Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Справка 2 НДФЛ в свободной форме». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Гражданин может получить справку по своим доходам у нанимателя. Он вправе запросить ее, по сути, в любое время, при необходимости. Например, пребывая в отпуске, болея, и даже после увольнения. Для этого ему нужно всего лишь подать письменное заявление.
Свободная форма справки
Резюмируя вышесказанное, можно сделать вывод о том, что возможность выдачи справки о доходах в свободной форме определяется отсутствием предустановленной формы для конкретного адресата.
Справки в свободной форме выдаются, к примеру, для предоставления:
- в визовые центры и посольства для получения визы на выезд за рубеж;
- в социальные органы для получения различного рода субсидий, например, на оплату коммунальных услуг.
В любом случае справка должна содержать в себе сведения о доходах конкретного работника. Это означает, что справка должна включать в себя, в соответствии с Постановлением №761 Правительства РФ от 14 декабря 2005 года, следующие сведения:
- место работы и должность работника;
- срок работы работника у работодателя (можно указать дату трудоустройства);
- средний размер заработной платы за 6 последних месяцев.
Что такое справка 2-НДФЛ
НДФЛ расшифровывается как «налог на доходы физических лиц». Документов, связанных с этим налогом, несколько, поэтому они для большей понятности пронумерованы цифрами от 1 до 5. Большинство из них нужно в основном предпринимателям и владельцам собственного бизнеса: таким образом бизнесмен отчитывается в налоговую об обязательных выплатах. Однако 2-НДФЛ может пригодиться и физическому лицу. Это справка, сообщающая о доходах человека, которые облагаются налогом, например информация о его зарплате. Этот документ показывает, сколько денег человек получил за определенный период и каков размер обязательных налогов, которые он выплатил со своего дохода. Справка подтверждает материальный уровень человека и отображает, какую сумму тот получает ежемесячно.
Всегда ли банки требуют справку
Нет, банки не всегда просят предоставить справку по форме 2-НДФЛ. Обычно документ нужен, если человек берет кредит большого размера или на долгий срок. Это ипотека, автокредит, крупный потребительский кредит. Чем меньше размер и срок кредитования, тем меньше документов потребует банк. Дело в том, что выдача больших сумм — в той или иной степени риск для кредитора. Практически любой банк стремится минимизировать этот риск: для этого нужны проценты и подтверждение дохода, а также обязательная страховка заемщика. Если же Вы берете кредит небольшого размера или обращаетесь к услугам экспресс-кредитования, никаких сведений о доходах от Вас, вероятнее всего, не потребуют.
Порядок и срок выдачи бланка по месту работы
| Написание письменного запроса на имя руководителя о том, что Вам нужна справка о доходах. Для этого нужно подойти к секретарю, специалисту отдела кадров или сразу же – к ответственному бухгалтеру. Для госслужащего в 2021 те же правила запроса справки о доходах (можно на этой странице). | Если учреждение, в которое будет отдаваться справка, дало примерную форму – приложите ее к заявлению. Обычно работники в устном виде запрашивают документ сразу же у бухгалтера или специалиста отдела кадров. По закону это должно происходить именно в письменном виде, чтобы обезопасить себя на случай, если работодатель откажется давать справку |
| На рассмотрение заявки и подготовку исходных данных уходит три дня | Время рассчитывается с момента поступления заявления работодателю. Отказ в представлении справки, затягивание сроков – незаконно со стороны нанимателя |
| Готовую справку можно получить у секретаря, в отделе кадров или у бухгалтера. | Также документ могут передать непосредственному начальнику заявителя |
| Обычно готовится один экземпляр бумаги, но по запросу – исполнитель подготовит такое количество, которое надо заявителю | Отказывать наниматель в справке не может даже, если это уже не первый запрос за год. |
Если учреждение или госорган не устанавливает жестких требований – скачайте справку о доходах и занесите ее в бухгалтерию.
Официального срока действия у документа нет, актуальность устанавливает учреждение, в которое готовится справка. Поскольку документ удостоверяет доход за последнее время, считается, что она актуальна в течение 30-ти дней. Поэтому целесообразнее брать бумагу в начале месяца, когда готовы начисления и сдана бухгалтерская отчетность.
Инструкция по заполнению справки о доходах
Выдачами справок занимается бухгалтер. Если с установленными образцами ясен порядок заполнения и форма, то при заполнении бумаги в свободной форме могут возникнуть вопросы.
Во-первых, уточните по месту требования, есть ли у них свои, рекомендательные образцы. К примеру, такие разрабатываются различными банками. Попросите образец и занесите его в бухгалтерию. Исполнителю останется его заполнить. Это важно, потому как Вы можете запросить только о доходах информацию, а в итоге окажется, что от Вас хотели еще и справку об имуществе и обязательствах и расходах за прошедший 2021.
Во-вторых, если по месту требования не установлено своей формы, уточните полный перечень сведений, который должен отразить бухгалтер.
В остальном, если нет требований к форме и обязательной информации, исполнитель заполнит сведения о компании, работнике и его доходах за последнее время.
Чтобы было понятнее – рассмотрим инструкцию на примере со скринами. Перед нами один из образцов справки в свободной форме (этот бланк Вы можете скачать по ссылке).
Проверяет ли кредитное учреждение предоставляемую справку?
Редко кто задумывается о причинах отказа, если банк вынес отрицательное решение по заявлению на выдачу кредита. А поводом для этого, зачастую становится именно справка для банка, а вернее – недостоверная информация или сведения о заемщике, указанные в ней.
Обращаясь в банк, не следует обольщаться. Каждая справка о доходах, предоставляемая потенциальным заемщиком, подвергается серьезной проверке, и чем выше заявленная сумма кредита, тем более жесткую проверку и финансовый анализ проведет банк.
Сегодня, в эпоху высоких технологий, способов проверить данные заявителя, указанные в справке более чем достаточно. Приведем один из них.
С согласия потенциального заемщика (такой пункт может быть включен в договор с банком) банк вправе проверить приведенные в справке данные через ПФР. Предмет проверки — сумма дохода заявителя за определенный период, указанная в справке. Источник проверки — данные, имеющиеся в ПФР. Запрос производится по страховому номеру ИЛС (индивидуального лицевого счета), с ПФР сверяются данные о выплатах работнику от работодателя и сумма дохода за аналогичный период, записанная в предоставляемом документе. При выявлении расхождений, а проще говоря – фальсификации сведений о доходах заявителя (что нередко можно встретить в попытке получить кредит на значительную сумму), в лучшем случае – кредитная организация откажет в предоставлении займа, а в худшем – примет меры к привлечению к уголовной ответственности должностных лиц, выдавших документ, и непосредственно – претендента на кредит.
При приеме заявления от работника на выдачу заработной платы рекомендуется также взять с него согласие на разглашение его персональных данных, в котором указывается конкретно какие сведения он разрешает сообщить и кому.
На практике за справкой о заработной плате приходят родственники работника, а не он сам. В этом случае необходимо, чтобы запрос был подан только им, а его представители имели правильно оформленную доверенность при получении справки. Выдача справки осуществляется на основании соответствующего заявления.
Также каждый работодатель должен выдать справку при увольнении по форме утвержденной по Приложению №1 к Приказу Минтруда, утвержденного 30.04.2013 за номером 182н (Справка 182н). Она необходима для того, чтобы рассчитать больничные по новому месту работы сотрудника. Справка может быть дополнена строками или при необходимости увеличить шрифт, чтобы в ней могла поместиться вся необходимая информация.
Данная справка требуется человеку для подтверждения размера своего дохода. Выдается она по заявлению сотрудника. Оно пишется в свободной форме на имя руководителя организации. В нем должна содержаться следующая информация:
- Данные директора: ФИО, должность;
- Данные заявителя: должность, ФИО, адрес, данные паспорта, телефон;
- Основной текст с просьбой выдать справку за определенный период, число копий;
- Подпись сотрудника и дата.
Таблица. Цели и порядок получения справки о доходах гражданами.
| Категория граждан | Предназначение | К кому обратиться? | Срок изготовления |
| Сотрудники организации | Получение кредита в банке;
предъявление на новом месте работы; оформление социальной выплаты в собесе; судебные разбирательства. |
Бухгалтерия работодателя | 3 рабочих дня |
| Военнослужащие | Расчетный центр Минобороны или управление финансового обеспечения | 5 рабочих дней |
Получить документ можно лично или почтой. Справка о доходах подтверждает, что человек является плательщиком НДФЛ.
Срок действия и меры ответственности
Законодательство не установило конкретный срок действия справки о заработке. Перед получением сотруднику стоит уточнить период ее актуальности у организации, куда документ будет предоставляться. Банки обычно принимают справки 2-НДФЛ, полученные не позднее 10-30 до даты обращения. В каждой кредитной организации установлены свои сроки. Подписывает справку руководитель либо уполномоченный сотрудник бухгалтерии организации.
На новом бланке 2-НДФЛ, который применяется с 2016 года, не предусмотрено место для печати. О ней нет упоминания и в приказе ФНС № ММВ-7-11/485@. Ставить ее на справке не нужно (письмо ФНС № БС-4-11/2577 от 17.02.16.). Реквизит этот необязателен. Однако наличие оттиска не будет считаться ошибкой.
Несвоевременное представление справок наказывается штрафом (ст. 126 НК РФ) в размере 200 р. за каждый просроченный бланк. Если компания не отчиталась по форме 2-НДФЛ, ИФНС вправе обратиться в суд. В этом случае применяются следующие санкции:
- Для физических лиц — 100-300 р.;
- Для руководителей — 300-500 р.
С 1 января 2016 года при обнаружении налоговиками ошибок в документах организацию оштрафуют на 500 р. за каждый недостоверный бланк. Санкция не будет применена только в том случае, если налоговый агент самостоятельно обнаружит, исправит неточность и предоставит уточненные сведения до выявления ошибки инспектором. Сдача справок досрочно не спасет фирму от санкций. Например, налоговая обнаружит ошибку в феврале, организация исправит ее в марте, но все равно будет наказана (п.1 ст. 126.1 НК РФ).
Как выглядит и чем отличаются бланки отчетов о доходах и вычетах физических лиц – справка по форме 2-НДФЛ, актуальные для 2020года и для 2018 года
В текущем, 2020 году, применяется новый бланк справочки о доходах и вычетах физических лиц (2-НДФЛ), который закреплен приказом, изданным и утвержденным ФНС РФ от 02.10.2018г. № ММВ-7-11/566@.
Предложено два вида справок, обе обязательны для заполнения и представления:
– обновленная форма справки о доходах и вычета физических лиц (справка формы 2-НДФЛ), которая должна быть сдана в местное отделение налоговой инспекции (согласно прилож. 1 к приказу ФНС РФ от 02.10.2018г. № ММВ-7-11/566@);
– справочка о величине доходов сотрудника, созданная для наемного работника, выдается ему по его же требованию (приложение 5 к приказу ФНС РФ от 02.10.2018г. № ММВ-7-11/566@).
Изданный приказ об обновленном бланке отчета о доходах и вычетах физических лиц (справка 2-НДФЛ) разграничил предназначение форм о доходах наемных работников. Наемные работники будут получать на руки справочку, которая во многом будет аналогична предыдущему бланку справки 2-НФДЛ, в региональное отделение налоговой службы должна быть предоставлена справка 2-НДФЛ на бланке, который имеет ряд отличий от формы бланка, сдаваемого в 2018 году.
Новый бланк отчета о доходах и вычетах физических лиц (справка 2-НДФЛ) по структуре по сравнению с предыдущей версией, состоит из меньшего числа разделов (вместо ранее существовавших 5 осталось в новом бланка 3 раздела), но вместе с тем, в нем появились новые блоки.
Заполнение раздела 1-го справки 2-НДФЛ в 2020 году за отчетный период
Данный раздел содержит подробные сведения о конкретном физическом лице, получившим доход в отчетном периоде.
Здесь указывается ИНН налогоплательщика.
Важно знать! Поле с указанием ИНН может быть не заполнено, в случае если ИНН не известен. Не заполненное поле по ИНН не является основанием для сотрудников налоговой инспекции в отказе приема справки 2-НДФЛ в 2020 году (разъясняющее письмо от 22.03.2018г. № ГД-2-14/562@).
Далее заполняется информация по имени, фамилии и отчестве (если есть в наличие) физического лица.
Что касается статуса налогоплательщика, то он не однозначен и может быть следующим, необходимо будет выбрать по ситуации:
| Цифровая кодировка статуса налогоплательщика | Значение статуса налогоплательщика |
| 1 | Рассматриваемый налогоплательщик признан налоговым резидентом России |
| 2 | Рассматриваемый налогоплательщик считается налоговым нерезидентом России |
| 3 | Рассматриваемый налогоплательщик официально признан высококвалифицированным специалистом, нерезидентом государства |
| 4 | Рассматриваемый налогоплательщик считается добровольным участником специальной программы государства по переселению на свободных основах в РФ соотечественников, при этом налогоплательщик – нерезидент |
| 5 | Налогоплательщиком является гражданин другого государства (иностранец) или человек, не имеющий гражданства, но на законных основаниях получивший статус «беженец», налогоплательщик – нерезидент РФ |
| 6 | Налогоплательщиком является иностранный гражданин, работающий на территории одного из субъектов РФ, используя патент. |
Следует указать дату рождения.
Воспользовавшись Общероссийским мировым классификатором, указываем код государства, гражданином которого признано отдельно взятое физическое лицо. Например, если рассматриваемое физическое лицо официально признано гражданином РФ, то код страны Росси – 643.
Данные о документе, подтверждающего личность гражданина, в цифровом виде берем из Приказа ФНС РФ от 25.01.2012г. № ММВ-7-6/25@. Наиболее распространенный документ, подтверждающий личность – паспорт, его код согласно указанному документу – 21.
Заполнение раздела 2-го справки о доходах и вычетах физических лиц 2-НДФЛ за 2020 год
В этом разделе отображается информация о размерах полученных доходов и НДФЛ в нашем примере за 2018 год, а именно:
– сколько всего доходов было получено физическим лицом;
– сумма, являющаяся налоговой базой;
– размер ставки налога НДФЛ (как правило это 13,0 %).
Следует помнить, что справка о доходах и вычетах физических лиц 2-НДФЛ по каждой ставке НДФЛ, которой облагался доход налогоплательщика, должна быть заполнена отдельно!
– указывается размер фиксированных обязательных авансовых платежей;
– отдельно прописываются суммы налога, которую :
– действующий налоговый агент высчитал в соответствии с данными собственного учета;
– действующий налоговый агент своевременно удержал из фактически полученного дохода физического лица;
– налоговый агент самостоятельно перечислил в бюджет;
– действующий налоговый агент ошибся и излишне удержал или совсем не удержал и не перечислил в бюджет.
Особенности заполнения отдельных строк отчета о доходах физических лиц (справка 2-НДФЛ) в текущем 2020 году в случае, когда НДФЛ не был удержан с дохода физического лица (коды признаков, соответственно, 2 и/или4).
1) Размер начисленного НДФЛ должен быть указан в строке с указанием «Сумма исчисленного налога»;
2) Размер суммы НДФЛ, которая не булла удержана, прописывается в строке, которая в справке 2-НДФЛ записана так: «Сумма налога, которая не была удержана налоговым агентом»;
3) Прочерки ставятся в следующих строках справки 2-НДФЛ, что вполне логично:
– «Сумма налога, который был излишне удержан действующим агентом по налогам»;
– «Сумма налога, которая была удержана действующим налоговым агентом»;
– « Сумма налога, которая была перечислена действующим налоговым агентом».
В каких случаях требуется справка о доходах
Самый распространенный случай, когда требуется справка этой формы – это оформление кредита. Документ в этом случае доказывает платежеспособность гражданина. Однако, это не единственный документ, требуемый для этих целей. Иногда сотрудники банка предлагают заполнить их собственную форму. Ее заполняет руководитель предприятия, внося сведения о зарплате сотрудника за нужное время.
Второй случай, когда потребуется справка о доходах – получение налогового вычета. С помощью этой процедуры можно добиться возврата части средств, удержанных в качестве налога. Основанием для этого может стать крупная покупка или болезнь, для которой требуются дорогие препараты. Для граждан, находящихся в тяжелых жизненных обстоятельствах, закон допускает уменьшение налогового бремени для физлица, льготы или компенсации. Гражданин должен предоставить доказательства налоговому органу. Одним из них является справка формы 2-НДФЛ.
В некоторых случаях работодатель просит ознакомиться со справкой с последнего места работы при оформлении нового сотрудника. Если гражданин не получил ее при увольнении, он должен обратиться к главбуху с прежнего места работы.
Когда справка 2-НДФЛ не сдается?
Справку по форме 2-НДФЛ не требуется представлять в следующих случаях:
- Когда произведены выплаты, не облагаемые налогом на доходы. По Налоговому кодексу к таким относятся пособия по беременности и родам, алименты и т.д.
- Работнице, находящейся в декретном отпуске и не получающей заработную плату произведена выплата материальной помощи или подарок в размере, не превышающем 4 тысячи рублей. Эти выплаты освобождены от НДФЛ.
- При покупке организацией у своего работника имущества. В соответствии со ст.226 НК налог не подлежит исчислению и удержанию, а также отражению в 2-НДФЛ. Физическое лицо обязано самостоятельно отчитаться о полученном доходе в виде налоговой декларации по форме 3-НДФЛ.
- С выплат, произведенных предпринимателю, отчитывается в ИНФС он сам. При этом организация предварительно должна запросить у ИП следующие документы: ИНН, ЕГРП, а также БСО в подтверждение полученных средств.
Какие еще документы подтверждают доходы ИП?
Дополнительным доказательством подтверждения доходов для предпринимателей (кроме тех, кто работает на ЕНВД), в случае требования 2-НДФЛ для ИП, является книга учета доходов и расходов. Необходимые страницы с указанием размера доходов можно скопировать и заверить. Также подтверждающими документами являются первичные документы: банковские выписки со счетов, приходные кассовые ордеры, договоры и прочее.
Для ИП, работающих на системе уплаты налога от вмененного дохода, сложнее подтвердить свои доходы, ведь в отчетах таких предпринимателей не указывается сумма реально полученных доходов, да и книгу доходов и расходов они не ведут. Подтвердить доходы таким лицам тоже возможно только в свободной форме, ведь ИП на ЕНВД освобождены от уплаты налога с доходов физлиц и не могут выдать справку 2-НДФЛ в отношении самих себя.
Для подтверждения своих доходов такой предприниматель может предоставить имеющиеся первичные документы и кассовую книгу. Также выходом из положения для такого предпринимателя станет решение вести специальный регистр, в котором он будет фиксировать и систематизировать все полученные документы. При ведении подобного регистра следует брать за основу реквизиты, которые в соответствии с п. 4 ст. 10 закона о бухучете должны обязательно быть в документе.
Систематичное ведение такого регистра с отражением всех поступающих документов поможет ИП с легкостью подтвердить свои доходы как банкам, так и госорганам. Если же потребуется именно справка о доходах по «бюрократической прихоти» органов государственной или муниципальной власти, тогда следует оформить ее в произвольной форме.
Получить предпринимателю справку о доходах, составленную в ИФНС, обычно не представляется возможным, поскольку ни в Налоговом кодексе, ни в методических рекомендациях фискальной службы не содержится норм о подтверждении доходов ИП. До сих пор вопрос об официальном подтверждении доходов ИП на законодательном уровне не урегулирован.
Бланк признается недействительным, если в нем будут ошибки, зачеркивания, пропущенные поля. В этих случаях требуется заполнять новую справку. Ниже приведены рекомендации, которые позволят избежать ошибок:
- Нужно внимательно заполнять дату документа. Следует указывать ее цифрами.
- Печать надо ставить лишь в специальном месте, то есть внизу листа слева, около надписи «М.П.». Она должна быть понятной.
- Бухгалтеру следует внимательно заполнить поля, иначе даже малейшие неточности могут привести к серьезным последствиям. Следует проверить, есть ли подпись бухгалтера, которая выполняется лишь синей шариковой ручкой, а также четкость печати.