Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кто имеет право заверять документы в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.
Как заверить документ спрепленный степлером
Сначала нужно сделать отверстия (дырки), для большинства документов достаточно сделать три. Проколы (отверстия/дырки) должны быть расположены симметрично и строго вертикально. Если предстоит сшивать документы нитками, и документы состоят из нескольких листов, то можно отверстия делать иголкой, то есть сразу «шить», хотя можно и дыроколом поработать. Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий. Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий — это предел защиты документов, на которые способна прошивка. Располагаться отверстия должны слева, как правило все имеют опыт «дыроколирования» листов и вставки в скоросшиватели, так что сложностей никаких быть не должно, ведь, по сути, расположение отверстий для сшивания документов идентичное.
Как заверить документ штампом «Копия верна»
Для заверения документации допускается два вида отметок: оттиск штампа и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но имейте в виду, что ГОСТ не указывает на использование оттиска «копия верна». Есть возможность создания двух типов штампов: «Копия» и «Истина». В первом будет указан дубликат документа. Во-вторых, для его безопасности.
Вот принципы заверения копий документов по новым правилам с помощью отпечатка пальца:
- в конце текста под всеми подписями ставится печать;
- поставить на свободное место, обычно в правый нижний угол;
- запрещено их наложение на текст;
- допускается его использование по согласованию с органами, в которые направляются документы (не все государственные органы разрешают).
Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т.?п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.
Выписка – это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.
Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.
Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
Выписка из приказа от 04.09.2017 № 37/у
Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.
Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 № 2145, объяснительная Желтова М. О. от 31.08.2017
Директор И. И. Зеленов
Выписка верна
Секретарь Белова О. Е. Белова
20.09.2017
Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
Выписка
из трудовой книжки серии XХ № 211111
| Фамилия | Серов | |
| Имя | Дмитрий | |
| Отчество | Олегович | |
| Дата рождения | 14.02.1990 | |
| Образование | Среднее профессиональное | |
| Профессия, специальность | техник | |
| Дата заполнения | 11.05.2012 |
Нотариальная копия, как объект почерковедческой экспертизы
Заверенные нотариальные документы, конечно, хоть и имеют более высокую юридическую силу, чем обычные копии, но не равнозначимы оригиналу или дубликату, тем более в ходе проведения экспертизы.
В своей практике стал встречать случаи, когда заказчик обращается ко мне за проведением судебной почерковедческой экспертизы, предоставляя нотариальные копии документов.
На мой вопрос: «где оригинал?», получаю ответы: «суд истребовал, а сторона не предоставила», «архив переезжал», «не можем найти», «утеряны».
На руках имеем надлежащую заверенную копию.
Документ заверен по ГОСТу. Есть отметки: «КОПИЯ ВЕРНА», подпись нотариуса
и прочие удостоверяющие реквизиты.
Верховный суд же не запрещает проведение почерковедческих экспертиз по копиям документов. А тут документ, который по значимости, почти оригинал.
И очень негодуют, услышав ответ о том, что по данным объектам будет вероятный вывод об исполнителе, до момента предоставления оригинала документа.
Почему, давайте разберемся!
Эксперт, как лицо независимое и объективное, ставит под сомнение любой факт. Полно и всесторонне исследует это, в рамках своих допусков. По результатам, предоставляя суду достоверные и объективные выводы.
Что такое нотариальное заверение договора
Корректнее процедура называется нотариальным удостоверением договора — это проверка законности сделки нотариусом или лицом, исполняющим его обязанности. Нотариус должен убедиться, что у сторон есть право подписать договор и что этот договор не нарушает их права. Стороны должны четко выразить свою волю в заверяемом документе и подписать его при нотариусе.
В законе есть перечень сделок, для которых нотариальное удостоверение обязательно, — остальные могут быть заверены по желанию сторон.
Если по закону удостоверение договора обязательно, а стороны к нотариусу не пошли, сделка будет считаться ничтожной и не будет нести никаких юридических последствий. То есть ее как будто не было.
Если один участник договора полностью или частично выполнил действия по договору, а второй отказался идти к нотариусу, первый участник может пойти в суд и потребовать признать сделку действительной без удостоверения. При положительном решении суда последующее нотариальное заверение сделки не потребуется.
Участник договора, который необоснованно отказывается идти к нотариусу, должен возместить другому убытки из-за задержки совершения или регистрации сделки.
Преимущества нотариального заверения договора. Если стороны заключают договор, для которого нотариальное удостоверение обязательно, визит к нотариусу — единственный способ заключить такой договор. В остальных случаях участники договора сами решают, заверить договор у нотариуса или ограничиться обычным письменным документом.
Заверенный договор дает участникам больше правовой защиты, потому что нотариус:
Нотариус должен засвидетельствовать, что стороны подписывают договор добровольно и находятся в адекватном психологическом состоянии.
Если кто-то из участников договора потеряет свой экземпляр подписанного документа, он всегда сможет получить у нотариуса дубликат. Он будет иметь такую же юридическую силу, как и подлинник.
Если заверяется договор купли-продажи недвижимости, нотариусы могут предложить удобную и безопасную форму расчета между покупателем и продавцом — через депозит нотариуса. Покупатель внесет деньги на специальный банковский счет — депозит нотариуса, — а нотариус перечислит деньги продавцу, когда будет зарегистрирован переход права.
Дополнительное преимущество нотариального удостоверения сделок с недвижимостью — сокращенные сроки государственной регистрации. Нотариус сам подает документы в Росреестр. Если документы подаются в электронном виде, срок регистрации сокращается до 1 дня, если в бумажном — до 3 дней. Когда участники сделки самостоятельно обращаются за регистрацией в Росреестр или МФЦ, срок регистрации составляет 7—9 дней соответственно.
Еще нотариально удостоверенный договор намного сложнее оспорить в суде, поскольку при сделке присутствовал незаинтересованный свидетель. Нотариус сможет подтвердить, что участники действовали без принуждения, полностью понимали смысл своих действий и их последствий и подписывали договор собственноручно.
Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов» ).
Организации заверяют копии в следующих ситуациях:
Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней ( статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 ).
Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:
Образец заверения копии документов в 2021 году
Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права, поэтому оформляет копию. В статье расскажем о правилах заверения трудовой книжки, которые начнут действовать с 1 июля 2021 года. Разберемся, как заверить копию трудовой книжки по новым правилам. Образец заверенной копии мы покажем в статье.
- Снимаются ксерокопии всех страниц трудовой книжки, начиная с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.
- На последней странице трудовой книжки, имеющей запись, внизу пишется фраза «Копия верна» или просто «Верно», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии).
- Если учреждение, куда будет предоставлена копия трудовой книжки, дополнительно требует наличия на последней странице копии надписи «Работает по настоящее время», нужно эту запись сделать.
- Заверить данный документ может сотрудник отдела кадров. Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.
Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.
Правила ведения трудовых закрепляют, что этот бланк нельзя выдавать работающему на руки, если он не увольняется, а прочит его для каких-то личных целей. Если после ее передачи работник ее потеряет или испортит, то его текущий работодатель по правилам обязан будет оформить ее полный дубликат.
Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ. Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы. Более подробно об этом можете узнать из представленного видео.
- Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
- Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
- Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
- Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.
Если вы работаете, то заверение может осуществить сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги). Что для этого понадобится, мы рассказали ниже.
Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал. Выдать ксерокопию также может и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота (образец, как правильно заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2021 года, представлен в нашей статье). Так часто бывает в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров. Копию трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права.
- на документе ставится о;
- указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
- указывается дата заверения;
- с 01.07.2021 нужно делать указание на то, где хранится оригинал.
Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.
- С листов книжки делаются копии. Первым должен быть тот лист, где указаны все данные о сотруднике, последним – тот, где отмечается текущее место трудоустройства.
- На завершающей странице, которая содержит в себе основную письменную информацию, делает надпись: «Копия верна» или «Верно». Рядом с надписью отмечается должность и ФИО ответственного за заверение работника, затем он ставит свою подпись и проставляет штамп компании.
- Все страницы копии скрепляются, прошиваются и нумеруются.
Грамотно заверенная копия имеет неограниченный срок действия, до момента, пока в оригинал документа не будут внесены какие-либо изменения. В подобных обстоятельствах копия автоматически теряет юридическую силу.
закон лишь требует от таких документов, чтобы они были связаны с работой у данного работодателя. В то же время п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, прямо обязывает работодателя по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Для заверение трудовой книжки необходимо сделать ксерокопию каждой страницы оригинала документа, на которых производились записи. Иногда требуется подтверждение стажа конкретного промежутка времени. Допустимо сделать ксерокопию именно этих страниц. Если Вы решили отсканировать документ, а потом распечатать, обратите внимание, чтобы масштаб документа оставался прежним.
Прежде чем рассказать про образец заверения копии трудовой книжки, напомним, что она является собственностью трудящегося, но временно находится у работодателя, который заносит в нее необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Копия книжки, заверенная работодателем, требуется сотрудникам достаточно часто. Недопустимы помарки, некорректное расположение печатей и внесение дополнительных сведений в документ. В статье расскажем, как правильно заверить копию книжки и приведем подробный образец.
Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.
- проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
- должность лица, заверившего копию,
- личная подпись лица, заверившего копию,
- расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
- дата заверения,
- печать организации/ИП.
- в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.
Верно/Копия верна Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов Дата Печать
Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:
- копия паспорта — 3-х дней
- копии остальных документов — 1 месяца
Как теперь надо заверять документы
01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает отделение ФСС по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.
Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Специалист Подпись И.О. Фамилия
Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2017 год
Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.
02.07.2018 Печать ООО «Организация»
Если у организации в соответствии с уставом не имеется печати, то копия заверяется без нее, в аналогичном порядке заверяет копии и ИП, не использующий печать.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Защитите себя от налоговых проверок. Онлайн-курс от бывшего сотрудника ОБЭП, а ныне известного налогового консультанта сейчас со скидкой 50 %. Сейчас всего за 2750 руб.
Вы научитесь противостоять давлению налоговиков, грамотно вести себя на допросах и выемке, защищать себя от уголовки и субсидиарки.
Куча практических советов и минимум теории. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить (у нас еще пять курсов со скидкой).
С 1 июля 2020 года вступит в силу приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 29.04.2019 № 175-ст, которым предусмотрено два нововведения:
- ГОСТ 2.105-95 утрачивает силу в качестве национального стандарта, но сохраняет действие в качестве межгосударственного;
- ГОСТ Р 2.105-2019 признают национальным.
Дополнительно в этой сфере приняты:
- ГОСТ Р 2.106-2019 «Единая система конструкторской документации. Текстовые документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 176-ст;
- ГОСТ Р 2.601-2019 «Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 177-ст;
- ГОСТ Р 2.610-2019 «Единая система конструкторской документации. Правила выполнения эксплуатационных документов», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 178-ст;
- ГОСТ Р 2.711-2019 «Единая система конструкторской документации. Схема деления изделия на составные части», утв. приказом Росстандарта от 29.04.2019 № 179-ст.
Как по новому ГОСТу заверить копию трудовой, если она хранится в сейфе? Ответ из Роструда
По новому ГОСТу представитель организации, которому требуется копия документа, должен заверить ее не просто словом «Верно», а указать в записи свою должность, расшифровку подписи и дату заверения копии. Это касается заверения так называемых внутренних копий деловой документации. Например, в ситуации, когда отдел по кадрам копирует документы для структурных подразделений, например бухгалтерии, или наоборот.
Если же копии документов должны быть направлены в другую организацию или учреждение, то новые правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа, например, той же трудовой книжки. При этом в записи или штампе должно быть указано не только наименование организации или ФИО гражданина, но и фактический адрес. Выглядеть такая запись может, например, так:
Верно. Подлинник документа хранится в ООО “Весна” по адресу: город Санкт-Петербург, Невский проспект., дом 7, оф. 77 в деле № 333 за 2017 год.
Инспектор по кадрам подпись Сергеева /Сергеева Н.И./
12.05.2018
Эту запись свой личной подписью должен заверить уполномоченный сотрудник. Подпись должна обязательно быть с расшифровкой. Кроме того, если организация-работодатель использует круглую печать, то на записи необходим ее оттиск.
Хотя официально новый ГОСТ вступает в силу через месяц с небольшим, многие кадровики уже начали использовать новые правила в работе. А Роструд даже уже выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.
Как оформляют дубликат
После письменного обращения сотрудника к работодателю последний обязан выдать ему дубликат трудовой книжки. В заявлении обязательна должна быть указана причина обращения. В том случае, если оригинал испорчен, он должен быть приложен к документу, а в самом тексте об этом должна быть сделана отметка.
Иногда заявление оформляется в двух экземплярах, в таком случае на одном из них нужно поставить отметку о получении. Такая отметка поможет предотвратить споры о сроках выдачи дублирующего экземпляра.
Согласно Правилам дублирующий экземпляр должен быть изготовлен и выдан на руки в двухнедельный срок. Если сотрудник, который обратился с заявлением, является действующим сотрудником, то документ выдается ему на руки в момент увольнения.
Как и в случае других дублирующих документов, на первой странице должен стоять оттиск штампа «Дубликат». На этой же странице приводятся данные о работнике. Ниже представлен образец.
Порядок заверения копий документов
Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.
Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).
В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.
С 01.07. 2021 для заверения копий документов будет применяться следующее правило:
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).1
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №. за. год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Но и в настоящее время для заверения копии, чтобы копия имела юридическую силу, ее нужно заверить (ст. 62 ТК РФ). Для этого на копии документа укажите:
- заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);
- должность лица, заверившего копию;
- его личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения;
-
печать организации
(печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).
Таким образом, принципиальное отличие только в формулировке места хранения документа.
Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62. В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах. А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней. Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.
В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.
Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.
Образцы заверения копий документов:
Требования к заверению копий документов по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и их значение при осуществлении закупок (44-ФЗ, 223-ФЗ)
ГОСТ Р 7097-2016, 44-ФЗ, 223ФЗ, 44 ФЗ, заверение копий документов для участия в закупках
Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо.
Верность копии подлинникам документов может свидетельствовать руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности, а также лицо, которому такое право предоставлено по доверенности или локальным актом организации, из которых следует, что лицо, заверившее документ, имеет какое-либо отношение к организации, от имени которой оно заверяло копию.
В случае установления требований о заверении копий документов, предоставляемых участником закупки в соответствии с требованиями п. 5.26 ГОСТ представленная участником копия документа (устава, договора, положения, штатного расписания и др.) должна включать следующие обязательные реквизиты:
1) слово «ВЕРНО»;
2) наименование должности лица, заверившего копию;
3) его собственноручную подпись;
4) расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
5) дату заверения копии;
6) обязательную надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год»);
7) печать организации.
Таким образом, если в представленных участником закупки заверенных копиях документов (например, устав, договор, акты и пр.) отсутствуют какие-либо реквизиты из вышеперечисленных, например, надпись о месте хранения оригинала документа (что необходимо, поскольку копия представляется участником в другую организацию-заказчику), то данное обстоятельство свидетельствует о ненадлежащем заверении представленных копий, что не представляет заказчику возможности установить их соответствие подлинникам.