выплат.

С сотрудниками можно попробовать договориться о сокращении заработной платы по соглашению сторон с целью сохранения рабочих мест. Премии можно и оставить, но «зашить» в мотивационную модель, выплачивая при достижении полезных для организации результатов.

Обратите внимание, что для того, чтобы ограничиться выплатой работникам только оклада, в локальном акте компании о порядке премирования сотрудников также обязательно нужно указать, что выплата премии является правом, а не обязанностью работодателя.

Важно! Проводить оптимизацию оплаты труда следует в строгом соответствии с законом и сложившейся судебной практикой. А весь процесс зафиксировать документально. В противном случае эффект экономии перекроют судебные издержки.

Что включает в себя фонд оплаты труда

В статьях расходов, которые должны быть включены в расчет фонда оплаты труда, также царит хаос. Причем не только в головах управленцев и финансистов, но и в источниках информации – книгах, статьях, профильных сайтах.

Объясняется это тем, что в законодательстве нет однозначного указания на то, какие расходы включать в понятие ФОТ, а какие нет. Опираться на накопленный компаниями опыт не получится, потому что опыт очень разнороден. Предприятия, которые ориентируются на так называемые «советские» методы управления, используют один перечень статей, «западники» другой.

Поэтому представим наглядно в таблице понятия ФЗП, ФОТ и затраты на персонал и перечень статей расходов. Отметим статьи:

которые однозначно должны быть включены в расчет, знаком «+»;
которых в расчете быть не должно, знаком «-«;
которым среди источников нет однозначной позиции, знаком «±»

Таблица. Чем отличаются ФЗП, ФОТ и затраты на персонал

№ пп	Статья расходов	ФЗП	ФОТ	Затраты на персонал
	Заработная плата, в т.ч. окладная и сдельная части	+	+	+
	Стимулирующие надбавки	+	+	+
	Доплата за совместительство и вынужденную работу на должностях, ниже оплачиваемых
	Премирование сотрудников на постоянной или периодической основе	+	+	+
	Компенсационные выплаты, связанные с режимом или условиями труда	+	+	+
	Вознаграждение в натуральной форме	+	+	+
	Комиссионное вознаграждение
	Оплата ежегодных и дополнительных отпусков, резервы под них		+	+
	Компенсации за неиспользованные отпуска		+	+
	Компенсации за вынужденный простой или больничный лист		+	+
	Затраты на бесплатно предоставляемые сотрудникам жилье, питание, проезд и прочее		±	+
	Оплата подарков		+	+
	Расходы на форменную одежду		±	+
	Оплата труда сторонних работников по договорам подряда		+	+
	Взносы на добровольное медицинское страхование и оплата медицинских услуг		+	+
	Выходные пособия		+	+
	Оплата занятий спортом и туристических путевок		±	+
	Компенсации за вред, причиненный на производстве		±	+
	Бонусы по итогам года		±	+
	Материальная помощь		±	+
	Дивиденды по акциям, выплаты по паям и пенсионным планам			+
	Взносы в негосударственные фонды на социальное страхование и пенсионное обеспечение			+
	Расходы на обучение персонала			+
	Расходы на командирование сотрудников			+
	Подбор, аттестация персонала			+

Проанализируйте таблицу, примите обоснованное решение о том, какие статьи расходов вы будете включать в понятие фонд оп��аты труда на вашем предприятии и зафиксируйте решение в корпоративных политиках. Тогда вы никогда не столкнетесь с ошибками и двойственным суждением в части полученных цифр по ФОТ.

Общая формула расчета

В законодательстве отсутствует универсальная формула, как рассчитать фонд оплаты труда — все зависит от его состава, определенного в организации. Обычно посчитать общую сумму несложно — достаточно все сложить. В плановом исчислении часто требуется определить затраты на финансирование работников для изготовления определенной партии товара. В этом случае определяют стоимость изготовления одной единицы и умножают на необходимое количество, добавляя премиальные и прочие надбавки. Формула выглядит так:

ФОТ = Стоимость одного изделия × количество изделий % премии.

В бухгалтерии применяется более точная формула расчета фонда оплаты труда, но она подходит для определения фактического по итогам определенного периода, а не планового ФОТ.

Он равен сумме кредита счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» с дебетом счетов учета прочих расходов (при условии, что расходы на выплаты работникам в них входят):

Так как кредит — это отрицательное значение, а дебет — положительное, получаются реальные затраты организации. Но как посчитать фонд оплаты труда, если требуется провести анализ работы организации, — применять усредненные и справочные показатели. В расчет берут:

Бухгалтерия рассчитывает фонд заработной платы в разрезе должностей на основе штатного расписания. Это суммарная величина, в которой учитываются все выплаты служащим предприятия: как штатным сотрудникам, так и совместителям.

Структура суммарного зарплатного показателя зависит от отраслевых и организационных особенностей предприятия. Зарплату начисляют и платят на основании локальных нормативов — коллективного договора, положений об оплате труда, о доплатах и надбавках, премировании. В этих актах фиксируются все компенсации, премии и поощрения, положенные работникам конкретного предприятия.

В обобщенном виде фонд заработной платы включает в себя такие выплаты:

Некоторые выплаты не включают в фонд заработной платы. Разовые премии, дивиденды, перечисления от специальных учреждений, материальная помощь и кредиты от работодателя не учитываются в составе суммарного зарплатного показателя.

Получение финансов за выполнение производственных обязанностей стимулирует тружеников участвовать в работе предприятия. Все начисления, из которых формируется зарплата, а также премиальные, компенсационные выплаты за время нахождения на больничном листе рабочим и служащим предприятия составляют фонд оплаты труда (ФОТ). Эта важная составляющая финансовых затрат предприятия, которая обязательно включается в себестоимость продукции.

Применяют данный фонд для планирования производства в будущей работе и для отчетности.

В связи с этим есть несколько периодов, за которые его рассчитывают:

год;
месяц;
квартал;
день;
час.

Давайте рассмотрим, каким образом нужно рассчитывать размер ФОТ за отдельные расчетные сроки и что нужно учитывать при этом.

Для формирования ФОТ требуются провести следующие мероприятия:

изучить штатное расписание, положение предприятия о зарплате, премировании, а также нормативные документы (Трудовой и Налоговый кодексы);
рассчитать численность персонала применительно к планируемому объему производства;
рассчитать ФОТ на основе полученных данных.

ВНИМАНИЕ! На предприятиях при формировании ФОТ руководствуются правилом экстраполяции, то есть ориентируются на прошлые результаты производства и размеры расходов на оплату труда.

Метод экстраполяции предполагает следующие шаги:

Анализируется фактический размер фонда за предыдущий год.
Разрабатываются мероприятия, направленные на оптимизацию показателя.
Изучаются факторы, способные повлиять на объем ФОТ.
По результатам проведенных исследований и расчетов вычисляется сумма ФОТ на планируемый год.

.1 Формы и системы оплаты труда

В современном понимании формы и системы оплаты труда можно определить как организационно-экономические механизмы соотнесения затрат и результатов труда работника с размером причитающейся ему заработной платы. Формы оплаты труда определяются как способы установления зависимости величины зарплаты работника от полученных результатов его труда в течение определенного времени, а системы оплаты труда — это, по существу, технология реализации этой зависимости.

Формы, системы и размер оплаты труда работников предприятий, премии, надбавки, а также другие виды доходов устанавливаются предприятием самостоятельно. Вопросы оплаты труда регулируются с помощью договоров (контрактов).

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации (далее — ТК) организации обязаны устанавливать величину заработной платы для каждого сотрудника не менее минимального размера оплаты труда (далее МРОТ).

Минимальный размер оплаты труда (МРОТ) — законодательно установленный минимум, применяемый для регулирования оплаты труда, а также для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности. МРОТ устанавливается в соответствии со статьей 133

Рисунок 1. — Структура МБОУ СОШ №27

В МБОУ СОШ №27 используется часовая оплата труда. Стоимость часа 67,50 (без районного коэффициента). Оклады используются для технического персонала.

Оклады заместителей устанавливаются на 10-20 процентов ниже оклада соответствующего руководителя, предусмотренного положением учреждения.

Оклады по должностям работников устанавливаются по положению и локальным актам школы.

Нагрузка учителей определяется тарификацией.

Тарификация составляется на учебный год 1 сентября и осуществляется:

для педагогических работников на основе требований тарифно-квалификационных характеристик по должностям работников, утверждаемых Министерством образования России по согласованию с Минтрудом России;

по должностям служащих на основе требований тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, утверждаемых Минтрудом России;

по профессиям рабочих на основе тарифно-квалификационных требований по общеотраслевым профессиям рабочих, утверждаемых Минтрудом России.

Лица (кроме педагогических работников), не имеющие специальной подготовки, но обладающие практическим опытом, могут быть назначены на соответствующие должности. Им может быть установлен разряд оплаты в пределах предусмотренного диапазона разрядов для данной должности так же, как и лицам, имеющим специальную подготовку и стаж работы на определенный срок. Срок для молодых специалистов составляет 2 года, а специалистам, вновь назначенным на должность, на 1 год.

Для правильного начисления оплаты труда работникам большое значение имеет учет отступлений от нормальных условий работы, которые требуют дополнительных затрат труда и оплачиваются дополнительно, в виде доплат и надбавок. Так в МБОУ СОШ №27 дополнительно оплачивается работа:

в ночное время, в выходные и праздничные дни (сторожам);

за вредные условия труда (уборщикам служебных помещений, поварам, учителям химии и информатики);

за работу с классами (классным руководителям);

за проверку тетрадей;

за руководство разными метод объединениями (школьными, городскими, психологическими);

за заведование кабинетами и мастерскими.

Кроме этого есть надбавки за квалификационную категорию и доплаты и надбавки стимулирующего характера.

С 1 декабря 2008 года изменились системы оплаты труда. В силу вступило постановление Правительства РФ №583 от 5 августа 2008 г. «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений».

2.2 Анализ состава, структуры и динамики расходов

на оплату труда

Тарифная система по каждой из отраслей бюджетной сферы складывается из трех частей:

— должностные оклады руководителей учреждений, дифференцированные по группам оплаты труда в зависимости от объема работ и специализации учреждений;

— должностные оклады специалистов и служащих, дифференцированные в зависимости от сложности, социальной значимости труда и квалификации работников;

тарифные ставки (оклады) рабочих в соответствии с разрядами, отнесение к которым будет осуществляться на основе действующих выпусков Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС).

Дифференциация размеров должностных окладов, тарифных ставок, ставок заработной платы по должностям руководителей, специалистов, служащих, профессиям рабочих предусматривается в зависимости от особенностей деятельности отдельных учреждений (сложности труда по видам учреждений), квалификации, сложности выполняемых работ, уровня образования, специального стажа.

Схемы разрабатываются по видам учреждений и организаций, входящим в отраслевую структуру. В этой связи осуществляется пересмотр отраслевой номенклатуры организаций и проводится их группировка по видам в зависимости от особенностей их деятельности и состава работников.

Отраслевые системы оплаты труда работников устанавливаются, как это предусмотрено статьями 135, 143, 144 Трудового кодекса Российской Федерации:

в государственных бюджетных учреждениях — коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами региональной власти;

в муниципальных учреждениях — коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами региональной власти и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Отраслевые системы предусматривают единые принципы оплаты труда работников бюджетной сферы на основе базовых фондов оплаты труда, утверждаемых по подведомственным государственным учреждениям руководителями исполнительных органов государственной власти, по муниципальным учреждениям — органами местного самоуправления.

Порядок введения отраслевых систем оплаты труда работников муниципальных учреждений предусматривается в правовых актах органов местного самоуправления, которые необходимо принять на основе вышеназванного постановления Губернатора.

В состав расходов на оплату труда входят:

заработная плата (Выплата за фактически выполненную работу при сдельной оплате труда и за проработанное время — при повременной оплате труда);

премирование (Выплаты стимулирующего характера за достижение определенных производственных показателей, иные достижения в работе, например: по итогам работы за определенный календарный период; за выполнение особо важной работы; за внедрение новой техники и технологии; за выполнение нормированных заданий; за экономию материальных ресурсов; за высокую квалификацию, профессиональное мастерство; за высокие достижения в труде);

гарантийные и компенсационные выплаты. Существуют также и другие поощрительные и компенсационные выплаты:

материальная помощь (выплачивается из фонда материального поощрения за счет прибыли в целях обеспечения социальных гарантий и благ для работников за счет предприятия в таких чрезвычайных или экстремальных ситуациях);

— вознаграждение за конечные результаты (выплачивается за выполнение годовых или квартальных планов отдельными структурными подразделениями или предприятия в целом);

— трудовые и социальные льготы (оплата дополнительно предоставленных по решению трудового коллектива (сверх предусмотренных законодательством) отпусков тем из них (в том числе женщинам), которые воспитывают детей; стоимости путевок на лечение и отдых или компенсаций, выданных вместо путевок; стоимости экскурсий и путешествий);

другие затраты, носящие индивидуальный характер (оплата квартирной платы и найма жилища, продовольственных и промышленных товаров, продуктовых заказов, проездных билетов, абонементов в группы здоровья, подписки на газеты и журналы, протезирования, всех видов страхования работников, доплата за использование личного транспорта и др.).

В соответствии с постановлением Правительства РФ №583 от 5 августа 2008 г. «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений» на основании решения общего собрания работников МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №27» фонд оплаты труда (далее ФОТ) работников состоит из базовой части и стимулирующей.

Составляющие части ФОТ определены в следующем процентном отношении:

фонд заработной платы — 10674200 руб. / год, что составляет — 100%;

— базовая часть — 8065115,8 руб. / год, что составляет — 75,6%;

— стимулирующая часть — 2609085 руб. / год, что составляет — 24,4%.

Размер стимулирующей части ФОТ, направляемой на стимулирование руководителей образовательных учреждений, устанавливается учредителем в объеме до 3%.

Денежные средства ФОТ, выделяемые на стимулирование руководителей и не использованные в течение финансового года, направляются на стимулирование педагогических работников образовательного учреждения.

Соотношение базовой части ФОТ (75,6%) устанавливается в следующем порядке:

доля базовой части ФОТ, направляемой на формирование заработной платы педагогического персонала равна 70%;

доля базовой части ФОТ, направляемой на формирование заработной платы административно-управленческого, учебно-вспомогательного и младшего обслуживающего персонала рассчитывается согласно штатного расписания учреждения и составляет 30%

Базовая часть ФОТ обеспечивает гарантированную заработную плату руководителей, заместителей руководителя, руководителей структурных подразделений, педагогических работников, осуществляющих образовательный процесс, учебно-вспомогательного персонала (воспитатели, педагоги-психологи, педагоги дополнительного образования, программисты, инженеры) и младшего обслуживающего персонала (лаборанты, дворники, уборщики служебных помещений, гардеробщицы).

Основная часть фонда оплаты труда обеспечивает гарантированную оплату труда педагогических работников, осуществляющих образовательный процесс, и начисляется на основе стоимости образовательного часа с учетом учебной нагрузки учителя.

Оклад = СЧ х Учебная нагрузка х Кф/Кср (1)

Стоимость одного образовательного часа (сч) определяется исходя из следующих расчетов:

. Расчет годового количества часов по учебному плану с учетом деления классов на группы — аудиторной нагрузки (АН).

Таблица 1. — Расчет годового количества часов

Класс	Кол-во классов в параллели	Недельная нагрузка на класс	Нагрузка на параллель	Кол-во учебных недель в году	Кол-во часов в учебном году
1	4	20	80	33	2640
2	4	32	128	34	4352
3	3	32	96	34	3264
4	3	32	96	34	3264
5	3	41	123	35	4505

Планирование фонда заработной платы является частью бизнес-планирования и позволяет заранее оценить предполагаемые расходы бизнеса на трудовые ресурсы.

Особенно актуально это в таких направлениях деятельности предприятия, где доля затрат на оплату труда составляют весомую часть себестоимости продукции. В компаниях, продающих услуги разного характера, эта доля может достигать 70% в общих затратах.

А в промышленности (металлургия, машиностроение, лесная промышленность и пр.) этот показатель находится в диапазоне 20 – 40%. Стоит также учитывать масштабы бизнеса, когда небольшие казалось бы проценты в абсолютных цифрах имеют очень увесистые значения.

При годовом показателе затрат на производство продукции, скажем, в 3 млрд. рублей, вы можете сами рассчитать 18% вес затрат на оплату труда.

Поэтому к планированию расходов на оплату труда стоит подойти вдумчиво и серьезно. Это первый шаг к тому, чтобы реально им управлять. Конечно, необходимо также проводить анализ фонда оплаты труда, но об этом можете прочитать в следующей статье.

Еще одна мысль, которую хочу донести: фонд заработной платы не является единственной статьей расходов, которые компания направляет на обеспечение трудовыми ресурсами. Всегда имеет смысл смотреть на совокупность затрат, включающих в себя всевозможные направления: социальная политика, культурно-массовые и спортивные мероприятия, оздоровление, все виды страхования персонала и пр.

Формулы расчета фонда оплаты труда

Самый сложный и актуальный вопрос касаемо ФОТ – это его сметный расчет или планирование на предстоящий месяц, год и т.д.

Сметный расчет понадобится вам для обоснования себестоимости строительно-монтажных работ, для заполнения форм КС-3 и для внутрифирменного механизма расчета себестоимости, если ваше предприятие реализует долгосрочные затратные услуги или работы.

Как рассчитать фонд оплаты труда? Обратимся к пошаговому алгоритму.

1. Проведите подготовительную работу, собрав необходимую для расчета информацию: штатное расписание, расчетные ведомости, Оборотно-сальдовую ведомость по 70 счету, корпоративные политики по оплате труда и материальному стимулированию работников, политики KPI, табели учета рабочего времени. Все документы должны быть собраны и действовать за интересующий вас отчётный период.

2. Далее выделите из общего перечня штатных единиц три группы:

производственные рабочие с сдельной / повременной / смешанной формой оплаты труда;
служащие и работники с окладной формой оплаты труда;
руководящий персонал.

Чтобы в будущем пользоваться информацией из баз данных без траты лишнего рабочего времени, задайте в системе учета как минимум следующие аналитики:

принадлежность выплаты отделу, ЦФО, и группе специалистов;
окладный, сдельный, повременный, премиальный или социальный вид выплаты.

3. Для каждой группы определите среднюю заработную плату.

Для сдельной и повременной части нужно рассчитывать среднюю заработную плату за единицу продукции, или за единицу времени (час, рабочая смена и т.д.).

Анализ и управление фондом оплаты труда

Анализ ФОТ необходим в первую очередь для того, чтобы понять, насколько эффективно расходуются средства компании на выплаты персоналу, какова отдача от проводимой политики управления персоналом.

Во-первых, следует определить, насколько ФОТ за текущий период отличается от аналогичных затрат предыдущего периода и плановых затрат. Далее понять, почему он отличается.

Для выяснения причин отклонений самыми распространенными являются два метода: факторный анализ и определение структуры выплат (см., например, факторный анализ результатов деятельности предприятия). Каждый из методов будет наиболее эффективен, если проводить анализ по каждой группе кадров, а не в целом по предприятию.

В процессе проведения факторного анализа вам нужно выяснить, какие факторы повлияли на изменение фонда оплаты труда.

Примерный перечень факторов для анализа:

изменение количества штатных единиц;
изменение отплаты одного человеко-часа или одной единицы продукции;
изменение объемов выпуска продукции;
увеличение или сокращение рабочего времени;
изменение коэффициента сопутствующих расходов (и перечень конкретных расходов, повлекших это);
структурные изменения среди персонала, например, сдвиг в пользу более высокооплачиваемых кадров.

Определяя структуру выплат, вы сможете проанализировать эффективность использования фондов. Например, уменьшение доли основной заработной платы может говорить о снижении трудоотдачи и росте дополнительных расходов, а может – о внедрении системы KPI на предприятии. Когда вы сведете всю информацию в пай-чарты и сопоставите несколько периодов, вы увидите существующие на вашем предприятии тенденции и будете способны управлять ими.

Отдельно хочу сказать об управлении фондом оплаты труда. Не секрет, что во многих компаниях планы касательно управления персоналом красиво выглядят на бумаге и в комнатах для совещаний, но потом на деле искажаются или вовсе забываются. Легко посчитать в Экселе план по сокращению штата или оптимизации стимулирующих выплат. Но когда в процессе рабочей деятельности эти штатные единицы и выплаты становятся не обезличенными цифрами, а доходом конкретных подчиненных, коллег, управленческие решения принимаются совсем по другим законам. Отсюда вывод: продумывайте не только план по фонду оплаты труда, но и конкретные меры, которые вы будете предпринимать для его реализации. После того, как вы озвучили политику в отношении персонала на совещании, обеспечьте контроль за исполнением вынесенных решений. Зациклите бизнес-процессы по изменениям оплаты персонала на себе, или на подчиненном сотруднике, играйте на опережение. Иначе вам придется констатировать невыполнение плана уже постфактум, когда действия предпринимать будет уже поздно.

Регламент бюджета оплаты труда (заработой платы)

Если в компании есть финансовая структура, то регламент бюджетирования оплаты труда охватывает все подразделения, которым придан статус центров финансовой ответственности (ЦФО), поскольку в этом случае у ЦФО есть постоянная и переменная часть оплаты труда, завязанная на финансово-экономические показатели бюджетов ЦФО (см. Книгу 4 «Финансовая структура компании»).
При наличии финансовой структуры в компании, внедряя регламент бюджетирования оплаты труда, очень важно объяснять сотрудникам ЦФО, что они очень существенно могут повлиять на свою оплату труда, поскольку она теперь завязана на финансово-экономические результаты их работы. Но здесь можно столкнуться с так называемым человеческим фактором. В любой компании уже есть определенная психология у людей и ее нужно учитывать.
Затраты на оплату труда так же как и все остальные затраты должны четко бюджетироваться. Хотя в этом вопросе, конечно же, тяжело полностью исключить социальный фактор. Одним из элементов поощрения лояльных сотрудников, то есть тех кто проработал не один десяток лет и по прежнему работает достаточно эффективно, могут быть премии, начисляемые по профессиональным праздникам. Кроме того, если такое положение есть в регламентах оплаты труда, то они и не должно обсуждаться.
Регламент бюджетирования оплаты труда на практике усложняет необходимость введения еще одной аналитики. Речь идет о двух разных зарплатах. Так сказать о бухгалтерской и управленческой. Что бы там не говорили, но такая практика есть у многих компаний, хотя и наблюдается некоторая тенденция к уменьшению или даже исчезновению управленческой части. Некоторые компании идут на это даже не из-за экономии на налогах, а из-за экономии времени, поскольку учет заработной платы это, как правило, один из самых объемных участков работы для учета и отчетности.